17 preverjenih strategij za izboljšanje komunikacije na delovnem mestu

izboljšati komunikacijo na delovnem mestu

Denise je mislila na vse.



Njeno arhitekturno podjetje je bilo tik pred pristankom velike nove stranke in je bila zadolžena za to, da jih bo njihov sestanek RFP osupnil. Njen predlog je bil natisnjen in vezan, naročila je znak dobrodošlice po meri in celo za srečanje je poskrbela njegova najljubša lokalna restavracija.

Vse je bilo določeno za četrtek.

Bila je samo ena težava - Denise ni nihče povedal, da je bil sestanek premaknjen na torek.



Na velik dan je bila Denise ujeta. Predlog je bil po prihodu stranke naglo natisnjen na črno-beli tiskalnik podjetja, sestanek pa ni navdušil. Na koncu je šlo podjetje v drugo podjetje.

Kaj je šlo narobe? Med potjo so Denise po naključju izvlekli iz e-poštne verige, na kateri je bilo še 30 ljudi. Kljub svojim najboljšim namenom in vsem trdim delom ona (in njeno podjetje) nikoli ni imela priložnosti, vse zaradi okvare v komunikaciji na delovnem mestu.

Kot kaže zgornji primer, ima lahko nenatančna komunikacija na delovnem mestu strašne posledice.



Komunikacija na delovnem mestu je še posebej zahtevna, ker v vašem podjetju ni nobenega vidika, ki bi se ga ne dotaknil.

To je težava, ki jo je treba rešiti na vseh ravneh - od ravni enakovrednih do ravni poročil neposrednega vodje, vse do oddelka in celotne družbe. Vsaka od teh ravni ima drugačno dinamiko s svojimi edinstvenimi izzivi in ​​postanejo težje šele, ko vaše podjetje raste.

Torej, tukaj so naši preizkušeni in resnični nasveti, kako se te izzive spoprijeti z glavo in znova dvignite komunikacijo na delovnem mestu v nove višine . Organizirali smo jih po nivojih, da vam pomagajo najti pravo rešitev za težavo, s katero se soočate.

Peer-to-Peer
Manager-Direct Report
Oddelek
Vsa družba

Peer-to-Peer

1. Zaženite Buddy System

prijateljstva

Lani ob Dcbeacon , smo začeli prijateljski program za nove zaposlitve, in to je tudi storil čudeže za našo notranjo komunikacijo .

Program je potekal takole - vsakemu novemu članu ekipe Dcbeacon je bil dodeljen prijatelj iz drugega oddelka, ki mu bo pomagal pri proces vkrcanja , odgovorijo na morebitna vprašanja in služijo kot osebni in poklicni vir. Zamisel je bila pomagati prilagoditi novo zaposlene s kulturo podjetja in jim zagotoviti podporo s strani nekoga, ki ni njihov vodja.

Ena od nepričakovanih koristi, ki smo jo odkrili, je bila, da je povečala medoddelčno komunikacijo. Obveznice, ki so se stkale v prijateljskem postopku, so večinoma trajale dlje kot obdobje vkrcanja, in prijatelji so lahko izpostavili potrebe in se razvili načine sodelovanja o projektih med oddelki na načine, ki jih prej nismo videli.

2. Pripravite medoddelčna kosila

Medoddelčna kosila so fantastičen način, da posameznike iz različnih skupin in oddelkov pogovorite.

Poleg povezave, ki je posledica spoznavanja osebnih zgodb, interesov in ciljev drug drugega, so ta kosila tudi način, kako pospeševanje sodelovanja med oddelki.

Oddelki se pogosto soočajo s težavami, ki se zdijo nepremostljive, vendar le zato, ker nimajo potrebnega orodja za njihovo reševanje. Medtem pa strokovno znanje, ki ga potrebujejo, morda sedi takoj po hodniku.

Vzemimo na primer storitve za stranke in trženje. V večini podjetij ti oddelki sploh ne sodelujejo veliko - v resnici posamezniki iz teh skupin morda sploh ne vedo, kaj drugo počne ves dan.

si ga prislužil skupinsko kosilo

V resnici so ti oddelki neločljivo povezani. Gledano z visoke ravni, se trženje in storitve za stranke dotikata popolnoma enake izkušnje strank - to so zgolj različna postajališča na istem potovanju.

Morda obstajajo načini, kako lahko trženje okrepi izkušnjo končnega uporabnika z ustvarjanjem izobraževalnih materialov ali pa lahko služba za stranke pomaga trženju, da bolje artikulira predloge vrednosti vašega izdelka.

