16 neizpodbitnih spretnosti najboljših upravnih pomočnikov leta 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Zvezdni administrativni pomočnik je lahko tajno orožje podjetja.



'Administrativni pomočnik' je bil včasih sinonim za stvari, kot so razporejanje, knjigovodstvo in urejanje potovanj. Danes ni več tako .

Čeprav so te funkcije še vedno pomemben del dela, imajo danes skrbniki veliko več. Admini pogosto prevzamejo front-line strateške funkcije, ki so tradicionalno preusmerjene v kadrovske zadeve ali operacije - podobne stvari vključevanje novih zaposlitev in načrtovanje dogodkov.

Sodobni skrbniki so pogosto tudi zadolženi za upravljanje tako lastne kot tudi oddaljene kulture podjetja s pomočjo programska oprema za prepoznavanje zaposlenih všeč Skupščina - ki je brezplačen.



Vedno bolj je ohranjanje pozitivne pisarniške kulture ključnega pomena za zaposlovanje in ohranjanje vrhunskih talentov, angažiranje zaposlenih in jih navdihuje, da se izkažejo po svojih najboljših močeh. Skrbnik podjetja ima zelo pogosto naloge, povezane s kulturo, kot so načrtovanje zunanjih lokacij, upravljanje ugodnosti, kot so pisarniški prigrizki , in na splošno vzdrževanje pisarniške vibracije.

Ko pride do tega, naj bi skrbniki stvari nemoteno delovali, ne glede na to, kaj je potrebno. Pomislite nanje nekako kot na 'igralca pripomočkov' v baseballu. To so Jacks-and-Jills-of-all-trades, za katere se pričakuje, da bodo v toni različnih situacij nastopili na visoki ravni.

(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)



priznanje zaposlenega meseca

Zato je smiselno, da današnji skrbniki potrebujejo široko paleto spretnosti, da bi lahko uspeli v tej zahtevni vlogi.

Kateri pa so ti seznami upravnih spretnosti? In kaj ločuje dobre skrbnike od velikih? Katerim idejam za poklicni razvoj za administrativne pomočnike bi morali slediti?

Prav to smo vprašali našo skupnost skrbnikov rockstarjev. Tu so spretnosti administrativnega asistenta, ki resnično plačuje račune.

Pred kratkim smo raziskali več kot 1.273 pomočnikov izvršne službe v naši Facebook skupini izvršnega asistenta in to ugotovili monday.com je bilo njihovo najljubše orodje za produktivnost.

Kazalo

1. Poznavanje vseh virov

Ko ste administrativni pomočnik, vsi vedno računajo, da boste našli rešitev za vsak problem ali orodje, ki ga boste uporabili za vse potrebe.

Izstopajoči skrbniki ostajajo pred vprašanji, tako da hranijo bazo podatkov ali Excelovo datoteko uporabnih orodij in virov.

Začnite svoj seznam gostov z nekaterimi našimi najljubšimi skrbniškimi 'skrivnimi orožji'.

Asist : Upoštevajte to brezplačno tedensko glasilo kot bližnjico do poznavanja vseh virov, vključno s koristno programsko opremo in tehnologijo za prihranek časa. Bodite na tekočem z zbiranjem virov, ki vam jih vsak teden dostavimo na srebrnem krožniku (ali v lepo oblikovanem e-poštnem sporočilu). Prijavite se brezplačno tukaj!

Drugi koristni viri:

2. Ustvarjalno reševanje problemov

Če se želite naučiti, kako biti dober administrativni pomočnik leta 2021, naj bo reševanje težav v vašem orodju. Ker je glavna skrbnikova skrb skrb za to, je reševanje problemov nepogrešljiva spretnost. Ker se delo na daljavo in prilagodljivi urniki povečujejo, današnje sodobno delovno mesto zahteva novo vrsto kreativnega razmišljanja, da bo vse nemoteno delovalo.

Chelsea Hnat, izvršna pomočnica izvršnega direktorja za napredovanje žensk, nam pove, zakaj:

chelsea-hnat»Administrativni pomočniki so v edinstvenem položaju, da bi bili polimatje - vedo o toliko različnih vidikih svojega delovnega okolja in so videti kot način reševanja problemov.

