11 učinkovitih nasvetov za upravljanje s časom za zasedene upravitelje pisarn

nasveti za upravljanje časa za vodje pisarn

Ustavite me, če se to sliši znano ...



V pisarno vstopite zgodaj z vsakim namenom, da bi vam zatrli dan in morda enkrat enkrat prišli pravočasno. Vljudno sestavite seznam opravkov in dobite razpoke na prvih nekaj elementih.

Toda okoli 9:30 začnejo prihajati prekinitve - vaš šef vas mora na hitro opraviti, nenapovedani obiskovalec potrebuje pozornost, vaš sodelavec potrebuje pomoč pri ponovnem zagonu računalnika.

Naslednja stvar, ki jo veste, je 16.45 in imate na seznamu opravil čudežno več stvari kot takrat, ko ste začeli.



Še posebej primanjkuje časa za vodje pisarn, skupino, ki jo vse pogosteje zahtevajo, da z manj naredi več.

To je bila glavna ugotovitev pri nas Poročilo o stanju upravnika pisarne za leto 2018 , prva tovrstna študija na stotinah upraviteljev pisarn, ki predstavljajo skoraj 70 različnih panog. Ko so jih prosili, naj poimenujejo svoje glavne izzive, so upravniki pisarn najpogosteje odgovorili 'velika obremenitev / premalo časa' (37,5%).

To je veljalo kljub dejstvu, da upravniki pisarn običajno delajo dolge ure. Skoraj polovica vprašanih je poročala, da v povprečju delajo več kot 8 ur na dan. 14% jih je dajalo 10-urne dni.



Pomanjkanje časa ni tako presenetljivo, če upoštevate, kako močno se je v zadnjih letih povečal obseg Office Managerja. Upravitelji pisarn niso zadolženi le za administrativne funkcije, temveč tudi za načrtovanje dogodkov, kulturni razvoj, vključevanje in druge naloge, ki bi običajno spadale med kadre, finance ali poslovanje.

(PS - če ste upravitelj pisarne ali pomočnik, pridružite se naši zasebni FB skupini tukaj . To je krajza povezovanje, sodelovanje in izmenjavo nasvetov, kako premagati širok spekter izzivov, s katerimi se soočate v svoji vlogi.)

Torej za upravitelje pisarn strokovne veščine upravljanja časa so obvezni za vsakogar, ki se želi odlično odrezati v vlogi.

Torej smo sestavili ta seznam časovnih kramp Office Manager - preizkušene in resnične trike trgovine najbolj začinjenih in najuspešnejših upraviteljev Officea na svetu. Razdelili smo jih v nekaj kategorij, da boste lažje našli tisto, kar potrebujete - in upamo, da boste prihranili malo časa!

Najboljši način za ustvarjanje, sledenje in spremljanje predlogov v tej objavi je programska oprema za produktivnost, kot je ponedeljek .

Ponedeljek Gif

Organizacija in upravljanje nalog

Če vnaprej vložite majhen del svojega časa v organizacijo, lahko pozneje prinesete velike dividende (in vam prihranite resne preglavice).

Tudi če se vam zdi, da ste precej organizirani, je tu nekaj naprednih nasvetov.

1. Načrtujte teden vnaprej

'Če ne načrtujete, načrtujete neuspeh.'

Kot upravitelji pisarn je to več kot le motivacijski citat - moto je živeti po njem.

ledolomne igre za delovna srečanja

Vsaj prejšnji večer bi morali načrtovati koledar, da se prepričate, da boste zjutraj najprej zadeli tla.

Želite prihraniti še več časa? Načrtujte ves teden vnaprej.

koledar urnikov

Tedensko načrtovanje vam brez večjih naporov omogoča hiter pogled in prilagajanje koledarja ob koncu vsakega delovnega dne (namesto da bi vsak večer začeli iz nič).

Olajša tudi celostno načrtovanje, tako da svoje dnevne in tedenske dejavnosti poveže z dolgoročnimi cilji. To je zato, ker vas dnevno načrtovanje osredotoča na drevesa, medtem ko vam tedensko načrtovanje omogoča, da dvignete glavo in si ogledate celoten gozd.

