Najvarnejši vodnik za organizacijo sistema pisanja pisarn do leta 2021

Pozdravi novo desetletje in se poslovi od zmede starih in zastarelih pisarniških sistemov. Ker je lažje najti najboljši način za organiziranje papirnatih datotek in pri delu vključiti novo tehnologijo arhiviranja, je zdaj pravi čas, da se organizirate!

Predstavili smo številne pomembne korake za vsa podjetja, ki želijo vključiti pisarniški sistem. Od vodenja računalniških datotek do enostavnih pisarniških vdorov, dobrodošli v vodniku pojdite v pisarno.



kako organizirati-pisarniško-prijavni-sistem

Možnost začetka, organizacije ali čiščenja pisarniškega sistema ima moč, da se tudi najpogumnejši med nami skrijejo za seznamom drugih, pomembnejših nalog. Ni vam treba več skrivati! Ti terensko preizkušeni nasveti vam bodo pomagali, da uredite in shranite sistem pisarniške pisarne v natančnem delovnem stanju.

Veliko teh nasvetov je prišlo neposredno iz naše skupine upraviteljev pisarn na Facebooku! Oglejte si, kakšne koščke modrosti ponuja naša skupnost, in skočite v pogovor. Pridružite se skupini tukaj.



Nasveti za pisanje pisarn v Officeu Hitro iskanje:

Barvna koda

Ljudje barvno kodirajo, odkar je pisarniški papir - in pisarniški sistemi za njegovo organizacijo - postal življenje pred desetletji. Preizkušena tehnika barvnega kodiranja nikoli ne odpove, zato jo je mogoče hitro in enostavno izpeljati, tudi če imate posebej zapleten sistem arhiviranja. Barvno kodiranje vas bo navdihnilo za razvrščanje datotek v smiselne kategorije, hitro iskanje datotek in dodajanje zabave v postopek vložitve.

Ta organizacijska tehnika je odličen način, da kup papirja spremenite v urejene pakete, ki so predvidljivi na najboljši možen način. Najboljše od vsega je, da barvno kodiranje deluje tako na fizičnih kot na digitalnih datotekah, in če morate organizirati obe vrsti datotek, lahko za vsako preprosto uporabite isti sistem barvnega kodiranja.



Kako:

  • Oglejte si vse datoteke, ki jih potrebujete za organizacijo, in vzpostavite nekaj organizacijskih kategorij. (Morda bo trajalo nekaj podaj, da boste resnično prepoznali vzorce in orisali svoje kategorije.)
  • Vsaki kategoriji dodelite barvo. (Nekatere kategorije vključujejo finančne, človeške vire, pogodbe in zmogljivosti.)

Preglejte kategorije s svojimi skupinami in vodji. Koordinacija barv ne bo delovala, če nihče ne razume kategorij, ki ste jih izbrali.

  • Zberite materiale za barvno kodiranje. (To so lahko barvne mape, ki jih lahko položite na knjižno polico, ali preprosto koščke barvitega washi traku, ki se prilepijo na predale omaric.)
    • Swag.com ponuja tone organizacijskih izdelkov v svetlih barvah, ki so kot nalašč za barvno kodiranje.Te možnosti so odvisne od drugih možnosti, ker jih lahko natisnete z logotipom vašega podjetja ali drugimi modeli.
    • Oglejte si te prilagodljive dobrote pisarniške organizacije:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Naredite barvno kodiranje! Razvrstite datoteke v barvno označene kategorije in začutite organizacijski zen zen z vsako datoteko, ki jo spustite (ali povlečete in spustite) v lično barvno kodirano posodo.
  • Ustvarite list s hitrimi referencami, da olajšate postopek barvnega kodiranja sebi (ko dodajate nove datoteke) in vsem drugim, ki vam bodo v prihodnosti pomagali pri organizaciji pisarniškega sistema.

barvno kodiran-arhivski sistem

Zakaj deluje:

Barvno kodiranje je podobno učnemu procesu, ki je znan kot 'sekanje' opredelil trener e-učenja kot '… strategija razbijanja informacij na koščke, velike tako, da lahko možgani lažje prebavijo nove informacije.'