Bolj ko so sposobni učinkovito odpravljati težave, bolj dragoceni postanejo na svojem položaju, ker ohranjajo vse nemoteno gibanje. '

Ustvarjalnost in sposobnost improvizacije je po Hnatovih besedah ​​nujen del enačbe v podjetjih vseh velikosti.

chelsea-hnat'To vidim tako pri majhnih kot pri velikih podjetjih, toda pri majhnem podjetju, kot je moje, je učinek teh spretnosti skrbnikov mogočen in vas res opazi.'

3. Pravilni bonton

Skrbniki se vsak dan povežejo z ljudmi. Vse vrste ljudi.

Tako kot upravitelji pisarn , Skrbniki so eni redkih ljudi v podjetju (razen morda izvršnega direktorja ali višjega kadrovskega osebja), ki se ukvarjajo z zaposlenimi na vseh ravneh.

Seveda to ni omejeno na notranje interakcije. Vloga skrbnika je skoraj vedno usmerjena naprej. Če ste skrbnik, ste pogosto vratar oddelka ali direktor, ki obdeluje dohodne klice, se obrne na prodajalce ali neposredno govori z izvršnimi direktorji drugih podjetij.

Zato so tako dobri maniri in bonton tako pomembni. Skrbnica Elizabeth White-Peters pojasnjuje in nam pove, da so manire 'izgubljena umetnost, ki jo vodi skozi številne zahtevne okoliščine.'

Po besedah ​​White-Petersa je ena od skrivnosti obvladovanja vedenja manir v poslušanju. Pravi,

elizabeth-white-peters'[A] rockstar [admin] ne posluša samo besed, temveč tudi ton in govorico telesa, da bere med vrsticami.'

Tukaj je primer, kaj pomeni:

elizabeth-white-peters»Telefon zazvoni. To je otežen glas, ki zahteva pogovor z upraviteljem. Medtem ko je nasmejan in vljuden, skrbnik hitro oceni situacijo. Glede na kulturo podjetja se lahko izvede več dejanj: lahko si zapišete zapisnika in zagotovite klicatelju, da bo preusmerjen, kličočega lahko zadržite in določite, kako lahko prekinete upravitelja / prenesete klic ali poskusite težavo rešite neposredno.

S poslušanjem jezika in tona lahko določimo, katere ukrepe bomo sprejeli. Na vsaki stopnji vljudne komunikacije se potencial za obvladovanje razmer doseže do najboljših rezultatov za kličočega in vodjo.

'Prosim' in 'hvala' bosta opazila oba. Z izkušnjami bo skrbnik od upravitelja izvedel, kaj je dobro delovalo in tako vedel, kako ravnati pri naslednjem dogodku. '

Izkazalo se je, da skrbniki potrebujejo visok čustveni inteligenčni kvocient in sposobnost branja ljudi ter ustreznega odzivanja.

Štiri. Čustvena inteligenca

Čustvena inteligenca se nanaša na zmožnost razumevanja in celo vpliva na čustva v sebi in drugih. Najuspešnejši skrbniki imajo čustveno inteligenco v pikah. Evo zakaj:

  • Čustvena inteligenca olajša delo z ljudmi. Skrbniki, prilagojeni čustvom drugih, dosegajo boljše rezultate s pogajanji in drugimi interakcijami. Čustvena inteligenca pomeni boljše rezultate pri ravnanju z vsemi ljudmi in vsemi situacijami, zaradi česar je nujna spretnost skrbnikov, ki morajo zahtevati delo, opravljati delo in se pogajati približno dela s tonami ljudi.
  • Čustvena inteligenca ljudem pomaga obvladovati čustva drugih. Ta sposobnost branja ljudi pomaga skrbnikom, da predvidijo potrebe šefov in drugih ključnih sodelavcev. Na primer ugibanje, da je šef nezadovoljen s poročilom, ambicioznemu skrbniku omogoči, da si s preusmeritvijo ali preoblikovanjem pogovora pridobi naklonjenost.
  • Čustvena inteligenca naredi razreševanje konfliktov vetrič. Razumevanje čustva olajšajo soočanje s čustvi, tudi negativnimi. In če vemo, kako ravnati s čustvi, daje skrbnikom orodja za reševanje morebitnih sporov.
  • Čustvena inteligenca olajša obvladovanje stresa. Čustveno inteligentni skrbniki lahko prepoznajo znake lastnega stresa in se zavedajo, da je čas za meditacijski odmor.

