Dokončni vodnik projektnega vodnika za vodenje oddaljene skupine

Dokončni vodja projekta

Kot vodja projekta imate lahko razmerje ljubezni in sovraštva s prilagodljivimi delovnimi ureditvami.



Čeprav vam navidezna ekipa lahko pomaga privabiti in obdržati vrhunske talente od koder koli na svetu, upravljanje oddaljenih zaposlenih pogosto doda veliko zapletenost projektom in zahteva, da PM zaposlujejo nove tehnike , orodja in mehke veščine za premagovanje izzivov.

Tu je nekaj glavnih izzivov, s katerimi se lahko srečate pri vodenju oddaljene ekipe, in kaj lahko storite, da jih premagate.

Kazalo



1) Učinkovito komunicirajte brez osebnih interakcij

Komunicirajte - učinkovito vodite oddaljeno skupino

Večina oddaljenih delavcev se zanaša na pisna sporočila, kot so e-pošta in besedilna sporočila. Vendar to lahko privede do nesporazuma, ker ne dovoljujejo besednih in neverbalnih znakov, kot so ton in pregib ali izraz obraza in govorica telesa, da sporočajo nianse v sporočilih.

Vodje projektov naj spodbujajo in olajšajo videokonference med člani ekipe . Obstajajo številne platforme za video konference ki jih je enostavno nastaviti in ponujajo funkcije, kot so HD video, skupna raba zaslona in snemanje. Poskrbite, da imajo člani ekipe dostop do platforme za videokonference in poskrbijo za potrebno usposabljanje, da lahko vsi učinkovito uporabljajo tehnologijo.

Eden najpomembnejših sestavnih delov komunikacije z oddaljenimi skupinami so individualni sestanki . Ti sestanki lahko vodjem dajo vpogled v to, kako dela vsak član ekipe, in napovejo težave, ki lahko postanejo večje težave.



Na individualnih sestankih poiščite napotke, da se zaposleni soočajo z izzivi, kot so zaostajanje pri nalogah ali izgorelost. Tu je nekaj načinov, kako zagotoviti, da so ti sestanki 1: 1 učinkoviti:

Namenite čas za sestanke 1: 1

Preveč sestankov je nadloga za poslovno skupnost, toda za vodjo projektov bi moralo biti na dnevnem redu zelo malo stvari, ki bi nadomestile upravljanje njihove ekipe. Če odpove ta sestanek, lahko upravitelj začuti, da v koledarju odpira čas za bolj perečo težavo. Pravzaprav je po mnenju Elizabeth Grace Saunders, trenerke za upravljanje s časom, ravno obratno.

Saunders je zapisal v a Članek s Harvard Business Review da 'obstaja nekaj očitnih težav, ki izhajajo iz odpovedi teh sestankov v zvezi z delom vaših neposrednih poročil. Če nimate predvidljivega urnika s seboj, lahko zaposlene pri nečem popravite, kar lahko povzroči nepotrebne nujne primere in zapravljanje napak pri popravljanju časa. Ali pa lahko privede do zmanjšanja produktivnosti, ker so zaposleni zmedeni in nejasni glede svojih prednostnih nalog in zato ne dosežejo veliko. '

'Če nimate predvidljivega urnika s seboj, lahko zaposlene pri nečem odpravite, kar lahko povzroči nepotrebne nujne primere in zapravljanje napak pri popravljanju časa.'

Predhodno nastavite pričakovanja za sestanek 1: 1

Na urniku ne imejte samo sestankov v razmerju 1: 1, ker jih morate plačati ali je to politika podjetja za upravitelje. Na teh sestankih lahko vzpostavite odnos z oddaljenimi člani ekipe, hkrati pa zagotovite dragocene smernice in povratne informacije.

Vzemite si čas, da pred sestankom določite dnevni red in prosite svoje zaposlene, naj storijo enako. Preden jim delite to agendo, tako da boste imeli jasna pričakovanja o tem, o čem bomo razpravljali.

Navedite jasne elemente ukrepov

Prav tako pomembni kot vzpostavljanje odnosov in pregled dela, Sestanki 1: 1 se morajo končati z akcijskimi točkami za vse vpletene . To zagotavlja, da vi in ​​vaši zaposleni iz vsakega od teh pogovorov izkoristite vrednost. Na primer, lahko ste pregledali eno najnovejših objav v spletnem dnevniku vašega pisatelja in lahko je v akciji zanjo, da s pomočjo tehnik, o katerih ste se z njimi pogovarjali, napiše novo vsebino.