Toda tega ne bodo nikoli ugotovili, dokler ti oddelki ne bodo medsebojno sodelovali. Torej najemite taco tovornjak in preživite eno popoldne na četrtletje, da zbližate ljudi z različnih strani hiše. Nikoli ne veš, kaj bodo izmislili.

3. Pojdite izven kraja za team building

TeamPhoto-5

Poleg veliko zabave lahko vaje za team building izboljšati komunikacijo med posamezniki. Dan, ki ga preživite zunaj spletnega mesta in se ne ukvarjate z delom, bo vašim zaposlenim pomagal razbiti ovire, ki preprečujejo povezovanje in komuniciranje komunikacije.

Eden najboljših načinov za krepitev vezi vaše ekipe je s fitnes aktivnostmi. Ne glede na to, ali gre za push up izziv ali za dnevni bootcamp, lahko z enim kamnom ubijete dve ptici, okrepite skupinsko povezovanje in komunikacijo ter hkrati ustvarite bolj zdravo in produktivno osebje.

kako gosti virtualno srečno uro

Team building občasno dobi slab rezultat, toda resnica je, da team buildingu ni treba šepati! Oglejte si naš seznam 39 noro zabavnih idej za team building . (Padec zaupanja ni vključen.)

Manager-Direct Report

4. Sentiment zaposlenega s 15five

Težave ne morete rešiti, ne da bi prej vedeli, v čem je ta težava, in najboljši način, da ugotovite, kaj je in kaj ne deluje za vašo ekipo, je, če jih vprašate.

15 pet je ena naših najljubših rešitev za ocenjevanje razpoloženja zaposlenih, zlasti med direktorji in njihovimi neposrednimi poročili. Njihova programska oprema omogoča neverjetno enostavno pregledovanje vaše organizacije in merjenje občutkov zaposlenih o vsem in vsem.

15 anketa o komunikaciji s petimi poročili

15five je bil razvit okoli ideje, da bo preprosto poročilo, ki ga zaposleni potrebuje le 15 minut in pet minut, da ga bo vodja prebral, preveliko vplivalo na splošno zadovoljstvo vaše delovne sile. Njihova platforma zelo preprosto vključuje to prakso v tedensko rutino vašega podjetja.

Poleg splošnih povratnih informacij ne pozabite postaviti tudi kvalitativnih vprašanj o tem, kako se počutite v neposrednih poročilih notranje komunikacije - ali vaši zaposleni čutijo znanje? Ali se jim zdi, da jim vodstvo poudarja, da jih zadržujejo? Kaj pa ton komunikacije? Je robotski ali pa navdušuje? Je skladno z vašo kulturo? Vaša blagovna znamka?

5. Poskrbite, da bodo zaposleni vedno prvi vedeli

Ena najhujših napak, ki jih lahko naredi podjetje, je, da lastnim zaposlenim najprej zanemarijo svoje novice.

To je bolj pogosta težava, kot si morda mislite. Največkrat velika obvestila prihajajo iz oddelka za komunikacije podjetja. Mnoge od teh skupin so tako osredotočene na zunanjost, da novinarje obvestijo pred svojimi zaposlenimi.

Poleg tega bi strokovnjake za komunikacijo morda skrbelo zaradi puščanja (naključnega ali drugačnega), ki bi prekinilo embargo, za katerega so si tako prizadevali, zato je skrivnost morda dobra praksa.

Toda zadnja stvar, ki jo želite, je, da se vaši zaposleni naučijo strateškega premika, združitve ali večjega omajanja blogerja. Ko zaposleni preberejo novice o lastnih podjetjih na spletnih dnevnikih ali spletnih straneh z novicami, preden jih slišijo od svojega delodajalca, to pomeni, da jih podjetje ali ne zanima, da jih obveščajo, ali jim ne zaupajo občutljivih informacij.

To bi moralo biti trdo in hitro pravilo - ne dovolite, da se zaposleni o kakšnih večjih napovedih seznanijo nihče, razen vas. Vsaj lahko določite, da se notranja obvestila ujemajo z zunanjimi, tako da se zaposleni počutijo zapletene.

6. Preskočite srečanja na ravni

Že velikokrat smo se prepirali pomen srednjih menedžerjev - navsezadnje so neposredna povezava do C-suite in so tisti, ki v jarkih dejansko izvajajo vse tiste strategije na visoki ravni, o katerih so sanjali v vogalnih pisarnah.