5. predvidevanje in predvidevanje

Najboljšim skrbnikom ni treba povedati, kaj storiti. Rešitev predvidevajo, še preden problem sploh postane problem. Ti skrbniki iz izjemno koristnih postajajo nepogrešljivi, skrivni šefi orožja pač ne morejo živeti brez njih.

Kelly Todd je svojo kariero začela kot EA in podprla dva izvršitelja v produkcijski hiši s sedežem v HGTV. V mislih jo je resnično zasijala njena sposobnost predvidevanja.

kelly-todd-citat»Pozornost na podrobnosti vas bo resnično pripeljala daleč, ker ti izvršitelji zahtevajo popolnost, in čim bolj lepi želijo, da se stvari naredijo pravilno, vaša naloga pa je, da jim olajšate življenje.

Če lahko ostaneš še korak pred šefom, na primer: 'Jaz sem poskrbel za to rezervacijo, ker na koledarju vidim, da si blokiran.'

To pričakovanje in takšna pripravljenost nad njimi vas bo resnično izpostavila ....

[Administrator] je lahko najboljši prijatelj Execa in če razmišljajo korak naprej, boste izstopali. '

Chelsea Hnat se strinja:

chelsea-hnat'Ker njihovo delo vključuje toliko različnih vidikov v podjetju, imajo jasno sposobnost predvidevanja potencialnih izzivov in rezultatov.'

6. Večopravilnost

V preteklosti smo to trdili večopravilnost je mit, ki uničuje produktivnost . Naši možgani niso ožičeni za izvajanje več kot ene naloge naenkrat, zato je najboljša strategija, da jih razvrstimo po vrsti in jih izločimo enega za drugim.

Priporočamo uporabo programske opreme, kot je monday.com za ustvarjanje, sledenje in spremljanje vsakodnevnih opravil. Na voljo je brezplačna preskusna različica, na katero se lahko prijavite tukaj .

In čeprav je to v glavnem res - na primer, ko ste na prodajnem klicu, ne bi smeli pisati finančnega modela - nekatere glavne skrbniške naloge Admin zahtevajo, da hkrati izvršijo naloge.

To je zato, ker poleg večjih, bolj strateških odgovornosti še vedno pogosto spadajo naloge, kot je vložitev ali razporejanje, še vedno skrbniki. Velika prednost je, da jih lahko opravimo hitro - ali hkrati. Najboljši skrbniki to počnejo brez napora.

Stephanie Merritt, administrativna asistentka pri Bonitzu, pojasnjuje:

Stephanie-Merritt»Vrhunska veščina upravnega asistenta je sposobnost večopravilnosti. Vem, da se mi običajno dogaja nekaj stvari hkrati in moram biti zmožen hkrati.

Na primer: narediti moram hotelske sobe za naše podizvajalce, medtem ko sem na telefonu, lahko odgovorim na e-pošto ali zaključim nekaj papirjev. '

7. Prilagodljivost

Kot smo že omenili, so odgovornosti skrbnikovega seznama široke in raznolike. To pogosto pomeni, da se lahko ustavite in se usmerite k povsem nepovezanemu projektu. Stvari se hitro spremenijo in najboljši skrbniki se lahko z lahkoto odzovejo in prilagodijo.

Če na primer šef nenadoma razkrije spontano potovanje, zaradi katerega jo bo treba poslati iz pisarne za naslednja dva tedna, mora njen skrbnik sprožiti akcijo in počistiti svoj urnik, hkrati pa učinkovito komunicirati z vsemi prizadetimi stranmi, da se izogne ​​prizadetim občutkom in modricam ega . V tej situaciji ni časa za stres in ure, ki se odločajo, kaj storiti.