Petek popoldan ali nedelja zvečer je običajno najboljši čas za tedensko načrtovanje, ko vas ne motijo ​​prihajajoča e-poštna sporočila.

2. Dajte prednost najpomembnejšim rezultatom

Ključni rezultati je sistem, ki Dcbeacon Generalni direktor Sean Kelly se je v zgodnjih dneh svojega podjetniškega potovanja razvil kot način, da ostane na delovnem mestu, ko sta s poslovnimi partnerji poskušala sama doseči velike stvari (tj. Nihče razen njih ni odgovarjal).

Praksa mu je tako dobro služila, da jo je obdržal na Dcbeacon, kjer je pomagal oblikovati kulturo rasti in radikalno odgovornost podjetja.

Deluje tako:

Ključni rezultati te velike četrtletne ali letne cilje razdelijo na tedenske in dnevne naloge, tako da si svoj čas namenite dejavnostim z visokim vzvodom, ki bodo vaše cilje premaknile naprej. Po svoji zasnovi vsak dan vedno sledi tistim večjim ciljem.

Ključni rezultati 4. korak

Ključni rezultati imajo tudi manj očitno prednost. Poznate podroben seznam opravkov, ki je dolg 50 vrstic? Tega ne boste nikoli opravili v enem dnevu, kar pomeni, da boste dan vedno zaključili, kot da vam ni uspelo vsega narediti.

Tudi če imate 10 dnevnih opravkov, jih lahko na dober dan opravite sedem.

In res - to je odličen dosežek! Zdrobili ste sedem pomembnih predmetov. A ker ste imeli na seznamu deset elementov, se vam bo še vedno zdelo, kot da niste dokončali tistega, kar ste si zadali.

Če se osredotočite le na tri dnevne naloge, boste vsak dan zaključili z zadovoljstvom, ko boste vedeli, da ste končali svoje tri dejavnosti z najvišjim vzvodom.

Tu je bolj poglobljena razlaga o tem, kako deluje sistem Crucial Results, skupaj s predlogo preglednice, ki jo lahko prenesete zase in za svojo ekipo.

3. Uporabite beležko Daily Docket Style

Ta nasvet prihaja od OM extraordinaire Windi iz Indiane:

'Prehod s tradicionalnega seznama opravil na dnevni zapisnik je bil zame zelo koristen.'

Daily Docket ne samo, da si lahko ogledate cel dan na eni strani, temveč tudi ločuje sestanke, opravke, opravila in zapiske, da je vse organizirano. Je preprost, a učinkovit.

Windi se strinja:

'Všeč mi je, da mi pomaga določiti prednostne naloge in slediti postavkam in opomnikom za osebo in odbore, ki jih podpiram.'

Priporoča ta dnevni docket pad iz InkWell Press .

4. Programska oprema za upravljanje nalog

Bi radi brez papirja? Programska oprema za upravljanje nalog, kot je ponedeljek in Panj sta dve zelo priljubljeni digitalni nalogi in programska oprema za upravljanje projektov ki lahko naredi sledenje napredku pri bistvenih nalogah vetrič.

Heather, vodja pisarne iz Los Angelesa, pojasnjuje:

ideje za počitniške zabave majhnih podjetij

»Ponedeljek je koristen za organizacijo nalog za dneve / tedne / mesece itd. Panj je čudovit za organizacijo mojih velikih konferenc / dogodkov. Obe orodji lahko kot orodje za sodelovanje uporabite tudi z drugimi člani vaše ekipe. '

Odpravite moteče dejavnike

Tukaj na Dcbeacon imamo radi pregovor: če želite iti hitro, morate sprostiti e-zavoro, preden lahko stopite na plin.

Z drugimi besedami, ne morete pričakovati visokih zmogljivosti, ne da bi prej odpravili stvari, ki vas zadržujejo.

