Popoln vodnik v 8 korakih za izvedbo učinkovitega virtualnega sestanka leta 2021 [s kontrolnim seznamom]

Kontrolni seznam navideznega sestanka

Navidezna srečanja zvenijo nekako futuristično ...



Ali 'virtualno' pomeni, da se vsi zbiramo s hologramom, kot se to počne v znanstvenofantastičnih filmih?

Ali si nadenemo slušalke za vstop v navidezne pisarne, ki imajo nekoliko boljše pohištvo in poglede kot naša prave pisarne ?

Kot vedno več ljudi začne delati od doma , mnogi od nas sprašujejo:



Kaj je navidezno srečanje?

Navidezni sestanek je dogodek ki združuje ljudi prek interneta ali digitalnega omrežja, običajno za dosego skupnega cilja. Dobro organiziran virtualni sestanek omogoča ljudem, da sodelujejo in si izmenjujejo informacije v realnem času, ne da bi morali biti na isti fizični lokaciji.

Monica Linares iz našega Stanje skupine izvršnega asistenta na Facebooku nadalje pojasnjuje:

poslovne zabavne ideje za božično zabavo

»Navidezni sestanki nas povezujejo, ko zaradi pandemije, dolgih razdalj, vremenskih razmer in drugih ovir ne moremo biti skupaj. Ko so ti sestanki dobro načrtovani, nam lahko pomagajo preseči prostorske ovire za ohranjanje delovnih odnosov, neprekinjenost poslovanja in produktivno sodelovanje. '



Tako je! Načrtovanje je skrivnost največjega izkoristka vaših virtualnih sestankov.

Bi radi slišali še eno skrivnost?

Načrtovanje ne sme biti težko, saj smo vam opisali vse korake.

Če želite, da so vaši virtualni sestanki čim bolj učinkoviti, si oglejte spodnje podrobne korake in prenesite naš kontrolni seznam, ki ga je mogoče izvesti.

Oglejte si naš kontrolni seznam za virtualni sestanek v 8 korakih

Kazalo

ideje za korporativna darila za zaposlene

Vaš kontrolni seznam za navidezni sestanek

Kaj želite doseči med virtualnim srečanjem g ?

Preverjanje obnašanja

Vaš cilj je lahko 'mehak' (s sodelavci pridobite nekaj kakovostnega časa) ali pa 'trd' (doseganje soglasja o spremenjeni letni prodajni strategiji), vendar v vsakem primeru, Načrt igre navideznega srečanja vam bo pomagal narediti tisto, kar morate storiti.

Navidezni sestanki so sestavljeni iz peščice ovir - tehnoloških izzivov, nizke zavzetosti in nepovezanih sestankov -, ki bi se lahko znašle med vami in vašim ciljem.

Govoriti Inc., strokovni trener Lee E. Miller popolno povzel problem:

»Največja napaka, ki jo ljudje naredijo, je domneva, da je vplivanje, ko se sestaneš iz oči v oči, enako vplivanju na takrat, ko virtualno komuniciraš. Ni. Pravila so drugačna, saj se ljudje različno odzivajo, ko virtualno komunicirajo. «

Ta kontrolni seznam vam bo pomagal prebroditi izzive virtualnega srečanja.

1. korak: Zapiši podrobnosti

Naredite to 1-2 tedna pred virtualnim sestankom

Podrobnosti o nohtih

Zakaj :

  • Zabijanje podrobnosti vam bo pomagalo določiti načine za premagovanje izzivov virtualnega srečanja, med drugim:
    1. Tehnološke težave
    2. Prekinitve in motnje
    3. Pomanjkanje konverzacijskega toka (v odsotnosti fizičnih znakov se ljudje običajno pogovarjajo in bolj motijo ​​drug drugega)

Kako :

  • Upoštevajte, kako bo potekalo vaše srečanje od začetka do konca, tako da upoštevate spodaj opisane dejavnike.
  • Dokumentirajte svoj tok za referenco v prihodnjih korakih načrtovanja.