Tu je še enkrat Merritt, ki razloži:

Stephanie-Merritt»Druga vrhunska veščina bi bila, da bi lahko v trenutku spremenila to, kar delaš. Lahko sem sredi nečesa in moj šef vstopi in reče, da zdaj nekaj potrebuje, ustaviti moram to, kar počnem, in narediti tisto, kar je zahteval od mene, nato pa se vrniti na to, kar sem počel, preden je prišel da me vidijo. '

To je ključna točka - ne gre le za hitro preklapljanje opravil, temveč za to, da se lahko po vrnitvi vrnete na pravo pot. Navsezadnje skrbnik naredi zelo malo, kar ni pomembno.

8. Drobna organizacija

Morda se zdi brez pomislekov, vendar je zelo pomembno. Ko delate na toni različnih projektov, zaradi neorganiziranosti nimate časa zapravljati podvajanja dela. Poleg tega organizacija pomaga zmanjšati stres, prav tako pa preprečuje, da bi pomembno delo 'padlo skozi razpoke' tako dobesedno kot v prenesenem pomenu besede.

Ko gre za to, kako se organizirate, Stephanie Merritt trdi, da obstaja samo eno pravilo - karkoli vam ustreza:

Stephanie-Merritt»Nobena oseba ne dela enako. Rad zaključim projekt, preden začnem pri drugem. A to ni vedno mogoče, zato moram imeti opomnike, naj mi dokončajo prvi projekt, na katerem sem delal.

Vsak ima svoje organizacijske sposobnosti in ve, kaj mu najbolj ustreza. Sem vidna oseba. Koledar veliko uporabljam. V tleh imam tudi stvari, da lahko sledim vsemu.

Eno dekle, s katerim delam, uporablja sklade na svoji mizi, tako da je lahko prepričana, da je to, kar dela, končana. '

Ne glede na vaš način je organizacija vsekakor obvezna skrbniška veščina.

(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

9. Imeti 'hlapčevo srce'

Prvič skoval Robert Greenleaf, izraz ' služabnik-vodja ”Se je že pozno prebil v leksikon upravljanja. Nanaša se na slog vodenja, ki daje dobro počutje drugih na prvo mesto. V praksi to pomeni, da se osredotočimo na osebni in poklicni razvoj in gledamo na glavno odgovornost, da podpiramo uspeh svoje ekipe.

Ta ideja 'storitve' je v vlogi skrbnika enako pomembna kot v vlogi vodje.

valerie-gomez»To je zelo pomembno. Izvršni ali administrativni pomočnik RockstarA ŽELI služiti svojemu vodji - ne glede na to, ali je naloga velika ali majhna. Močan skrbnik ve, da bo s pomočjo svojih šefov dosegel svoje. '

-Valerie Gomez, administrativna asistentka pri ADP

Veliki skrbniki so nesebični in vedo, da njihova pripravljenost, da se vključijo v ekipo, pomaga zagotoviti tako uspeh kot njihov uspeh.

10. iznajdljivost

Sposobnost improvizacije, razmišljanja na nogah in priprave rešitev muhe je ena najpomembnejših lastnosti, ki jih lahko prevzame skrbnik. Valerie Gomez pojasnjuje, zakaj:

valerie-gomez»Še moram uskladiti dogodek, ki se bo odvil brez težav, ne glede na to, kako natančno načrtujem. Ali je prišlo do spremembe števila zaposlenih v zadnjem trenutku, za katero ste že predvideli, ali sistemske napake na zaslonu monitorja 5 minut pred predvajanjem predstavitve vašega šefa.

Razmišljati morate na nogah - ne glede na težavo bo skrbnik rockstarja našel rešitev! '

Elizabeth White-Peters se strinja, da je iznajdljivost ključna lastnost, in pravi,

elizabeth-white-peters»AA vidim kot korporacijske MacGyverjeve (se spomnite tiste oddaje iz 90-ih?), Ki imajo v rokah malo vsega, so sposobni kreativno reševati probleme in zgodaj lahko zastavijo prava vprašanja, da preprečijo kakršne koli vrzeli v projekti ali nepričakovani izzivi. '

11. Peskanje

Vsi poznamo Murphyjev zakon - vse, kar lahko gre narobe, bo šlo narobe.

