Izvršni in upravni asistent: Kakšna je razlika?

Izvršni pomočniki in upravni pomočniki

V čem se izvršni asistent razlikuje od upravnega? Kdor dešifrira med tema dvema položajema, se bo morda zmedel.



Odgovornosti izvršnih pomočnikov in upravnih pomočnikov se pri enem podjetju lahko prekrivajo, pri drugem pa se močno razlikujejo. Ljudje lahko oba naslova v nekaterih poklicih uporabljata zamenljivo, druga področja pa predvidevajo, da bodo izvršni in upravni asistenti v popolnoma različnih ekipah.

Tu smo, da zapolnimo vrzel v znanju, ki je vedno prisotna, ko se sprašujete, Izvršni asistent in administrativni asistent: Ali obstaja razlika? Zbrali smo informacije, ki olajšajo primerjavo in kontrast obeh položajev. Tukaj je vse kdorkoli začetek na upravnem področju mora vedeti, ali ste izvršni ali upravni pomočnik.

(- Pridružite se eni od naših zasebnih FB skupin izključno za izvršne in upravne pomočnike. To je skupnostza povezovanje, sodelovanje in izmenjavo nasvetov, kako premagati širok spekter izzivov, s katerimi se soočate v svoji vlogi.)



Ključne razlike: izvršni asistent in administrativni asistent

Izvršni pomočniki in upravni pomočniki: ključne razlike

Izvršni in administrativni asistenti si delijo veliko odgovornosti, temeljnih veščin in idealnih lastnosti. Ker se te vloge razlikujejo od podjetja do podjetja, je težko določiti posebne razlike, ki bi veljale za vsak EA in vsak AA.

Obe vlogi skrbita, da njihova podjetja delujejo čim bolj učinkovito. Ključna razlika je v osredotočenosti vsakega položaja.



  • Administrativni pomočniki se pogosto osredotočajo na celotne oddelke ali procese.
  • Izvršni pomočniki se pogosto osredotočajo na določene ljudi in položaje.

Tu je nekaj primerov, kako bi lahko bila ta ključna razlika videti v praksi:

  • Upravljanje koledarja konferenčne sobe (AA) v primerjavi s koledarjem potovanj samo enega izvršnega direktorja (EA)
  • Odziv na e-poštna sporočila, poslana na račun podjetja (AA), in usmerjanje korespondence za določeno osebo (EA)
  • Zabava vseh strank in obiskovalcev, ki se prijavijo na recepciji (AA), v primerjavi s tem, da ključnega kupca odpeljete na kosilo, preden se sestanejo z direktorjem (EA)

Izvršni asistent v primerjavi z administrativnim asistentom: Opisi delovnih mest

Izvršni in administrativni asistent

Izvršni asistent

Na splošno izvršni asistent podpira izvršnega direktorja ali skupino vodstvenih delavcev. Posebne odgovornosti izvršnega asistenta se razlikujejo od podjetja do podjetja in od izvršnega direktorja do izvršnega direktorja. Večina EA rešuje probleme, oblikuje poslovne strategije, upravlja projekte, načrtuje dogodke, vodi komunikacije in še veliko več. Večina izvršnih pomočnikov opravlja različne upravne naloge - na primer koledar in poslovna potovanja načrtovanje — Hkrati pa se lotevajo tudi projektov podjetij, ki jih vodijo naloge

Odgovornosti izvršnega asistenta vključujejo:

  • Ravnanje s plačilnimi listami
  • Načrtovanje izboljšav oblikovanja in postavitve pisarne
  • Vkrcanje in izkrcanje novih zaposlenih
  • Upravljanje operativnih nalog, vključno z ravnanjem s pogodbami za nagrajevanje zaposlenih, parkiranjem in vzdrževanjem zgradb
  • Neposredna pomoč direktorjem
  • Obravnavanje težav in posodobitev, povezanih s tehnologijo in pisarniško opremo
  • Načrtovanje dogodkov
  • Usklajevanje potovanja
  • Razporejanje in upravljanje koledarjev
  • Ustvarjanje poročil

Vzorec opisa delovnega mesta pomočnika izvršnega direktorja

ZipRecruiter ponuja koristen vzorec opisa delovnega mesta izvršnega asistenta, ki navaja naslednje dolžnosti in odgovornosti:

  • Odgovarjanje na telefonska vprašanja, usmerjanje klicev in zagotavljanje osnovnih informacij o podjetju
  • Udobno opravljanje pisarniških nalog, jemanje zapiskov, vzdrževanje datotek in organiziranje dokumentov. Fotokopiranje, faksiranje, razvrščanje itd., Po potrebi.
  • Po potrebi uredi potovanja, nastanitve, načrte potovanj in vso korespondenco v zvezi z dogovori.
  • Načrtuje / organizira in izvaja prireditve, kot so sestanki, poslovna kosila ali večerje strank

