Kako si najboljši izvršni pomočniki postavljajo in dosegajo cilje

izvršni-pomočnik-postavljanje ciljev

Pogosto nas sprašujejo o postavljanju ciljev izvršnega asistenta, tako pri nas Skupnosti EA in s strani naših članov, in to je presenetljivo kontroverzna tema. Običajno pride na enega od dveh načinov.



Ali je -

Sem izvršni asistent. Bi moral začeti razmišljati o postavljanju ciljev zase? Ali postavitev ciljev sploh velja zame? Kako so sploh videti cilji izvršnih pomočnikov?

Ali ...



Pomoč! Šef me je pravkar prosil, naj si prvič zastavim cilje in nimam pojma, kje začeti. Kaj so cilji izvršnega pomočnika ?!

Odvisno od tega, koga vprašate, je postavitev ciljev za ocene učinka zelo pomembna, koristna vaja, vendar ne kritična ali ... popolna izguba časa.

Po tesnem sodelovanju s toliko izvršnimi pomočniki trdimo, da določanje ciljev za nekatere izvršne pomočnike ni le koristna naloga, pravzaprav je ključnega pomena za uspeh v vlogi.



(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Kot smo ugotovili v najnovejšem Stanje poročila izvršnega asistenta , vloga EA se je nenehno povečevala. Današnji izvršni pomočniki naj bi bili podaljšek vodstvenih delavcev, ki jih podpirajo. To pomeni, da mnogi poleg opravljanja administrativnih nalog, kot so koledar, rezervacija potovanj in organizacija dogodkov, nadzirajo funkcije, ki so bile v preteklosti kadrovska služba, finance ali operacije. Govorimo vključevanje novih zaposlenih , reševanje vprašanj IT, upravljanje ugodnosti , in celo režiranje pisarniške kulture. (Ugibamo, da se lahko s tem povežete.)

Verjetno bodo tudi izvršilni pomočniki ponujali strateške svetovalce na visoki ravni in našli nove načine za napredovanje poslovanja. To lahko pomeni izvajanje nova tehnologija ali postopki, ki zagotavljajo merljivo povečanje učinkovitosti ali vplivajo na bistvo podjetja.

Zato je postavitev ciljev tako pomembna. Da bi izpolnili ta povišana pričakovanja in opravljali nove funkcije, morajo izvršni pomočniki nenehno izpopolnjevati svoje znanje in znanje. Postavitev ciljev, zlasti z a ciljni delovni list , je popoln način, da si jasno določite cilje svojega izvršnega asistenta in poskrbite, da nenehno povečujete svoje sposobnosti in še naprej dodajate vrednost za svojega izvršnega direktorja in navsezadnje tudi za podjetje.

Postavljanje ciljev za izvršne pomočnike ima seveda svoje edinstvene izzive.

Liza Goldberg - ki moderira našo Skupnosti izvršnih asistentov in je nekdanja EA - razčleni tako:

liza-goldberg»Postavljanje ciljev je še posebej težko za pomočnike izvršnih delavcev, ker je veliko dela reaktivnega. Težko je načrtovati, ko ne veš natančno, na čem boš delal. Drugi težki del predstavlja nove cilje. Čeprav je delo dinamično, se včasih zdi, da vsak dan počnete iste stvari - razporejanje, načrtovanje dogodkov, organiziranje itd. «

Da bi nam pokazali pot, smo zaprosili tudi za pomoč našega izrednega pomočnika Valerie Gomez. Valerie je izkušena izvršna asistentka, ki je zasedla položaje upravnega in izvršnega asistenta v krajih, kot je APD v Teksasu, in je podpirala različne izvršne in kadrovske funkcije v velikih in majhnih podjetjih. Pred kratkim se je v svoji karieri spoprijela z izzivom postavljanja ciljev in tehta s svojimi vrhunskimi izkušnjami in izkušnjami.

Preden pa pridemo do posebnosti določanja ciljev izvršnega asistenta, si najprej oglejmo najboljše prakse pri določanju splošnih ciljev.

cilji in cilji pomočnika izvršnega direktorja

Najboljše prakse za določanje ciljev

postavljanje ciljev sam

Čas za pravi pogovor. Postavitev ciljev je težka. Vzemimo za primer novoletne zaobljube. Raziskave nam pove, da le 8% ljudi doseže svoje novoletne cilje - sicer 92% ljudi, ki jim jih postavijo, epsko propade. In to je približno 50% prebivalstva, ki jih je postavilo na prvo mesto.