Ko barvno označite goro papirja, spremenite naključno množico informacij v koščke, ki jih vi in ​​vaši možgani zlahka razvrstite, ko morate najti nekaj posebnega. Če morate na kupu papirja najti račun, boste morda preobremenjeni in obupali, če pa morate račun najti v svojem novem barvno kodiranem sistemu, boste morali poiskati zeleno zastavico, ki označuje 'Finančni papir.'

Digitalizirajte

Ko digitalizirate datoteke, v bistvu ustvarite sistem za arhiviranje brez papirja. Številni ljudje veliko lažje organizirajo sistem digitalnega arhiviranja nad sistemom za shranjevanje papirja, potem ko je vsaka papirnata datoteka pretvorjena v digitalno obliko. Če se odločite za digitalizacijo datotek, boste morali najprej začeti s skeniranjem in pretvorbo starih datotek, kar je lahko dolgotrajen in zahteven postopek.

Kako:

Posebna zahvala za Francisca od našega Skupina Facebook za oris teh kazalcev!

  • Odločite se, kako organizirati datoteke digitalno. Ali boste uporabili out-of-the-box programska rešitev , omrežni pogon, ki ga vzdržuje vaša lastna skupina IT (informacijska tehnologija), ali brezplačna oblačna platforma, kot je Google Drive ?
  • Uporabite zanesljiv in učinkovit optični bralnik. (Francisco je uporabil a Richo naprava z možnostjo skeniranja dokumentov in pošiljanja v vnaprej dodeljene mape v omrežju.)

Francisco tudi priporoča:

»Ugotovite, ali imate za svoje dokumente prostor za varnostno kopiranje v oblaku. To je še posebej pomembno, če ravnate z dokumenti, ki bi v primeru izgube lahko močno škodovali strankam, strankam ali drugim poslovnim operacijam. '

  • Določite, kdo bo imel dostop do dodajanja in organiziranja datotek v vašem sistemu.
  • Razviti standardizirano konvencijo o poimenovanju za optično prebrane datoteke. Tako boste datoteke brez težav našli in iskali v vašem brezpapirnem sistemu.
  • Francisco priporoča, da v imena datotek dodate datume (ali vsaj leta), zato bo lažje vedeti, kdaj jih želite izbrisati ali arhivirati. Penn Libraries ima čudovit seznam najboljše prakse za poimenovanje datotek za začetek.
  • Ustvarite zemljevid vašega prihodnjega sistema za digitalno arhiviranje. Naj bo ta maketa čim bolj natančna, da boste lahko predvideli kakršne koli težave s svojo organizacijsko shemo. Ko končate projekt, posodobite zemljevid, tako da bo vključeval vse spremembe, ki ste jih naredili na poti. Ko končate, vam bo ta zemljevid olajšal iskanje stvari, ko boste spoznali svoj novi sistem.
  • Optično preberite dokumente:
    • Z žigom ali nalepkami označite fizične datoteke, ki so že bile optično prebrane v sistem.
    • Če vaš digitalni datotečni sistem to omogoča, dodajte ključne besede v vsak dokument, da jih boste lažje našli.
    • Vzemite si čas, da se izognete napakam. Tudi preprosta napaka bi nekoč onemogočila iskanje datoteke, ki jo potrebujete. Optično branje dokumentov v novi sistem je dolgotrajen postopek, vendar ne pozabite: sčasoma boste končali!

sistem za digitalizacijo-arhiviranje

Zakaj deluje:

Digitalni sistemi za arhiviranje avtomatizirajo vidik 'iskanja datotek' vašega pisarniškega sistema. Namesto da listate po mapah in skladovnicah, hkrati pa tvegate prereze papirja in glavobole, vam bo digitalni sistem omogočil iskanje po nekaj ključnih besedah ​​ali razvrščanje datotek v abecedni seznam in enostavno iskanje tistega, kar želite.

Digitalni sistemi omogočajo tudi enostavno dodajanje novih datotek in celo razdeljevanje odgovornosti za oddajo datotek med skupinami. Namestitev zahteva veliko dela, vendar se čas in stres, ki ga prihranite pozneje, splača.