Upravni pomočnik

Zaseden pomočnik izvršnega direktorja

Glede na Urad za statistiko dela , Upravni pomočniki (AA) “opravljajo rutinske administrativne in administrativne naloge. Organizirajo datoteke, pripravljajo dokumente, načrtujejo sestanke in podpirajo drugo osebje. «

Mnogi izkušeni Administrativni pomočniki ponujajo bogatejše povzetke , ki pojasnjuje, da administrativni pomočniki naredijo skoraj vse in vse, kar je potrebno za lažje poslovanje podjetij.

Naloge upravnega asistenta vključujejo:

  • Upravljanje pisarniške komunikacije
  • Ravnanje s tehnologijo in pisarniško opremo
  • Načrtovanje dogodkov
  • Usklajevanje potovanja
  • Razporejanje in upravljanje koledarjev
  • Vzdrževanje seznamov stikov
  • Ohranjanje pisarni arhivski sistem v redu
  • Pozdrav obiskovalcem
  • Ustvarjanje računov
  • Sledenje in naročanje pisarniškega materiala
  • Zagotavljanje zdravja pisarniška prigrizek in druge ugodnosti

Vzorec opisa delovnega mesta asistenta za skrbnike

Vzorec opisa delovnega mesta upravnega asistenta Izvedljivo vsebuje naslednje delovno sporočilo:

»Iščemo odgovornega upravnega asistenta za izvajanje različnih administrativnih in pisarniških nalog. Naloge upravnega asistenta vključujejo zagotavljanje podpore našim vodjem in zaposlenim, pomoč pri dnevnih pisarniških potrebah in upravljanje splošnih upravnih dejavnosti našega podjetja. '

Izvršni asistent v primerjavi z administrativnim asistentom: Bistvene spretnosti

Spretnosti asistenta

Izvršni pomočniki se odlikujejo, če imajo naslednje temeljne veščine :

  • Iznajdljivost razviti rešitve in alternative v časovno občutljivih in visokotlačnih situacijah.
  • Sposobnost ostanite mirni pod pritiskom za učinkovito služenje direktorjev in reševanje problemov.
  • Tehnična pamet da bi lahko uporabili vse orodja trgovine izboljšati in okrepiti procese.
  • Razmišljanje velike slike voditeljem zagotoviti strateške smernice.
  • Prednostno razvrščanje opraviti resnično pomembne stvari.
  • Diskretnost biti zaupanja vreden vir in varuh zaupnih informacij. Šefi morajo biti sposobni zaupati izvršnim asistentom, da bodo previdno, razumljivo in skrbno ravnali z občutljivimi informacijami.
  • Organizacijske sposobnosti slediti fizičnim predmetom in projektom, hkrati pa povečati produktivnost.
  • Večopravilnost strateško dokončati pomembne naloge, hkrati pa uravnotežiti majhne naloge.
  • Predvidevanje odkriti težave in priložnosti v situacijah in odnosih.
  • Čustvena inteligenca interpretirati in delovati na čustva pri sebi in drugih.
  • Komunikacijske sposobnosti za učinkovito posredovanje sporočil različnim občinstvom v različnih oblikah.
  • Hitrost in odločnost pravilno premikati v situacijah pod visokim pritiskom.
  • TO debela koža in smisel za humor ostati razumen in ohraniti pozitiven odnos ne glede na to, kaj se zgodi.
  • Moštvo pri mreženju graditi ugodnoin izpolnjevanje povezav.
  • Pogajalske spretnosti da se zgodi nemogoče.
  • Analitične spretnosti za obveščanje o ključnih poslovnih odločitvah.

Administrativni pomočniki se odlikujejo, če imajo naslednje temeljne veščine :

