Kako postati izvršni asistent z ničelnimi izkušnjami

Kariera izvršnega asistenta

Torej želite postati izvršni asistent (EA), vendar nimate neposrednih izkušenj ...

Ne skrbite - obstajajo načini, da postanete pomočnik izvršnega direktorja, tudi če ste nov iz šole ali če želite spremeniti veliko poklicno pot. Tukaj je vse, kar morate vedeti o vdoru v vlogo izvršnega asistenta.



Eno izmed naših najljubših orodij za EA je trenutno programska oprema za produktivnost monday.com . Preizkusite brezplačno preskusno obdobje in preverite, kaj mislite!

Izvršni pomočnik razlagalca

Povzetek vloge

Po našem Stanje poročila izvršnega asistenta ,'Povprečni izvršni asistent mora biti strokovnjak za reševanje problemov, mojster organizacije, zaupanja vreden zaupnik in strateški svetovalec - vse skupaj.'



spoznavanje vaših dejavnosti

Izvršni pomočniki nosijo veliko klobukov

Z drugimi besedami, izvršni pomočniki nosijo veliko klobukov in posledično tudi njihuživajte v najbolj raznoliki, razburljivi in ​​zahtevni karieri, ki je na voljo v sodobni delovni sili. Študenti in strokovnjaki iz različnih okolij ter z različnimi znanji in interesi se zgrinjajo na položaje izvršnega asistenta.

Med službovanjem v vlogi EA ima vsak motiviran strokovnjak priložnost, da v zakulisju vodi podjetja in pisarniške posle. Izvršni asistent sprejema ključne odločitve, ima velik glas pri pisarniškem poslovanju in politiki in pogosto že leta prispeva k strateški usmeritvi podjetja.



Posebne odgovornosti

Katere stvari torej izvršni pomočniki naredijo, da seštejejo zgornji povzetek? Tu je nekaj, a zagotovo ne vseh nalog tipičnega izvršnega asistenta:

  • Koledar
  • Načrtovanje
  • Organiziranje
  • Odpravljanje težav z IT
  • Zagotavljanje strateškega svetovanja
  • Upravljanje ugodnosti
  • Izvajanje postopkov
  • Upravljanje plačilnih listov
  • Oblikovanje postavitve pisarn
  • Vkrcavanje / izkrcanje
  • Ravnanje s komunikacijami
  • Usklajevanje potovanja
  • Načrtovanje dogodkov

Ključne spretnosti

Večina pomočnikov ima nekaj, če ne celo vse Ključne spretnosti :

  • Izkoriščena iznajdljivost za nemogoče
  • Sposobnost ostati mirna pod pritiskom in obvladovati vse, kar pride zraven
  • Tehnično znanje za odpravljanje težav z IT in iskanje rešitev
  • Razmišljanje velike slike, da postanete zaupanja vredni zaupniki in svetovalci za vodstvo
  • Neusmiljeno določanje prednostnih nalog za izvedbo pomembnih stvari
  • Železna diskretnost pri ravnanju z občutljivimi informacijami
  • Brezhibna organizacija za vzdrževanje opredmetenih predmetov (zaloge itd.) In delovnih procesov v dobrem stanju
  • Sposobnost strateškega večopravilnega opravljanja pomembnih stvari
  • Nadnaravno pričakovanje, da bomo ukrepali pri vprašanjih, preden bodo postale popolne težave
  • Čustvena inteligenca za učinkovito sodelovanje z drugimi
  • Komunikacija na strokovni ravni, ki bo v vseh situacijah prenesla ključne točke
  • Hitrost in odločnost, da naredite pravo stvar ob pravem času
  • Smisel za humor, ki stvari vedno postavi v perspektivo
  • Sposobnost mreženja za izgradnjo in vzdrževanje močne podporne skupine
  • Pogajalske spretnosti, da se stvari zgodijo kot po čarovniji
  • Analitične sposobnosti za sprejemanje odločitev v vseh situacijah

Plača

Glede na Urad za delo ZDA za statistiko dela , Izvršni pomočniki zaslužijo plačo na uro 57.410 USD (povprečno).

Izvršni pomočniki delajo dolge ure

Ure

Po navedbah večina poročil , Izvršni pomočniki delajo dolge in pogosto čudne ure. Ti položaji niso nujno opremljeni z miselnostjo ure in ure. Izvršni pomočniki morajo biti pripravljeni in pripravljeni stopiti na položaj, kadar koli zahteva služba.