Kar zadeva produktivnost, to pomeni odpravljanje motenj. Tukaj je opisano, kako zmanjšati moteče dejavnike, ki vam vsak dan ubijajo čas.

5. Za vhodne zahteve uporabite sistem vozovnic

Eden največjih izzivov za upravitelje pisarn je, da člani ekipe iz celotne organizacije pogosto pridejo k vam, da rešijo njihove težave. Ne samo, da je težko slediti vsem tem vhodnim zahtevam, ampak tudi te stalne prekinitve preprečujejo, da bi opravili pomembne stvari.

Sistem za prodajo vozovnic pomaga zagotoviti, da nič ne zdrsne skozi razpoke, hkrati pa omogoča soigralcem, da prijavijo svojo zahtevo, tako da prekinejo potek dela .

Office Manager Norah je navdušenka nad uporabo ZenDeska v ta namen.

'ZenDesk sem nastavila tako, da mi lahko ljudje pošljejo e-pošto na poseben e-poštni naslov v pisarni in v ZenDesku ustvari vstopnico,' pojasnjuje. 'Tako lahko upravljam s svojimi vstopnicami in jih označim kot dokončane, ko končajo!'

Če ZenDesk v vašem podjetju ni na voljo, je na voljo rešitev DIY podjetja OM Megan.

»Imam [preglednico Excel], ki jo hranim v omrežju, ki ga posodobim.

Kadarkoli mi nekdo pošlje e-poštno sporočilo, v katerem me prosi, da nekaj storim, ga dam na ta seznam. Nastavil sem ga kot naloge, ki jih imam.

Na vrhu imam naloge, ki so na čakanju. Imam ponavljajoče se naloge, kakšen je njihov status, kakšna je naloga, kakšen je njihov status, kdaj so roki, kdo je odgovoren, komu je treba predložiti, nato pa imam naloge, ki so v obdelavi . Vse je zastarelo.

Vsak teden naredim nov list, da se lahko vrnem skozi stare.

Stvar je le v tem, da ste pridni in ga posodabljate. Prav tako bom natisnil e-poštno zahtevo z e-poštnim sporočilom in obdržal kup stvari. Nato ga primerjam s svojim seznamom, da se prepričam, da je tam in da je končan. '

Megan je bila dovolj radodarna, da je predložila excel predlogo, s katero lahko preizkusite njen sistem. To predlogo lahko prenesete tukaj .

6. Telefon nastavite na sivo lestvico

siva lestvica-iphone

Ste se kdaj vprašali, zakaj so tiste majhne pike z obvestili v vseh vaših aplikacijah rdeče? To ni naključje.

Izdelovalci aplikacij so neusmiljeno preizkušali svoje zasnove in vedo, da se nam rdeča pika s številko skorajda ne more upreti preverjanju. V svojih prizadevanjih, da bi kar najbolj povečali sodelovanje s svojimi aplikacijami, so vaš pametni telefon učinkovito spremenili v najučinkovitejši stroj za odvračanje pozornosti na svetu.

Dobra novica je, da se lahko borite proti njej na preprost način - telefon nastavite v način sivinske lestvice.

Smešno se zgodi, ko je tista majhna številka obvestila v vaši aplikaciji Instagram siva namesto svetlo rdeča. Naenkrat vas veliko manj zamika, da bi ugotovili, kdo je komentiral vašo zadnjo objavo.

Tukaj je opisano, kako to storiti za iPhone .

7. Uporabite Pomodoro metodo

Večopravilnost. Vsi smo grozni.

ideje za počitniške zabave majhnih podjetij

Naši možgani preprosto niso pripravljeni za izvajanje več kot ene zapletene naloge na visoki ravni. ( To je znanost .)

Metoda Pomodoro je a tehnika upravljanja časa ki vam pomaga, da se za eno nalogo odločite za obvladljiv čas - 25 minut. Študije so pokazale, da se lahko večina ljudi v povprečju 45-50 minut osredotoči le na eno nalogo z visoko stopnjo uspešnosti.

spoznati svoje igre

Pojdi do paradižnik-timer.com in poskusite sami.

paradižnikov časovnik

8. Načrtujte odvračanje pozornosti

Priznajmo si, nerealno je misliti, da nikoli ne boste vzeli telefona v roke, da bi preverili družabna omrežja, svoje najljubše spletno mesto z novicami ali tisto prihajajoče besedilo mame.