Naslednji sestanki 1: 1 bi lahko vključevali pregled, kako so te tehnike uporabili v naslednjem delu.

Pomembno je tudi, da v komunikacijo s skupinami oddaljenih članov ekipe vključite svojo lastno ekipo. Na skupinskih sestankih spodbujajte člane ekipe, ki se nahajajo, da se vključijo v video klice, da bodo lahko vsi imeli enako izkušnjo in zaposleni na daljavo ne bodo zamudili neverbalnih namigov.

2) Sodelujte na različnih lokacijah in v časovnih pasovih

Sodelovanje na različnih lokacijah in v časovnih pasovih

Oddaljeni člani ekipe ne morejo preprosto stopiti do miz svojih kolegov komunicirati in sodelovati . Če želite učinkovito organizirati timsko delo na daljavo, morate določiti pričakovanja in ga uporabiti prava orodja .

Izvedite platforme za sodelovanje v oblaku za sprotno komunikacijo, skupno rabo datotek in še več. Te aplikacije vključujejo programsko opremo za upravljanje projektov (npr. Monday.com), poenoteno komunikacijsko platformo (npr. 8 × 8), aplikacijo za skupinsko sporočanje (npr. Slack) in orodje za skupno rabo datotek (npr. Dropbox).

Te platforme vam omogočajo, da imate vse na enem mestu, da se izognete napačnim komunikacijam. Člani ekipe se lahko prijavijo kadar koli in od koder koli, da dohitijo vse pogovore, da zmanjšajo napake in zamude.

Prav tako cilj prekrivanja urnika tako lahko člani ekipe iz različnih časovnih pasov vzpostavijo komunikacije v realnem času (npr. video ali glasovne klice), ne da bi kdo zahteval nenavadne ure. Dokumentirajte časovne pasove in delovni čas zaposlenih, nato za učinkovit razpored označite prekrivajoče se časovne reže na koledarjih v skupni rabi. Na primer, svoj sedež lahko v EST in imate oddaljene člane ekipe, ki se razprostirajo med zahodno obalo in Evropo. Ob 10. uri po EST bi lahko bil pravi čas, da srečanje ni prezgodaj ali prepozno za kogar koli.

3) Ustvarite natančno določene poteke dela

Ustvari-Potek dela-Upravljanje projektov

Montažna linija mi pride na misel, ko pomislim na ustvarjanje delovnih tokov. Potek dela mora biti enostaven za ponovljive postopke, ki izžarevajo izjemne izdelke ali zagotavljajo neverjetne izkušnje strank. Ti poteki dela ustvarjajo jasno strukturo dela, pri katerem sodelujejo oddaljene ekipe in so življenjska sila vsake uspešne ekipe.

Potek dela lahko ustvarite za nalogo ali nabor nalog, ki se dokončajo do končnega cilja . Na primer, vaša celotna strategija vsebine bi morala imeti jasno opredeljene delovne tokove od zamisli vsebine do pisanja, objavljanja in končno promocije. Vsak korak v splošni strategiji lahko zahteva prispevek več članov ekipe. Potencialni potek dela bi lahko bil videti tako:

  • Skupina za trženje izvaja raziskave o temah, ki bodo odmevale pri njihovi ciljni osebnosti.
  • Te teme pregleda in odobri vodstvo.
  • Pisateljska ekipa izdela vsebino.
  • To vsebino tržna skupina pregleda za kakršne koli spremembe.
  • Skupina za pisanje izvede vse zahtevane spremembe.
  • Vsebino odobri marketinška skupina.
  • Pisateljska ekipa vsebino objavi.
  • Skupina za trženje promovira vsebino prek kanalov družabnih omrežij in e-pošte.

Ta postopek bi v preteklosti zahteval več e-poštnih sporočil, telefonskih klicev in sestankov. Danes tehnologija pomaga, da je vse organizirano in avtomatizirano z orodji, kot je monday.com in Panj . Te platforme za upravljanje projektov timom omogoča, da ustvarijo ponovljive delovne tokove za določene projekte, dodelijo naloge članom ekipe, ustvarijo roke in zagotoviti vodje projektov s popolno preglednostjo.