Tako pomembni kot srednji vodstveni delavci ponavadi delujejo kot filter med zaposlenimi in vodji, zato je dobro, da ta filter odstranite iz enačbe, da zagotovite, da se pri prevajanju nič ne izgubi, ali da se pojavijo predlogi, ki bi jih zaposleni lahko obotavljali deliti s svojimi neposrednimi menedžerji.

Ravno temu so namenjeni sestanki na preskočni ravni.

Na sestanku na preskočni ravni se zaposlena sreča s šefom svojega šefa. Prednost je v tem, da ima zaposleni neposreden dostop do stališča vodje, ki je verjetno veliko bolj strateško in osredotočeno na dolgoročno in ne na vsakodnevno.

To ji bo pomagalo sprejeti bolj strateške odločitve v svoji vsakdanji vlogi. Prav tako vodja nefiltrirano pogleda, kaj je in kaj ne deluje na ravni izvršitve.

Oddelek

7. Praznujte zmage

Ena največjih napak, ki jo vidimo, da podjetja delajo, je, da se obrnejo le, kadar gre kaj narobe, in da jemljejo uspeh kot samo po sebi umevno.

Proslavite torej dosežke svoje ekipe.

Ustvarite mesečno nagrado za zvezdno predstavo in jo objavite v naslednjih vseh rokah, in sicer v glasilih vašega podjetja. Poskrbite, da boste na površje postavili ljudi, ki dosledno delajo prave stvari, in se obrnili na neverjetno delo, da bodo vedeli, da jih ne jemljete kot samoumevne.

8. Odpravite odvisnost od e-pošte

Eden največjih komunikacijskih izzivov na delovnih mestih je zanašanje na e-pošto.

igre za razbijanje ledu za team building

Zakaj je e-pošta težava?

Za začetek e-pošta ustvari informacijske silose. Čeprav ni povsem ena na ena, e-pošta po zasnovi omejuje komunikacijo na število ljudi v vrsticah »do« ali »cc«.

Kolikokrat ste se znašli v kolegih po nepotrebno dolgi in zapleteni e-poštni verigi, le da ste morali dvakrat ali trikrat ponoviti iste podatke. Vse to ponavadi ovira preglednost in informacije zadržuje v oddelkih.

Kljub vse večjemu soglasju, da je preveč pošiljanja e-pošte slaba praksa, je e-pošta še vedno norma za večino komunikacij na delovnem mestu. To je odmevalo v našem nedavnem poročilu State of the Office Manager (prva tovrstna raziskava na stotinah upravnikov pisarn iz ZDA). 71% vprašanih je izjavilo, da je e-pošta še vedno njihov najljubši način komunikacije.

Eden od načinov, kako se odcepiti od e-pošte, je Ohlapnost , povsod razširjena aplikacija za sporočanje za tehnološka zagonska podjetja in druga enako priljubljena podjetja po vsem svetu. S podjetjem Slack je družba to lahko storila zmanjšati promet za skoraj polovico , pa tudi čas, porabljen na sestankih.

ohlapna _-_ prigrizek

Za razliko od e-pošte je Slack a intranet podjetja zasnovan z mislijo na preglednost. Uporabniki ustvarjajo kanale, kjer lahko razpravljajo o temah, ki jih lahko vidijo vsi v podjetju. Če ste projekt dodani v poznejših fazah, si lahko ogledujete in iščete pogovore, da hitro pospešite stanje vseh različnih gibljivih delov.

In z zelo prilagodljivimi nastavitvami obvestil lahko nastavite Slack in svoj Slack aplikacije tako da vas ne bodo motili v času največje produktivnosti.

Slack je zelo intuitiven, vendar traja nekaj časa, da ga obvladate. Preveri Fast Company's seznam »Slack Hacks« za nekaj nasvetov na ravni.

9. Dajte telefone stran na sestanke

pametna-iphone-pisalna miza

Seveda je lahko mamljivo, toda ko se usedete na sestanek, poskrbite, da telefon ni na dosegu roke.

Nič ne govori tako, kot da v vseh sobah popolnoma zaničujem, kot preverjanje telefona med sestanki.

Če telefon položite z obrazom navzdol - ali še bolje, v aktovko ali torbo - boste lažje prisostvovali srečanja ena na ena . To pa vam bo pomagalo, da na teh sestankih izkoristite več, in okrepilo odnos s kolegi.

10. Uvedite orodja za upravljanje projektov

Če govorimo o e-pošti, je ena največjih napak, ki jo podjetja zmotijo, zanašanje na splošne komunikacijske kanale, kadar je potrebna bolj namenska rešitev.