  • Kreativno reševanje problemov. Sposobnost kreativnega reševanja problemov spremeni administrativne pomočnike v neprecenljivo bogastvo. Chelsea Hnat, izvršna asistentka izvršne direktorice za napredovanje žensk, pravi o asistentkah, ki lahko rešujejo probleme: 'Bolj ko so sposobne učinkovito odpraviti težave, bolj dragocene postajajo na svojem položaju, ker se vse premika gladko.'
  • Ustrezen bonton za učinkovito in spoštljivo komuniciranje z notranjimi in zunanjimi deležniki.
  • Čustvena inteligenca interpretirati in delovati na čustva pri sebi in drugih.
  • Predvidljivost in predvidevanje prepoznati in rešiti morebitne težave, preden se prebijejo v polnopravne katastrofe.
  • Večopravilnost izločiti najrazličnejša moška opravila, ne da bi karkoli padlo skozi razpoke.
  • Prilagodljivost spremeniti naloge (in miselne poglede) na trenutek.
  • Organizacijske sposobnosti slediti fizičnim predmetom in projektom, hkrati pa povečati produktivnost.
  • Storitveno naravnan odnos. Valerie Gomez, administrativna asistentka pri ADP, pravi , ' To je zelo pomembno. Izvršni ali administrativni pomočnik RockstarA ŽELI služiti svojemu vodji - ne glede na to, ali je naloga velika ali majhna. Močan skrbnik ve, da bo s pomočjo svojih šefov dosegel svoje. '
  • Iznajdljivost razviti rešitve in alternative v časovno občutljivih in visokotlačnih situacijah.
  • Grit ohraniti umirjenost, ko gre kaj narobe.
  • Komunikacijske sposobnosti za učinkovito posredovanje sporočil različnim občinstvom v različnih oblikah.
  • Tehnična pamet da bi lahko uporabili vsa orodja trgovine za izboljšanje in okrepitev procesov.
  • Razmišljanje velike slike zagotoviti strateške smernice.
  • Pozornost do podrobnosti da zagotovite, da skozi razpoke ne pade nič.
  • Prednostno razvrščanje opraviti resnično pomembne stvari.

Izvršni asistent v primerjavi z administrativnim asistentom: Karierne poti

Karierne poti asistenta

Tako izvršilni kot upravni asistenti imajo prožne poklicne poti. Oba položaja ambicioznim delavcem ponujata dovolj prostora, da si ustvarijo svoje priložnosti in utrejo poklicne poti na podlagi ciljev in interesov.

Karierne poti izvršnega asistenta

Kot izvršni asistent so vaše možne poklicne poti omejene samo na vaše ambicije. Izvršni pomočniki sodelujejo z vsemi in vsemi v svojih podjetjih, zato imajo veliko priložnosti za spoznavanje ljudi, spoznavanje različnih položajev in pridobivanje različnih veščin, ko pomagajo skupinam v celotnem podjetju.

Strokovnjaki priporočajo izoliranje položajev, ki bi jih morda želeli raziskati v vašem podjetju. Na ta način lahko poudarite, če želite izvedeti čim več o njih, ko ste v vlogi izvršnega asistenta.

Položaj izvršnega asistenta je lahko obetaven začetek in srečni konec obetavne kariere. Veliko EA se odloči, da ostane in raste na svojih položajih. Ker EA podpirajo vodstvo podjetja, lahko prevzamejo vedno več odgovornosti, ko gradijo nove veščine. V bistvu za pomočnika izvršnega direktorja ni slepe ulice; vedno je treba kaj več narediti in se naučiti.

Številni izvršni pomočniki celo sami prerastejo v izvršne direktorje. Po letih, ki delajo skupaj z vodstvom podjetja, so izvršni pomočniki pripravljeni zapolniti vodstvene položaje. Včasih se izvršni pomočniki povzpnejo vse do vrha kot podpredsedniki in drugimi voditelji na visoki ravni.

Karierna pot upravnega asistenta

Tako kot izvršni pomočniki imajo tudi upravni pomočniki veliko prostora za oblikovanje svojih poklicnih poti za dosego njihovih ciljev. Ko AA opravljajo različne naloge, lahko zlahka ugotovijo, kaj jim je všeč. AA-ji bodo imeli priložnost raziskati vloge v svojih trenutnih podjetjih in odkriti, katere vloge so na voljo v celotni panogi, ko se povežejo in sodelujejo z zunanjimi zainteresiranimi stranmi.

Administrativni pomočniki lahko tudi ostanejo v svojih vlogah in razširijo svoje odgovornosti in obseg, da se ujemajo z njihovimi naraščajočimi nabori spretnosti. AA lahko od dela samo z enim oddelkom preidejo na administrativne vloge, ki služijo celotnemu podjetju. Lahko se celo premaknejo v vloge pomočnika izvršnega direktorja, kjer bodo služili enemu izvršnemu direktorju.

Tako kot karierne poti izvršnega asistenta so tudi karierne možnosti za administrativne asistente neskončne. AA lahko pridobijo izkušnje in se nato specializirajo, razširijo svoje trenutne vloge ali usmerjajo svojo upravno moč, da služijo določenim ljudem ali delovnim mestom.

(- Pridružite se eni od naših zasebnih FB skupin izključno za izvršne in upravne pomočnike. To je skupnostza povezovanje, sodelovanje in izmenjavo nasvetov, kako premagati širok spekter izzivov, s katerimi se soočate v svoji vlogi.)