No, poslovni svet ni imun - daleč od tega. Kdor je kdaj vodil projekt, ve, da so izzivi neizogibni.

Enako velja za vlogo skrbnika. Na neki točki bodo šle stvari postrani. Strežniki se zrušijo, telefonski sistemi propadejo, prodajalci se poslabšajo, leti odpadejo, ljudje zapustijo.

Tu ne gre le za iznajdljivost. Gre za to, da si dovolj močan, da se lahko postaviš v vsako situacijo. Rockstar Admin se ne sesuje pod pritiskom. Najboljši vztrajajo, vzemite priložnost in opravite delo. To je resnično pesek.

Evo, kako lahko skrbniki gojijo resnično pesko, včasih imenovano odpornost:

  • Druženje s sodelavci. Druženje sprošča oksitocin, ki zmanjšuje dovzetnost za stres.
  • Prositi za nasvet. Včasih je drugačna perspektiva vse, kar moramo preživeti v težkih časih.
  • Osredotočanje na miselnost. Ljudje lahko nadzorujejo le lečo, skozi katero vidijo svet, lahko pa s preprosto spremembo perspektive spremenijo svoja stališča iz negativnih v pozitivna.

12. Učinkovita komunikacija

Ni nobene vrste komunikacije, ki se je ne bi dotaknili skrbniki. Pri telefoniranju z zaposlenimi na vseh ravneh morajo biti pametni v telefonu, pisati dobra e-poštna sporočila in projicirati samozavest. Pogosto morajo napisati sporočila za celotno podjetje ali celo sestaviti vizualne predstavitve v imenu njihovega šefa.

Ne glede na medij, njihova komunikacija mora biti jasna , neposreden in jedrnat. To še posebej velja za skrbnike, ki tesno sodelujejo z direktorji. Direktorji in drugi višji voditelji nočejo razstavljanja, razmetavanja ali kakršnega koli drugega zaletavanja - hočejo učinkovita komunikacija to je točno v bistvu.

Učenje najučinkovitejšega načina, ki pomaga ločiti dobre skrbnike od velikih.

Storitve navideznega asistenta in skrbniki, ki želijo izostriti komunikacijske spretnosti, si lahko poiščejo pomoč prijatelja, ki gre za pregled. Ta oseba je pripravljena zagotoviti priložnostne povratne informacije o neposrednih skriptih, e-poštnih sporočilih in čem drugem. Ne izvajajo poglobljenega pregleda; preprosto določajo področja, ki preprosto nimajo smisla.

Tudi po nekaj preglednih krogih bodo skrbniki videli različne poti za večjo jasnost svojih komunikacij.

13. Tehnična pamet

V današnjem času skrbniki in tehnologija nekako gredo z roko v roki. To ni več samo e-pošta - skrbniki naj bi bili usposobljeni v številnih integriranih aplikacijah in platformah.

Govorimo o komunikacijskih aplikacijah, kot je Slack, in o koledarskih sistemih Calendly , računski sistemi, platforme za rezervacije potovanj, HR sistemi, kot so TriNet ali programska oprema za sodelovanje zaposlenih, kot je Kvantno delovno mesto , 15 Pet ali TINYpulse . (Preberite odličen vodnik Quantum Workplace za nakup programske opreme za sodelovanje .)

To je veliko tehnologije.

Ko gre kaj narobe, se ne morete vedno zanesti na IT-osebje. Pravzaprav je v manjših podjetjih Admin dejansko dejansko tehnični tip ali prijatelj. Če lahko znova zaženete pokvarjen računalnik, as a test kritičnega mišljenja , objavite objavo v spletnem dnevniku v WordPressu ali celo samo znova zaženite internet, ste že v igri Admin Game.