Toda ne bodite malodušni. Neuspeh je skoraj vedno posledica ciljev, ki nimajo smisla, niso dosegljivi ali za katere ni v načrtu dejansko poskrbeti, da boste prišli tja.

In ker berete to objavo, se vam to NE BO zgodilo.

Ne glede na vaš položaj je na voljo peščica preizkušenih strategij določanja ciljev, ki bodo povečale vaše možnosti za uspeh.

NASVET: Uporaba učinkovite programske opreme, kot je monday.com vam bo pomagal pri upravljanju in uničenju ciljev na vizualno prijeten način! Mnogi EA-ji v naši Facebook skupini izvršnih asistentov to priporočajo kot svoj najljubši vir za produktivnost in določanje ciljev.

Ponedeljek Gif

1. Nastavite temo

Usmerite svoje cilje v eno smer z ustvarjanjem teme. Tema združuje vaše različne cilje in zagotavlja, da seštejejo v skladno celoto.

Vaša tema je lahko 'Boljši si', 'Čas je porabljen' ali 'Povezava'.

Tema 'Boljši si' bi lahko spodbudila cilje glede poklicnega razvoja ali zdravja - ali obojega. Podobno vam lahko čas, porabljen v času, pomagate postati učinkovitejši v službi, lahko pa vas navdihuje, da si privoščite kvaliteten družinski čas ali si rezervirate čas za prijateljstva ali zmenke.

2. Nastavite največ 5 ciljev…

Za doseganje vaših ciljev je ključno, da jih dosežete. To se začne s številom ciljev, ki ste si jih zastavili. Ne morete doseči 25 ciljev na visoki ravni - ali celo 10. Priporočamo, da začnete s 5. Če se osredotočite na le nekaj pomembnih ciljev, bo verjetnost uspeha drastično povečala.

3. ... Vsaj en cilj za vsako področje vašega življenja

določanje ciljev za izvršne pomočnike

Poklicni cilji so ogromna, a naša življenja niso lepo ločena v silose. Ko je naše osebno življenje, zdravje in celo duhovnost na dobrem mestu, se tudi mi postavimo za profesionalni uspeh. Res je tudi spodrsljaj - ko je naše zdravje in odnosi v težavah, je veliko težje biti uspešen v službi. Zato je pri postavljanju ciljev pomembno, da se ukvarjate ne le s svojim poklicnim življenjem.

Priporočamo, da začnete z naslednjim:

dejavnosti team buildinga za delo
  • Poklicni - cilji, ki povečujejo vaše sposobnosti ali vas usmerjajo k doseganju plačo ali naziv, ki ga želite
  • Odnosi - cilji glede ohranjanja povezanosti z družino in prijatelji ali izboljšanja (ali začenjanja) romantičnih odnosov
  • Zdravje - cilji, povezani s telesno pripravljenostjo, zdravjem, prehrano in duševnim zdravjem

Z uporabo svoje teme na vsakem od teh treh področij pripravite vsaj cilj. Morda boste želeli vključiti tudi duhovnost ali celo ustvarjalnost, če je to pomembno za vašo splošno izpolnitev.

Bistvo je, da kadar področje vašega življenja zunaj službe ni tam, kjer bi si želeli, to običajno vpliva tudi na vaše poklicno življenje. Poskrbite, da boste obravnavali vsa področja, ki so za vas pomembna pri vaših ciljih.

4. Vsakemu cilju priložite zakaj

Veliko bolj verjetno boste nadaljevali, če imate močne razloge, ki vas potiskajo naprej. Vprašajte se, zakaj je ta cilj za vas pomemben? Lahko je tako vzvišen, kot če bi radi živeli bolj izpolnjeno življenje ali naredili svojega prihodnjega sebe ponosnega, ali tako pragmatični kot zvišanje plače, da bi lahko potovali več. Ugotovite razloge, ki motivirajo vsak cilj, in si jih zapišite.