Tehnologija in oprema :

  • Preberite, kako delujejo ta orodja za navidezna srečanja.
  • Osnovna navodila za orodje delite z udeleženci.
  • Razmislite, kaj vam omogočajo zmožnosti vašega orodja:
    1. Izklop / izklop udeležencev
    2. Izklopite videoposnetek udeležencev
    3. Po potrebi odpustite udeležence
    4. Nastavite ozadje
    5. Če morate med virtualnim sestankom uporabiti druge programske platforme, razmislite o uporabi platforme za sodelovanje, kot je Toasty .
    6. Izberite nevtralno / profesionalno nastavitev, kjer boste sestanek lahko gostili z minimalnimi prekinitvami
    7. Preizkusite orodje za sestanke v računalniku

Nasvet za strokovnjake: Obstaja ogromno obsežnih platform za virtualna srečanja, ki so kot nalašč za pripravo sestanka z oddaljenimi udeleženci na več lokacijah. Če iščete zanesljivo možnost, Nextiva ponuja hitro namestitev in odlično splošno uporabniško izkušnjo.

Nextiva-Remote-Work-Software

Zaroka:

  • Ustvarite kontrolni seznam za udeležence in ga označite, ko ljudje govorijo. Pokličite ljudi, ki še niso prišli na vrsto.
  • Načrtujte, da se začnete na začetku srečanja, da bodo vsi lahko pozdravili.
  • Razvijte kratek načrt poti in objektivni povzetek, ki ga boste poslali skupaj s povabilom na sestanek. Vsi udeleženci bi morali vedeti:
    1. Namen sestanka
    2. Katere teme boste pokrivali
    3. Kako dolgo bo trajalo srečanje

Nasvet za nasvet: Dodajanje dnevnega reda sestanka neposredno v povabilo na koledar je dober način, da udeležencem na hitro predstavite vsebino sestanka in deluje tudi kot priročna referenčna točka, če potrebujejo opomnik.

  • Nastavite pričakovanja udeležencev.
    1. Ali boste povabili udeležence, naj odidejo po določenih delih sestanka? (To bi lahko nadaljevalo sodelovanje)
    2. Ali boste udeležence prosili, naj govorijo po vrsti?
    3. Za lažje obračanje lahko uporabite funkcije utišanja udeležencev ali dvigovanja rok.

Odpravljanje težav :

  • Pred začetkom sestanka počakajte le približno 3 minute.
    • Utišajte vse udeležence ob vstopu, da se izognete iztirjenju, ko zamujajo.
  • Prosite nekoga, naj moderira e-pošto udeležencev, ki se ne morejo povezati.
    • Kot gostitelj ne boste mogli voditi privlačnega sestanka, hkrati pa boste zagotovili informacijsko podporo.
  • Prosite nekoga (morda vašega moderatorja e-pošte), da pomaga utišati udeležence, ki že 3 minute ali več oddajajo moteče zvoke v ozadju. (Zahteva, da se ti ljudje sami utišajo, bo samo še bolj zmotila sestanek)
  • Prosite nekoga, da bo vaš sovoditelj. Ko se osredotočate na pokrivanje ključnih točk, lahko ta oseba spremlja sodelovanje.
  • Zavežite se strategiji reševanja problemov za prepoznavanje in odpravljanje nepredvidenih izzivov.
    1. Omejeni čas sestankov ne pušča prostora za dolgotrajno odpravljanje težav.
    2. Če se na primer nekdo ne more povezati, mu preprosto povejte, da ga boste pogrešali, in ga opomnite, da bo poslal povzetek sestanka.

2. korak: Pošljite vabila na virtualna srečanja

Naredite to 1-2 tedna pred virtualnim sestankom

Pošiljanje navideznih srečanj

Zakaj :

  • Prisotni se tako lahko pripravijo in navdušijo. (Vašemu procesu načrtovanja bo prav tako pomagalo, da boste prešteli število glav!)

Kaj vključiti :

  • Datum in ura sestanka.
  • Tehnološka oblika.
  • Vključite povezave za povezavo in tudi navodila, ki ste jih razvili v 1. koraku.
  • Pričakovanja udeležencev. (Še posebej, če ste se odločili za izvedbo obračanja zvočnikov)
  • Načrt srečanja.
  • Izpolnjevanje ciljev.

3. korak: Pošljite opomnike za virtualni sestanek

Naredite to: 24 ur pred navideznim sestankom

vprašanja za razbijanje ledu za majhne skupine

Send-Virtual-Meeting-Opomniki

Zakaj:

  • To pomaga povečati zavest in udeležence opomni, da se pripravijo.

Kaj vključiti:

  • Zahteva, da vsi preizkusijo tehnologijo srečanj.
  • Podrobnosti, opisane v prvotnem vabilu na sestanek.

4. korak: Opravite preglede pred sestankom

Naredite to: 15 minut pred virtualnim sestankom

Zakaj:

  • To je tako kot postavitev fizične sejne sobe pred prihodom udeležencev. Želite biti pripravljeni na začetek, takoj ko prispe vaš prvi udeleženec.