Torej, kako lahko skrbniki polirajo svojo tehnično pametnost? Začnejo lahko tako, da sestavijo seznam pogosto uporabljene tehnologije in ugotovijo, katera orodja so jim najmanj všeč. Po tem praksa postane popolna. Priporočamo, da vsak dan blokirate uro, da poskusite z različnimi tehnologijami, spoznate sisteme in brskate po orodjih. Pomoč in Skupnosti strani. Mnoge od teh strani imajo zakladnice virov, ki jih večina ljudi sploh ne išče; nekatere strani imajo celo 24-urne vmesnike za klepet ali telefonske linije s tehničnimi strokovnjaki, ki lahko odgovorijo na vsa vprašanja. Ko se pojavi naslednja velika tehnična težava, je velika težava lahko tako preprosta kot vedeti, kam iti po hitro pomoč.

14. Veliko razmišljanje o sliki

Zaupanja vredni skrbniki so pogosto dejanski svetovalci višjega vodstva. Lahko služijo kot zvočna deska za nove ideje, predlagajo nove postopke ali celo pretehtajo odločitve o najemanju.

Najboljši skrbniki nudijo dragocen vpogled s priporočili, ki temeljijo na razumevanju poslovanja podjetja in njegove kulture. Vedeti, kako razmišljati o stvareh v kontekstu večje celote, je ključnega pomena.

Razmišljanje z velikimi slikami se morda sliši kot nekaj, kar je najbolje prepustiti vizionarjem sveta, toda v resnici lahko vsakdo goji sposobnost razmišljanja naprej. Razmislite o vožnji. Dobra obrambna vožnja vključuje skeniranje naprej, da vidite, kam vas pelje cesta. Ista tehnika velja za abstraktne koncepte, kot so cilji podjetja. Kakšno pot utirate svojemu podjetju z današnjimi dejanji? S kakšnimi ovirami se pričakujete? Ko si te stvari lahko vizualizirate, se lahko nanje pripravite.

15. Pozornost do podrobnosti

Če je pomembno razmišljanje o veliki sliki, velja tudi obratno. Podrobnosti so pri skrbniškem delu pomembne, zato je njihovo ostro iskanje nujno.

Pomislite - veliko tega, kar počne skrbnik, je relativno visokih. Če tega izvršitelja ne dobite na letu, morda ne bo mogla zaključiti naslednjega kroga financiranja, ki ga vaše podjetje potrebuje za prižgano luč.

Če dokončnega prodajalca ne dobite pravočasno in za pravi znesek, se lahko obrne in toži vaše podjetje. Ali najhuje od vsega ... zaradi napačne napake lahko vaš šef izgleda slabo.

Nadzor kakovosti pri podrobnostih je za vsakega skrbnika velika prednost.

16. Prednostno razvrščanje

S pomočjo umetnosti določanja prednostnih nalog lahko skrbniki seznam opravil spremenijo v seznam neprecenljivih dosežkov. Sposobnost razlikovanja med „nalogami, ki so kritične za misijo“ in „nalogami, ki lahko čakajo“, kaže na brezhibno presojo, vodstvene sposobnosti in usklajenost z vrednotami podjetja. Najboljše od vsega je, da razvrščanje prednostnih nalog pokaže usposobljenost in vzbudi zaupanje voditeljev, ki so navdušeni, da jim ni treba držati rok.

Prednostno razvrščanje je lahko tudi ključ za ohranjanje mirnosti pri soočanju s seznamom opravil, ki se pomnoži s sekundo. Pomanjkanje osredotočenosti v teh situacijah vodi v paniko in panika ubija produktivnost. Če se potopite v nekaj kritičnih nalog in položite trivialne, se prednostni potek dela premika, hkrati pa zmanjšuje stres, ko poskušate vse narediti.

Skrbniki lahko povečajo sposobnosti določanja prednostnih nalog s pozornim poslušanjem med sestanki in priložnostnimi klepeti, da absorbirajo kontekst različnih nalog in bolje presodijo njihov pomen. Priporočamo tudi pregled seznama opravil in vprašanje: 'Kaj to vpliva?' Prave prednostne naloge se bodo pokazale kmalu.

(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Upamo, da se boste naučili, kako razviti veščine administrativnega asistenta, ki vas bodo popeljale na naslednjo stopnjo! Torej, kaj praviš ti? Se imate za legendarnega skrbnika? Kateri so vaši najljubši nasveti in triki za administrativne pomočnike? Ne bodite sramežljivi, sporočite nam v spodnjih komentarjih.