Razmislite o skupini za inženiring ali razvoj izdelkov, ki ji je treba dosledno in učinkovito slediti rokom in posodobitvam stanja. Za te ekipe celo Slack običajno ni dovolj.

Na srečo obstaja veliko odličnih orodij za upravljanje projektov. Basecamp, Trello ali Jira so nekateri najbolj znani in ljubljeni.

11. Naj bo osebno

Pristnost je ključna pri komunikaciji na delovnem mestu. Kot smo že videli, je doseganje resnice tako pomembno pri doseganju vaših poslovnih ciljev in tega ne morete storiti brez verodostojnih komunikacij.

Eden najboljših načinov za ugotavljanje pristnosti je spodbujanje ranljivosti.

Ena taktika, ki jo uporabljamo, je, da sestanke osebja začnemo z vajo ranljivosti. Pred tedenskimi vodstvenimi sestanki udeležence prosimo, da s skupino delijo nekaj osebnega. Vodja sestanka je pripravljen s pozivom in vsi tehtajo.

Tu je nekaj tem, s katerimi se ranljivost začne na naslednjem sestanku:

  • Delite največjo lekcijo, ki ste se je naučili od svojih staršev.
  • Navedite svoj največji osebni izziv in kako ste ga premagali.
  • Poimenujte svoj največji strah v življenju.
  • Poimenujte številko ena, s katero se danes borite.
  • Navedite svoj najbolj ponosen dosežek.
  • Poimenujte najvplivnejšo osebo v svojem življenju, ki ni v sorodu z vami.

Skupna ranljivost bo pomagala razbiti ovire in vzpostaviti zaupanje ter vam omogočila, da se boste bolj odprto pogovarjali s svojo ekipo. Izboljšana komunikacija bo še naprej temeljila na tej dragocenosti razmerje med delodajalcem in zaposlenim . Ranljivost je bistvenega pomena tudi pri izražanju nestrinjanja - kar je tako pomembno, da pridete do bistva vprašanj, ki so za vaše podjetje najpomembnejše.

Vsa družba

12. Držite uradne ure

Izposodite si stran iz knjižice svojega najljubšega profesorja na fakulteti in spodbudite svojo vodstveno ekipo k rednim delovnim časom.

Ni nujno, da je veliko - zadostovala bo le ena ali dve seji na mesec, toda če so vaši starejši voditelji na voljo, lahko storijo čudeže za komunikacijo na delovnem mestu.

neverjetni menedžerji

Lepota te taktike je v tem, da so prednosti v obe smeri.

Vaša ekipa bo cenila dostop in se bo počutila negovano in da bo njihovo mnenje pomembno. Medtem bo vaše vodstvo slišalo stališče, o katerem sicer morda sploh ne bi razmišljali.

13. Okvir za predloge

Čeprav se morda ne zdi nekoliko staromodno, ne štejte okvirja za predloge stare šole.

Ne glede na to, ali se odločite za fizično ali digitalno različico, ima ta preizkušena taktika eno veliko prednost - anonimnost. Ko lahko zaposleni anonimno komentirajo, so veliko bolj pripravljeni vodstvu povedati resnico o pomembnih vprašanjih.

Če vas namestitev dejanske omarice ne privlači, lahko izbirate med številnimi digitalnimi različicami. Google Forms in Survey Monkey sta odlična načina, kako pridobiti povratne informacije, hkrati pa ohraniti anonimnost - ali poskusiti Brezplačno polje s predlogi (že ime pove).

polje z brezplačnimi predlogi

Seveda mora vodstvo, da bi to delovalo, obravnavati predloge, ki jih dobi, bodisi na sestankih v rokah bodisi v drugih komunikacijah po celotnem podjetju. Če zaposleni menijo, da je polje s predlogi črna luknja, bo to morda bolj bolelo kot pomagalo.

14. Redno organizirajte vseročne sestanke

Ko smo že pri ... srečanje z vsemi rokami je eden najboljših načinov za ustvarjanje skupnega občutka poslanstva in namena vašega podjetja, pa tudi praznovanje zmag in omogočanje povezav med zaposlenimi iz različnih oddelkov.

Na Dcbeacon vsak teden držimo dve roki v našem sedežu v ​​Culver Cityju.