Nastavite datum poteka veljavnosti

To se morda zdi goljufija, toda eden najboljših načinov organiziranja pisarniškega sistema je zmanjšanje datotek, ki jih morate organizirati. Izločanje datotek po vsebini je lahko zapleteno, saj je težko določiti, katere datoteke je treba shraniti in katere datoteke je mogoče metati, toda zavržanje datotek po starosti je varen, standardiziran način odločanja, kaj lahko vržete.

vaje za delo

Kako:

  • Določite starost za zavrnitev datotek - 1 leto, 5 let, 10 let ... karkoli se zdi primerno za datoteke, ki jih hranite, in vrsto posla, ki ga opravljate.
    • Če se bojite, da boste datoteke spet potrebovali, jih preprosto premaknite v polje ali mapo za arhiv, organizirano po letih. (Tako vsaj preprečite, da bi se vaš glavni datotečni sistem natrpal z zastarelimi dokumenti.)
  • V koledarju ustvarite ponavljajoči se sestanek - morda prvi teden v novem letu -, da izvedete obsežno čiščenje datotek.

Zakaj deluje:

Če zavržete stare datoteke, bo vaš sistem čist, organiziran in ustrezen. Prav tako vam prihrani čas za vzdrževanje sistema v delovnem stanju in vam pomaga, da se izognete zapravljanje čas organiziranja datotek nihče ne bo nikoli več potreboval.

Razdeli in osvoji

združeni sistem vložitve

Če so datoteke, ki jih morate organizirati, pomembne samo za določene oddelke, prosite osebo v vsaki od teh skupin, naj organizira njihove datoteke, medtem ko ustvarjate splošno strukturo za upravljanje datotek.

Kako:

  • Ustvarite organizacijsko strukturo, ki temelji na oddelku, namesto da uporabite kategorije, ki združujejo datoteke na podlagi splošnih tem, na primer financ ali človeških virov.
  • Datoteke ustrezno razdelite.
  • Datoteke odnesite strokovnjaku iz vsakega oddelka, po možnosti nekomu, ki ga poznate, ima neverjetne organizacijske sposobnosti. Prosite tega prostovoljca, da logično organizira datoteke in ustvari ključ za vašo referenco.
  • Zberite organizirane oddelčne datoteke in jih dodajte v svoj splošni sistem.

Zakaj deluje:

Če vprašate ljudi, ki bodo razumeli - in bodo morali do njih - dostopati - do datotek, da bodo prevzeli del procesa organiziranja, zagotovite, da bo vaš sistem deloval.

Organizirajte datoteke na stenah

Namesto namestitve omare ali police namestite držala za datoteke kar na stene.

Kako:

  • Vzpostavite svoje organizacijske kategorije in določite, katere vrste dokumentov bi spadale v posamezno kategorijo.
  • Prostorna stenska držala namestite v enega od skupnih prostorov vaše pisarne. (Pridobite privlačne nosilce, ki ustrezajo blagovni znamki vašega podjetja, da se ta napor podvoji kot pobuda za oblikovanje pisarn.) Vsakega imetnika označite po glavni kategoriji in nato določite, katere vrste datotek naj bodo v vsaki. Razmislite, kako lahko zaposlenim zaposlenim v nekaj sekundah ali manj olajšate razumevanje oznake.

Katere datoteke gredo sem?

  • Računi
  • Prejemki
  • Zahteve za povračilo
    • Pošljite po e-pošti vsem v podjetju, da pojasnijo vaš postopek. Namesto da vam datoteke prinesejo, jih lahko ljudje dodajo prav imetnikom.
  • Po potrebi enkrat na teden očistite datoteke.

arhivski sistem-na-steni

Zakaj deluje:

Pisarniške datoteke so kolektivni viri, zato je smiselno, da je njihovo organiziranje kolektivna odgovornost. Čeprav imate ambiciozne načrte za vzdrževanje sistema pisarniških pisarn v popolnoma organiziranem stanju, lahko vse propade, če in kdaj boste zasedeni. Ta sistem zagotavlja, da datoteke ostanejo organizirane po kategorijah, namesto da se kopičijo v naključnem kupu.

ideje tedna duha za delo

Organizirajte po pomembnosti

Kdor je kdaj brskal po datotekah, razume pekočo željo, da bi našli točno tisto, kar potrebujete, namesto da bi našli 100 stvari, ki jih ne potrebujete. Poskusite na primer urediti svoje pisarniške datoteke po pomembnosti, da bo iskanje dokumentov bolj prijetno za vse.