Kako postati izvršni pomočnik, ko ste novi na terenu ali zamenjate vlogo

Nadobudni izvršni pomočniki z malo predhodnimi izkušnjami lahko najdejo veliko načinov za razvijanje veščin, ki jih potrebujejo za uspeh, ne glede na to, ali začenjajo iz nič ali poskušajo izkoristiti izkušnje s prejšnjih položajev.

vaje, ki jih lahko izvajam za pisalno mizo

Na splošno ambiciozni EA lahko svojo kariero začnejo z utelešenjem storitveno usmerjene miselnosti ves čas. To vključuje:

  • Spoznavanje najboljših praks in najboljših virov s prijavo na glasilo, kot je Asist , ki vsak teden prinaša nove uporabne informacije in vpoglede.
  • Nenehno iščete priložnosti za pomoč in se brez zadržkov vključite
  • Vedno sprašujte procese in sprašujte, kako bi jih lahko izboljšali
  • Hitro in koristno odzivanje na vsako zahtevo
  • Povezovanje z nikomer in vsakim tako, da sodelavce vprašate, kaj delajo v podjetju, v katerem oddelku delajo, kakšne karierne cilje imajo in še več

Zdaj pa pojdimo na bolj specifične predmete za upanje EA. Nadobudni izvršni pomočniki lahko raziskujejo različne mreženje , usposabljanje in razvojne priložnosti, kjer lahko hitro zgradijo vrsto spretnosti, za katere bi sicer potrebovali leta izkušenj na delovnem mestu. Tu je nekaj virov in idej za začetek!

Nadobudni izvršni pomočniki naj se javijo

Prostovoljno pridobite izkušnje

Strokovnjaki za iskanje zaposlitve pri ZipRecruiter za prosto izkušnjo priporočite prostovoljno delo. Številne organizacije, zlasti neprofitne, potrebujejo upravno pomoč organiziranih in motiviranih posameznikov. Priložnosti za prostovoljce lahko iščete na spletnih zbiralnikih, tudi VolunteerMatch , Catchafire , in Idealist .

Če je vaša kariera povsem nova ...

Poiščite priložnosti, ki vključujejo natančen seznam odgovornosti. Na ta način lahko izberete veščine na čim več ključnih področjih.

Če upate zamenjati vlogo ...

Poiščite priložnosti, ki zapolnijo nekaj vrzeli v vaših izkušnjah. Če ste na primer že mojster pri ustvarjanju predstavitev, vendar nimate izkušenj s koledarjem ali načrtovanjem službenih potovanj, poskusite poiskati prostovoljne priložnosti, kjer boste upravljali z urniki in potovalnimi načrti.

Spoznajte orodja in trike trgovine

Kot vsi drugi mojstri obrti tudi EA uporabljajo orodja in trike za izboljšanje svojega dela, več dela in olajšanje življenja. Več orodij in trikov, kot jih poznate, več jih boste imeli v svoji 'zbirki orodij', pripravljenih za uporabo, ko se bo pojavila potreba. Če se enostavno prijavite za nova orodja, nasvete in trike Asist , brezplačno tedensko glasilo, ki je posebej zasnovano za pomoč strokovnjakom za najboljše delo.

kako biti dober administrativni asistent

Če je vaša kariera povsem nova ...

Preizkusite nasvete in trike, o katerih ste prebrali, in začnite zabijati strategije, ki so za vas smiselne. Bolj ko raziskujete, hitreje boste postali strokovnjak.

Če upate zamenjati vlogo ...

Preberite Asist da se naučite, kako EA opravijo svoje najboljše delo, in si ustvarite svojo strategijo, kako postati najboljši EA kdaj, ko to delo pristanete.

Ponudite pomoč

Če ste v službi opazili koga, ki se v zadnjem času zdi le nekoliko preveč zaseden, potem vprašajte, ali mu lahko vzamete nekaj administrativnih nalog. Osebi ni treba biti izvršni direktor, da bi vam pomagal razviti veščine, potrebne za to, da postanete izvršni asistent.

Če je vaša kariera povsem nova ...

Najprej se lotite majhnih nalog. Osredotočite se na izpopolnjevanje ene naloge, preden se strinjate, da se boste lotili česar koli drugega. Tako boste nalogo lahko obvladali brez stresa, da bi poleg drugih obveznosti prevzeli preveč. Ko boste pomagali pri majhnih nalogah, boste izvedeli tudi, kako dolgo traja posamezna naloga, in boste pripravljeni določiti, koliko dodatnega dela lahko razumno prevzamete.

Če upate zamenjati vlogo ...

Poskusite ponuditi pomoč na ključnih strateških področjih, ki vas najbolj zanimajo. Če se želite osredotočiti na strategije poslovnega razvoja, raziščite, kako bi lahko pomagali na teh področjih. Razmislite o ponudbi pomoči, ki resnično olajša življenje. Med strateškimi sestanki morda ne boste mogli prispevati prelomnih idej, lahko pa se prostovoljno prijavite (in razširite) zapisnik sestanka . Tako boste navzoči in pozorni na vsakem sestanku ter pridobite znanje, ki ga potrebujete, da prispete več idej.

Udeležite se tečajev

Pospešite svojo pot do oblikovanja veščin EA s tečaji usposabljanja. Tečaji vam omogočajo pridobivanje veščin, pogosto v kratkih korakih. Nekateri tečaji nudijo celo priročna potrdila, s katerimi lahko dejansko potrdite svoje znanje, če nimate neposredno povezanih delovnih izkušenj.