Ne postavljajte si neuspeha, tako da si postavite nerealna pričakovanja. Namesto tega si razporedite čas, da si enkrat ali dvakrat čez dan privoščite manj produktivne dejavnosti, za deset ali petnajst minut hkrati.

Ko rečemo urnik, mislimo, da v svoj koledar dejansko vnesete »poglej družabna omrežja«. Če si vedno znova dovolite, da vas moti, vas bo manj vabljivo in vam bo pomagalo, da boste večino dneva opravljali naloge.

Komunikacija

Pred kratkim sem se pogovarjal z Seth Epstein , enega najboljših kreativnih voditeljev v Los Angelesu, in rekel nekaj, kar je resnično naletelo na pravico - prav vsak problem v življenju ali poslu je mogoče rešiti z boljšo komunikacijo.

Težave, s katerimi se srečujejo upravitelji pisarn, običajno niso nobena izjema. Številne izzive, ki so sistemski ali celo nerešljivi, je pogosto mogoče odpraviti z boljšo komunikacijo. Tu je nekaj nasvetov za komunikacijo, s katerimi si boste olajšali življenje in dolgoročno prihranili čas.

9. Uporabite Slack za notranjo komunikacijo

Aplikacije za notranje sporočanje imajo nekaj posebnih prednosti pred e-pošto za interne komunikacije, vključno z enostavnostjo uporabe, večjo preglednostjo in integracijo s številnimi aplikacijami drugih ponudnikov. So odličen način za odpravo informacijskih silosov, ki jih e-pošta običajno ustvarja.

Vodja pisarne Norah priporoča Slack:

'Slack uporabljamo močno in je odličen za hitro komunikacijo in prenašanje nalog.'

ohlapna _-_ prigrizek

10. Prizadevajte si za jasnost

Morda se zdi zdrava pamet, vendar smo to vedno znova slišali od upraviteljev pisarn - poskrbite, da bodo pričakovanja in rezultati jasni že od samega začetka. Dolgoročno boste prihranili tone časa.

V resnici je tako preprosto, kot da postavljate vprašanja, kadar nekaj ni povsem jasno.

Še en velik pregovor: težave se s starostjo ne izboljšujejo. Če se projekt začne počutiti presenetljivo, gre s tira ali pa preprosto ne deluje, kaj prej storite prej kot slej.

Dolgoročno vam bo vedno prihranilo čas, da boste šefa prej in ne pozneje kaj povedali.

11. Samo reci ne

Kolikokrat na dan vas prekine nekdo v vaši organizaciji, ki trenutno potrebuje pomoč pri nečem? Kako pogosto se ustavijo in pomislijo, da morda delate kaj pomembnega?

Stavil bi, da so ti odgovori 'veliko' in 'nikoli'.

Tovrstne prekinitve so verjetno najpogostejši način, kako upravitelje pisarn vržejo iz tira in na koncu zapravijo čas, da bi se osredotočili.

Mogoče bi bilo skušnjava biti 'da' moški ali ženska in nagonsko reči 'da' vsem, vendar je zavrnitev prošenj, ki ne prispevajo k kritičnim ciljem, absolutno nujna - in lahko pri življenju reši življenje upravljanje časa.

Brezplačni bonus: Pridobite PDF različico poročila 2018 State of The Office Manager . Anketirali smo 572 upraviteljev pisarn, da bi odkrili 10 jedi, s katerimi lahko dosežete svoje cilje in premagate izzive. Poleg tega se naučite, kateri drugi upravitelji pisarn dobivajo plačo (in kako lahko zaslužite več)!

Katere nasvete in trike ste razvili, da bi si vzeli čas nazaj? Delite jih v spodnjih komentarjih!