Kako:

  • Prijavite se na sestanek s kolegi gostitelji in moderatorji.
  • Preverite mikrofon in zvočnike.
  • Preverite nastavitve sestanka, vključno z vsemi nastavitvami udeležencev (izklop zvoka / izklop kamere), ki jih želite imeti na voljo.
  • Zaženite čakalnico, če vaša tehnologija to omogoča. (Če se kdo nekaj minut prej prijavi, to ne bo problem)
  • Še zadnjič preglejte potek srečanja in načrt potovanja.

5. korak: Začnite svoj virtualni sestanek v slogu

Naredite to: Na začetku vašega virtualnega sestanka

Začnite svoj virtualni sestanek v slogu

Zakaj :

Kako :

  • Pokličite, da boste imeli priložnost, da se vsi nasmehnete in pozdravite.
  • Dostavite ledolomec, ki ste ga izbrali v 1. koraku.

Dodatne ideje :

  • Predvajajte nekaj glasbe
  • Zaigrajte kakšne malenkosti
  • Udeležite se ankete ali kviza
  • Pripravite si virtualno plesno zabavo
  • Delite smešen videoposnetek, da se bodo vsi smejali

6. korak: Bodite najboljši gostitelj virtualnih sestankov doslej

Naredite to: med navideznim sestankom

Najboljši-virtualni-gostitelj srečanja

Zakaj :

  • Gostovanje resnično naredi ali prekine virtualna srečanja. Gostitelj nastavi hitrost in ton in lahko vpliva na stopnjo zavzetosti, tako da ljudje govorijo, namesto da bi gledali v svoje telefone.

Kako :

  • Držite se poteka sestanka in načrta. Zakaj? Zaradi tega se vaše srečanje počuti organizirano in namensko.

Uporabite te strategije / tehnike, da bodo vaši udeleženci čim bolj udobni :

  • Nasmehnite se.
  • Oblecite se kot za osebno srečanje.
  • Govorite počasneje, kot bi govorili osebno.
  • Izklop zvoka obvestil za vse druge aplikacije.
  • Osredotočite se samo na sestanek ves čas.
  • Govorite jasno in v mikrofon.
  • Podaljšajte premor po vsem, kar rečete, da boste imeli ljudem dovolj časa za tehtanje.
  • Vzpostavite 'očesni stik' s pogledom v fotoaparat.
  • Pogosto vprašajte, če ima kdo kakšno vprašanje ali dodatne misli. (Virtualni sestanki so včasih videti kot televizijske oddaje ali predstavitve. Vprašanja in pozivi ljudi opozarjajo, da so aktivni udeleženci in ne pasivni potrošniki.)
  • Vsakih 15 minut naredite skupinski selfi (samo sliko zaslona), da vzgojite pozornost in stik z očmi.
  • Govorite z rokami, da spodbudite udeležence, da vas pogledajo in vzpostavijo očesni stik.
  • Izogibajte se gledanju sebe. (Skrijte svoj pogled, če morate)
  • Prispevke govorcev potrdite s tihim prikimavanjem. (Ustni komentarji bodo upočasnili sestanek, vendar fizična potrditev udeležencem sporoči, da so bili slišani.)
  • Pokličite udeležence, ki niso imeli priložnosti povedati ničesar.
  • Če je vaše srečanje dolgo, si vzemite odmore.
  • Uporabite dodatne žledolome oz šale o ledolomcu pritegniti udeležence, ki ostanejo za svojimi mizami.

Želite več nasvetov? Poskusite vdreti v nekatere od teh tehnik deluje na kamero.

7. korak: Ne samo končajte svojega virtualnega sestanka - zaprite ga

Naredite to: Preden se odjavite z navideznega sestanka

Končaj svoj virtualni sestanek

Zakaj :

  • Navidezni formati nam omogočajo, da zapuščamo sestanke z enim samim klikom na gumb. Izogibajte se nuji, da pritisnete ta gumb in odskočite. Zaprite sestanek z namenom in nadzorom.

Kako :

  • Vprašajte, če ima kdo še kakšno misel za dodati.
  • Povzemite ključne točke.
  • Povzemite naslednje korake in pojasnite odgovorne stranke.
  • Povejte udeležencem, da boste kmalu poslali nadaljnje e-poštno sporočilo, da bodo vedeli, da ga morajo paziti.

8. korak: Takoj nadaljujte

Naredite to: Po zaključku vašega virtualnega sestanka

Nadaljevanje takoj

Zakaj :

  • Spremljanje vam takoj pomaga še naprej sodelovati medtem ko imajo udeleženci vaše srečanje v mislih sveže.