Če je vaša kariera povsem nova ...

virtualne ideje za zabave

Poiščite uvodne treninge, ki se osredotočajo na temeljne spretnosti, kot so spodnje možnosti.

Izredni sodelavec tehnične šole v dolini Chippewa (na spletu ali osebno) - izvršni asistent

Ta vrh Izbira usposabljanja za asistenta izvršnega direktorja je kot nalašč za vse, ki poskušajo prodreti na teren in pridobiti veliko ustreznih izkušenj z nadaljevanjem, da začnejo cvetočo kariero. Dvoletni tečaj študentom pomaga, da se preoblikujejo v zaokrožene EA, ki znajo upravljati urnike, olajšati projekte, podpirati poslovneže na visoki ravni, ustvarjati predstavitve in še veliko več.

Hawkeye Community College - spletni tečaji za asistenta AAS

Ta obsežen tečaj usposabljanja pomaga novim izvršnim asistentom, da izberejo spretnosti, za katere bi sicer bilo potrebno nekaj let dela, zato je ideja za vse, ki želijo pospešiti kariero. Poleg tega lahko dokazljivo znanje, ki ga tečaj nudi, študentom celo pomaga pri uvrstitvi na zaželena mesta. Program vključuje tečaje, kot so Uvod v posel, Uporabna matematika, Obračunavanje plač in Poslovna etika.

Če upate zamenjati vlogo ...

Poiščite osredotočene treninge, ki vam bodo pomagali izboljšati znanje na izoliranih območjih.

Tečaj izvršnega asistenta Eventrix

Ta priročen spletni tečaj študentom pomaga razviti številne mehke veščine, ki so potrebne za izstopanje izvršnih asistentov. Program je namenjen komunikaciji, upravljanju časa, etiketi, povezani s šefi, in celo nasvetom za začetek kariere EA.

Program certifikatov kritičnega mišljenja eCornell

Vsa delovna mesta zahtevajo spretnosti kritičnega mišljenja, vendar delovna mesta pomočnika izvršnega direktorja dvignejo zahteve na višjo raven. EA morajo nenehno uporabljati kritično razmišljanje za sprejemanje ključnih odločitev, učinkovito komuniciranje z vsemi, reševanje konfliktov, obvladovanje čustev drugih in še veliko več. Ta spletni tečaj bo vsem, ki imajo izkušnje v kateri koli karieri, pomagal zgraditi bistvene veščine kritičnega mišljenja, ki bodo v pomoč pri karieri EA.

Konferenca izvršnih asistentov

Udeležite se mrežnih dogodkov in konferenc

Spoznavanje ljudi s področja, na katerem želite delati, vas bo na več načinov pripravilo na novo kariero. Spoznali boste nove vire, spoznali ključne trende in vzpostavili povezave, ki vam bodo morda pomagale pri učenju novih veščin ali celo pri iskanju priložnosti, ki jih drugače ne bi vedeli.

Če je vaša kariera povsem nova ...

Izberite dogodke in konference, ki nudijo uvod v ključne spretnosti (in ključne ljudi), pomembne za to področje.

Bodite dvodnevne delavnice vrhunskih asistentov

Te delavnice na več lokacijah nudijo upam, začetnikom in izkušenim strokovnjakom za pomoč veliko informacij za začetek ali izboljšanje svoje kariere. Delavnice so na voljo na več lokacijah in na več datumov; Torej, čeprav so na voljo samo osebno, te delavnice ponujajo datume in lokacije, ki dobro delujejo za izvršne asistente po vsej državi.

Delavnice se osredotočajo na klasične veščine, ki jih najdemo pri zaokroženih pomočnikih, vključno s komunikacijskimi veščinami, organizacijskimi tehnikami, strategijami reševanja problemov in tehnikami upravljanja kariere. Poleg tega, ker ti dogodki privabljajo motivirane strokovnjake, ki želijo postati še boljši na svojem delovnem mestu, so kot nalašč za mreženje in združujejo EA na vseh ravneh, da se učijo drug od drugega.

Če upate zamenjati vlogo ...

Izberite dogodke in konference, ki vam bodo pomagali zaokrožiti vaše obstoječe sposobnosti in postati kvalificirani kandidat za katero koli delovno mesto izvršnega asistenta.

vprašanja za razbijanje ledu za odrasle

Forum za podporo vodstvu

Načrtovalci tega foruma za podporo več lokacij in več datumov govorijo o potencialu izvršnih pomočnikov: 'Verjamemo, da lahko izvršni pomočniki dosežejo veličino v svoji karieri.'

Forum združuje EA na vseh ravneh, da bi se med seboj pogovorili, ponudili podporo, se naučili novih veščin in še več.

(- Pripravite še več sh * t Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Ste že izvršni asistent? V spodnjih komentarjih nam povejte, kako ste začeli svojo kariero!