4) Svoje projekte zaposlite s pravimi člani ekipe

Svoje projekte zaposlite s pravimi člani ekipe

Največji dejavnik uspeha je zagotovo ekipa, a v oddaljenem okolju vsi ne delajo dobro. Zaposleni, ki dobro deluje v pisarniškem okolju, ni nujno tako učinkovit v oddaljeni ekipi.

Ko zaposlujete za projekt, se prepričajte, da imajo člani ekipe pravilno kombinacijo delovne etike, tehnične usposobljenosti in osebnih lastnosti za delo na daljavo. Pri iskanju oddaljenih članov ekipe morate upoštevati nekaj stvari:

Poiščite izvajalce

Izvajalci preprosto opravijo stvari. Ne glede na to, ali delajo z osamljenega otoka ali s postelje doma. Ti ljudje ne potrebujejo nobenega mikro-upravljanja ali dodelitve nalog, razen splošnega organizacijskega cilja in navodil o njihovi usmeritvi. Dodajanje izvajalcev bo povečati splošno produktivnost dela ekipe.

Izvajalce lahko opazite po tem, kako se odzovejo na nalogo. Recimo, da ste pravkar imeli sestanek vseh rok, kjer ste napovedali novo poslovno smer, ki jo bo podjetje začelo poslovati čez 60 dni. Izvajalec se bo takoj lotil dela in se z vodstvenimi ekipami obrnil z idejami, strategijami in vprašanji. Neizvajalci bodo svoj dan čakali na nove naloge, povezane z napovedjo.

Poiščite ljudi, ki jim lahko zaupate

Zaupanje je ključno pri oddaljeni delovni sili. Zaupati morate, da ljudje, ki delajo zunaj vaše pisarne, počnejo to, kar pravijo, da delajo. Seveda lahko nekatere od njih spremljate v delovnem izdelku, ki ga dobavijo, vendar ne veste, ali doma porabijo ure ali delajo pol dneva, da ustvarijo čim manj.

Za delo celotnega koncepta morate zaupati oddaljenim delavcem. Na drugi strani mora vodstvo izkazati zaupanje ljudem, ki jih zaposlijo. Vodstvo mora določiti jasna in natančno opredeljena pričakovanja za dela na daljavo in nato zaupati, da izpolnjujejo ta pričakovanja.

Poiščite ljudi, ki znajo pisati

Za razliko od pisarne s sedežem, kjer se informacije osebno delijo osebno, oddaljena delovna sila večino informacij deli prek pisne e-pošte in klepeta. Oddaljeni delavci, ki znajo razložiti stvari in zagotoviti pisna navodila, so nujni za komunikacijo v oddaljenih skupinah.

Poiščite ljudi, ki lahko delajo brez socialnega okolja

Nobenega dvoma ni, da so oddaljena delovna okolja manj socialna kot tista, ki se nahajajo na lokaciji. Ljudem v oddaljenih skupinah bi moralo biti prijetno delati v takem okolju - v njem celo uspevati. To ne pomeni, da bi morali biti vaši oddaljeni delavci popolnoma izključeni od ostale ekipe. Še vedno bi morali spodbujati druženje prek digitalnih prostorov za 'hladilnike vode', kot so skupni kanali Slack, virtualne zabave , in petkove videokonference vesele ure. To bo zagotovilo krepitev morale in kulture podjetja med oddaljenimi delavci.

Poiščite pomoč kadrovske službe, kot tudi viri za zaposlovanje , da prepozna zaposlene, ki so primerni za oddaljene vloge. Poiščite ljudi, ki so sami motivirani, imajo dobre ustne in pisne komunikacijske sposobnosti, se znajo sporazumevati s komunikacijskimi tehnologijami in imajo odlične veščine upravljanja s časom.

Ko najemate vlogo na daljavo, opravite osebne ali video razgovore, da ocenite medosebne sposobnosti kandidatov. Uporabite tudi spletne ocene za ovrednotiti njihovo stopnjo samomotivacije in druge lastnosti, zaradi katerih bodo postali učinkovit član vaše ekipe.

5) Razumevanje vaše tehnologije

Premagati izzive, povezane s tehnologijo

Od tistega prvega trenutka oddaljeni postopek vkrcanja , močan vodja projektov mora spoznati, da vodenje učinkovite ekipe na daljavo pomeni zanašanje na tehnologijo, ki lahko občasno ustvari izzive. Čeprav vas bodo ti izzivi lahko preizkusili, vam bodo zagotovo pomagali postati boljši vodja oddaljene ekipe. Izločili smo nekaj ključnih področij, ki dolgoročno potrebujejo nekaj več pozornosti.