Ponedeljki so tedenski začetek z napovedmi naša super Vibe Manager Liza , pa tudi predstavitve novih najemov ter posodobitve mesečnih ciljev in meritev. Ob četrtkih je naše tedensko zasedanje Sensei, na katerem so predstavitve osebnega in poklicnega razvoja pod vodstvom vodstva in zaposlenih.

smešne igre za razbijanje ledu za odrasle

predstavitev sean

Resda ta frekvenca morda ni praktična za vsakogar.

Če ste večje podjetje, vsaj enkrat na četrtletje streljajte na sestanek z vsemi rokami. Pogosto so te vse roke edini čas, ko lahko celotno podjetje komunicira na ravni oči v oči ali ima priložnost zastaviti vprašanja svojemu izvršnemu direktorju, zato jih boste želeli uporabiti za uvajanje novih četrtletnih ciljev in posodobite svojo ekipo o napredku in dosežkih. Priporočamo tudi, da ustvarite ponovni video ali video posnetek celotnega sestanka, da zagotovite, da vaše podjetje jasno nagovarja notranje poslovno komuniciranje cilji tako za odsotne kot za oddaljeni zaposleni .

15. Vprašanja in odgovori

Vprašanja in odgovori so še en odličen način pridobivanja povratnih informacij in dokazovanja zavezanosti preglednosti.

Enkrat na mesečnih srečanjih organiziramo vprašanja in odgovore. Zaposlene prosimo, da vprašanja oddajo pred časom ali pa jih lahko osebno postavijo med sestankom. Nič ni zunaj meja in naše vzdržljivi voditelji potrudite se biti čim bolj odprti.

16. Razbijte stene (kabine)

Veliko lahko naredite za spodbujanje boljše komunikacije že pri zasnovi vaše pisarne.

Postavitve odprtih pisarn imajo na primer nekaj večjih prednosti pri komunikaciji, vključno z olajšanjem interakcije zaposlenih na ravni oči v oči.

odprta pisarna

Ko so zaposleni v pisarnah ali zaprtih kabinah, imajo veliko manj možnosti, da se osebno sestanejo in bolj verjetno streljajo po elektronski pošti (kar imajo, kot smo videli, pomanjkljivosti).

Torej, če želite spodbuditi več osebne komunikacije (in bi morali), nadaljujte in razbijte te stene.

17. Sodelujte v oblaku

Ena stvar, ki lahko škoduje komunikaciji, je dostop. Vaša ekipa potrebuje enostaven dostop do ključnih dokumentov. Ko se tehnologija razvija še bolj pomembno je, da so ti dokumenti varni.

Eno, kar lahko storite, je, da svoje najpomembnejše dokumente - na primer smernice podjetja, pomembne predloge ali liste ciljev - shranite v živo v oblaku, tako da lahko do njih dostopa vsak. Google Drive, DropBox ali skupni pogon vašega podjetja so odlični načini, kako ohraniti tovrstne dokumente na dosegu roke.

BONUS - Ne pozabite na zaposlene na daljavo!

Končno obstaja velika verjetnost, da del vaše delovne sile ne bo deloval na sedežu vašega podjetja.

Ali imate skladišče, ki je zunaj lokacije? Urad za satelitski inženiring v drugem mestu ali celo v drugi državi? A peščica zaposlenih na daljavo, ki delajo od doma ? Zunanja prodajna ekipa, ki ne pride v pisarno?

Preprosto lahko pozabimo, da vse, o čemer smo govorili do tega trenutka, velja tudi zanje. Vaši oddaljeni zaposleni bi se morali počutiti enako oskrbovani, vključeni in seznanjeni s svojimi zaposlenimi v sedežu.

Na sestanku z vsemi rokami torej poskrbite, da jim bo na voljo video ali zvočni vir v živo. Če se vprašate, vprašajte ljudi, ki gledajo na daljavo. In vsaj enkrat na leto pripeljite zaposlene. Kljub vsem neverjetnim komunikacijskim orodjem, ki so danes na voljo, nič ne presega interakcije iz oči v oči.

Zaključek

Kot lahko vidite, je komunikacija na delovnem mestu več kot na prvi pogled. Čustva, poslovni cilji, orodja in logistika se vsi zbližujejo in včasih se zdi, da je preveč gibljivih delov, da bi zares zabili vašo komunikacijsko strategijo.

Najboljši nasvet je, da se ne pozabite postaviti na mesto svojega zaposlenega in poskusiti stvari videti z njegovega vidika. Če boste to storili, bodo prave odločitve očitne.

Katere taktike uporabljate za izboljšanje komunikacije na svojem delovnem mestu? Sporočite nam v komentarjih spodaj.