Kako:

  • Anketirajte zaposlene in vprašajte, katere pisarniške datoteke so morali najti ali do njih dostopati skozi vse leto. (Naj bo ta raziskava obvezna in po potrebi poiščite pomoč vodstva za izvršitev.)

Prelistajte odzive in razvrstite vrste datotek v razrede glede na zahteve po dostopu. (Najvišja stopnja bi bila pet najpogosteje dostopnih vrst datotek glede na vašo anketo.)

  • Organizirajte svoj sistem, digitalni ali fizični, v skladu s temi kategorijami. Ne pozabite tudi kategorizirati in označiti podfilov. Datoteke najvišje stopnje lahko na primer označite z »Ključne datoteke« in vključite ločene oznake za »prejemke«, »pogodbe« in »rezultate ankete«.

Zakaj deluje:

Vsakdo si želi datotečnega sistema, za katerega se zdi, da predvideva točno tisto, kar išče. Z organiziranjem sistema, ki temelji na »pravilu večine«, imate največ možnosti, da ustvarite datotečni sistem, ki dejansko prinese tisto, kar ljudje potrebujejo.

Načrtujte organizacijo redno

Tudi najboljši pisarniški sistem ne bo ostal organiziran sam od sebe. Najbolje je, da to upoštevate in načrtujete, da boste nekoliko delali, da boste sistem organizirali tedensko. Če se boste redno trudili, se boste zdeli veliko manj presenetljivi kot poskušati naenkrat očistiti napačno vodene datoteke.

Kako:

Nastavite ponavljajoči se opomnik koledarja in ne pozabite, da je to opravilo sveto. Poiščite pomoč nekaterih sodelavcev, da boste odgovorni in da bo tedenski dogodek zabaven. (Nagrado lahko določite tudi za povečanje organizacijske motivacije.)

dnevno organiziranje datotek

Zakaj deluje:

Vzdrževanje sistema je bolj realistično in obvladljivo kot enkrat na leto.

Ločite tekoče delo od opravljenega dela

Ta genialni namig iz Mind Tools poenostavlja celoten sistem arhiviranja. Datoteke lahko še vedno organizirate za dokončane projekte, toda ločevanje od datotek, povezanih s tekočim delom, bo iskanje datotek veliko hitrejše in učinkovitejše.

Kako:

  • Obdržite katero koli obstoječo tehniko kategorizacije, ki je delovala za vas, vendar dodajte dve splošni kategoriji: »Dokončano« in »V teku«.
  • Datoteke v skupine dodajte časovnim žigom ali oznakam po datumu zaključka, pričakovanem ali dejanskem.
  • V svoj koledar dodajte vse pričakovane datume zaključka, da boste vedeli, kdaj je čas, da vstopite in nekaj organizirate.

Zakaj deluje:

Datoteke, povezane z nedokončano obdelavo, so logično tiste, do katerih bodo morali ljudje najpogosteje dostopati, organiziranje sistema arhiviranja po nujnosti in pogostosti dostopa pa je eden najboljših načinov, da zagotovite, da je vaš arhivski sistem popolnoma praktičen, poleg tega da je učinkovit organizirano.

Vrsta bonusa: Poiščite način, s katerim boste organizacijo svojega zbirnega dokumenta naredili zabavno ali vsaj izvedljivo. Morda to vključuje pridobivanje čudovitih pripomočkov za organizacijo, s katerimi bo delo prijetno, ali zaposlitev sodelavca, ki vam bo pomagal, da boste med organizacijskimi sejami lahko delili kakovostne pogovore.

Preprosto najdite način, kako narediti nalogo organiziranja datotek za vas - to je najboljši način, da zagotovite, da pomembna naloga organiziranja datotek ne bo strah.

Imate kdaj preveč nasvetov za organizacijo? Mislimo, da ne! Spodaj delite svoje nasvete, da bomo lahko vsi uživali v super organiziranih pisarnah!

P.S. Veliko teh nasvetov je prišlo neposredno iz naše skupine upraviteljev pisarn na Facebooku! Oglejte si, kakšne koščke modrosti ponuja naša skupnost, in skočite v pogovor. Pridružite se skupini tukaj.

Uradni viri z navodili za uporabo