Zagotovite celovito vkrcanje

Ne glede na to, ali najamete novega člana na daljavo ali preusmerite trenutnega zaposlenega v navidezno skupino, bi morali vsi razumeti različne procese in pravilnike, povezane z delom na daljavo.

Dokumentirajte vse postopke in jih delite na centraliziranem mestu. Avtomatizirajte procese za racionalizacijo delovnih tokov, izogibanje ozkim grlom in zagotovite, da nič ne pade skozi razpoke. Vzpostavite komunikacijske smernice, da bodo člani ekipe razumeli, kako uporabljati prava orodja za različne namene in ustrezen odzivni čas.

Zagotovite celovito usposabljanje na različnih platformah za komunikacijo in sodelovanje, ki jih uporablja virtualna ekipa, in sproti obveščajte vse o najnovejših funkcijah za izboljšanje stroškovne učinkovitosti. Pomembno je, da vsi pogovori potekajo na centralizirani lokaciji, da se izognemo napačnim komunikacijam ali ponavljanju navodil.

Nenazadnje, ker se morajo člani ekipe na vaše sisteme povezati na daljavo z lastno opremo in omrežji, ne spreglejte pomena kibernetske varnosti, da lahko zaščitite občutljive podatke in podatke strank, da se izognete visokim stroškom kršitev podatkov. Tu je nekaj protokolov kibernetske varnosti, ki jih lahko vzpostavite z oddaljenimi skupinami:

Močno upravljanje z gesli

Zaradi šibkih gesel 30% okužb z odkupno programsko opremo samo v letu 2019. Veliko ljudi ponavlja gesla v številnih spletnih računih, ki jih uporabljajo iz poslovnih in osebnih razlogov. To ustvarja ogromno grožnjo kibernetske varnosti tako za posameznike kot za podjetja. Poleg tega le 12% ljudi izkorišča upravitelje gesel. Podjetja morajo vzpostaviti pravilnike o geslih, na primer zahtevati od članov ekipe uporabo upraviteljev gesel LastPass . Ti upravitelji gesel samodejno generirajo zelo težka gesla za vsak spletni račun in jih zaradi varnosti šifrirajo.

Sumljivo izogibanje spletnega mesta

Nobenega dvoma ni, da bo vaša oddaljena ekipa iskala internet po poslovnih in osebnih razlogih. To na koncu odpira njihove naprave potencialnim kibernetskim grožnjam zlonamernih spletnih mest. COVID-19 je odličen primer tega, ki ga trenutno uporabljamo na tisoče lažnih spletnih mest COVID-19 nenehno pojavljajo. Poleg tega, da bi vsi oddaljeni člani ekipe namestili orodja za kibernetsko varnost, kot je McAfee na svojih napravah bi se morali tudi izobraževati o odobrenih spletnih mestih, kjer lahko dobijo svoje posodobitve.

Varne povezave

Oddaljena ekipa se lahko pri delu na poslovnih nalogah poveže z internetom z nezaščitenih lokacij. To ustvarja ogromno kibernetsko grožnjo, saj hekerji zlahka prestrežejo informacije o teh končnih točkah. Prvič, vaš pravilnik mora biti, da vsi oddaljeni delavci dostopajo do interneta samo z varne točke povezave. Drugič, zagotovite vse oddaljeni člani ekipe z rešitvijo VPN ki jih morajo uporabljati pri vsakem povezovanju z internetom v poslovne namene.

Vkrcanje je ključni korak pri pridobivanju novih oddaljenih članov ekipe, ki se hitro prilagodijo vašim orodjem, delovnim procesom in varnostnim protokolom. Temeljito vkrcanje na začetku, ko se bodo pridružili ekipi, bo povzročilo manj preglavic po cesti.

Zaključek

Vodenje oddaljene ekipe je včasih lahko zahtevno. Kljub temu pa lahko s pravimi strategijami in tehnologijami dostopate do najboljših talentov in izkoristite številne prednosti uporabe oddaljene delovne sile, tako da svoji ekipi omogočite nemoteno sodelovanje in ohranite svoje projekte pravočasno in v skladu s proračunom.