Kaj vključiti v nadaljnje e-poštno sporočilo :

  • Povzetek zapisnika sestanka .
  • Povzetek naslednjih korakov.
  • Ključni dosežek srečanja. (Če bo le malo sreče, se bo to ujemalo z vašim ključnim ciljem sestanka)
  • Snemanje. (če je primerno)
  • Povezava do ankete o zadovoljstvu ali preprosto zahteva, da vam direktno pošljemo povratne informacije. (Je bilo to srečanje koristno? Zakaj ali zakaj ne?)

Dodatni nadaljnji koraki :

  • Obrnite se na vse, ki so imeli težave s povezovanjem z dogodkom Domača pisarna .
  • Seveda bodo vključeni v vaše glavno e-poštno sporočilo, vendar je dodatno opravičilo lep pridih.

Oglejte si naš kontrolni seznam za virtualni sestanek v 8 korakih

Ljudje postavljajo tudi ta vprašanja o virtualnih srečanjih

V: Kakšne so prednosti navideznih srečanj?

V: Kako dolgo naj traja virtualno srečanje?

  • O: Navidezni sestanki naj trajajo največ eno uro. Svojo sejo razdelite na 15-minutne segmente in si vzemite odmore, da bodo udeleženci pod napetostjo. Bodite pripravljeni uporabiti svojo presojo. Če čutite, da je zaroka strmoglavila, bi bilo dolgoročno morda bolj produktivno, če bi sestanek predčasno končali.

V: Kako naredim virtualno srečanje interaktivno?

  • O: Virtualni sestanek naj bo interaktiven s skrbnim načrtovanjem vseh vidikov sestanka. To vključuje razumevanje tehnik gostovanja, ki ljudem omogočajo udobje, in opredelitev strategij sodelovanja, ki spodbujajo sodelovanje.

V: Kako naj vem, ali je bilo moje virtualno srečanje učinkovito?

  • O: Vprašajte, ali je bil vaš navidezni sestanek učinkovit, tako da v nadaljnjem e-poštnem sporočilu zaprosite za povratne informacije. Lahko tudi sprejmete korake, da bo vaše srečanje čim bolj učinkovito v procesu načrtovanja.

V: Kaj je prvi korak k izvedbi učinkovitega virtualnega sestanka?

V: Zakaj virtualni sestanki delujejo leta 2021?

  • O: Navidezni sestanki delujejo leta 2021, ker je naša potreba po oddaljenih sestankih večja kot kdaj koli prej, tehnologija sestankov je boljša kot kdaj koli prej in naše znanje o tem, kaj naredi virtualna srečanja uspešna, vsak dan raste.

V: Kaj moram za začetek virtualnega sestanka?

  • O: Če želite začeti navidezno srečanje, potrebujete predstavljiv delovni prostor, prenosni ali namizni računalnik, zanesljivo internetno povezavo, programsko opremo za navidezna srečanja, udeležence sestankov in dobro vprašanje o ledolomcu, da začnete stvari. Poiščite druge korake za načrtovanje virtualnih sestankov.

V: Ali obstajajo načini za izboljšanje sodelovanja na daljavo na mojem virtualnem sestanku?

  • O: Izboljšajte sodelovanje na daljavo na svojem virtualnem sestanku tako, da se premikate, uporabljate vprašanja o ledolomu, delite načrt in cilje sestanka ter skrbno moderirate svoj sestanek, da zagotovite, da vsi sodelujejo.

V: Kaj je namen virtualnega sestanka?

  • O: Namen navideznega sestanka je digitalno združiti ljudi, da bi razpravljali o pomembnih vprašanjih, dosegli kritične cilje ali vzpostavili in ohranili zdrave pisarniške odnose.

V: Kako naj začnem svoj virtualni sestanek?

  • O: Navidezni sestanek bi morali začeti tako, da se preizkusite in predstavite kratko vprašanje o ledolomcu. Ugotovite, kako načrtovati, organizirati in končati virtualno srečanje.

V: Kako naj zaključim svoje virtualno srečanje?

  • O: Končajte svoje virtualno srečanje z zbiranjem zadnjih misli in povzetkom ključnih točk ter nadaljnjih korakov. Prav tako bi morali takoj po sestanku poslati nadaljnje e-sporočilo. Poiščite več nasvetov za načrtovanje virtualnih sestankov od začetka do konca.

Smo kaj zamudili? Sporočite nam v komentarjih!