5. Prepričajte se, da so vaši cilji prepričljivi

Na koncu so ti cilji v vašo korist in ne za nikogar drugega. Če se ne boste navdušili, ko boste razmišljali o njih, ne boste ukrepali zanje.

Naredite pregled črevesja. Vprašajte, ali ti cilji želijo vstati uro prej ali se počutijo kot vlečenje? Se izogibate razmišljanju o svojih ciljih ali so ti vedno v mislih? Odgovori na ta vprašanja vam bodo pomagali pri odločitvi, ali so cilji dovolj močni.

6. Naj bodo vaši cilji specifični in merljivi ter priložite roke

Neuspeh ali uspeh bi moral biti očiten. Pravzaprav bi moralo biti vprašanje z da ali ne.

Tu je dober primer fitnes:

'Želim priti v formo,' ni dober cilj.

'V treh mesecih želim shujšati 10 kilogramov' ali 'Do junija želim preteči šestminutni kilometer', so boljši. Upoštevajte, da so ti cilji specifični, merljivi in ​​imajo časovni okvir. Ustvarijo jasno merilo uspešnosti in enostavno boste ugotovili, ali ste to oznako zadeli ali ne.

Prav tako 'Želim, da se v svoji službi izboljšam,' ni dober cilj. 'Želim si pridobiti strokovno spričevalo do konca leta' je boljše.

'Želim več omrežij.' Slabo.

'Vsak teden želim vzpostaviti eno novo poklicno povezavo za tretje četrtletje.' Zdaj se pogovarjava.

Razumeš idejo.

(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

7. Zapišite jih in naj bodo vidni

izvršni-pomočnik-postavljanje-ciljev-ciljev

Kratko zapišite svoje cilje (in svoje Zakaj) in jih imejte vidne. Življenje vas bo odvrnilo. Poskrbite, da so prisotni vaši cilji, da vas nenehno opominjajo.

Cilje zapišite na post-it in jih shranite na namizni monitor. Postavite jih na ogledalo doma. Posnemite posnetek zaslona in jih nastavite kot ozadje telefona. Kakor koli že, poskrbite, da bodo zahtevali vašo pozornost.

8. Za vsak naslednji cilj napišite naslednji korak

Zdaj, ko poznate svoje cilje, potrebujete pot do njih.

Prvi korak je vedno najtežji. Ugotovite, kaj je to, in se zavežite, da ga boste sprejeli. Začnite s prvim korakom in gradite od tam naprej.

9. Poiščite odgovornega partnerja

postavitev ciljev ekipe

Tako kot je večja verjetnost, da boste sledili, ko so vaši cilji prepričljivi, je tudi večja verjetnost, da boste sledili, ko boste imeli nekoga, ki bo odgovoren za vas.

Seznanite se z nekom in se prijavite vsaj enkrat na mesec. Razdelite svoje cilje na konkretne korake in sledite napredku v primerjavi z njimi

Praviloma vaš partner ne bi smel biti vaš izvršni direktor ... in morda ne vaš zakonec ali pomemben drug. Zaupanja vreden kolega ali prijatelj je boljša izbira. To bi moral biti vrstnik, ki mu zaupate, toda kdo ne bo slaščil stvari, ko potrebujete trdo ljubezen.

Nasveti za napredno določanje ciljev za izvršne pomočnike

izvršna-pomočnica-deklica-postavljanje-ciljev

To so torej osnove, a kot smo že omenili, je določanje ciljev izvršnega asistenta nekoliko drugačno. Obstaja nekaj edinstvenih izzivov, ki jih morate upoštevati.

Kateri so torej ti izzivi in ​​kako jih upoštevate?

Da bi odgovorili na ta vprašanja, smo prosili lastno strokovno pomočnico izvršne direktorice Valerie Gomez, da nas popelje skozi postopek pristopa k postavljanju ciljev. Tudi mi smo prisluhnili našemu Skupnost izvršnih sodelavcev Facebook za cilje, na katere se trenutno osredotočajo. Tukaj so povedali.

ledolomne igre za delovna srečanja

Izziv določanja ciljev izvršnega asistenta

Kaj so torej ti izzivi? Valerie to opisuje tako -

valerie-gomez»Noben dan ni enak. To, na čemer delate, se nenehno spreminja - skoraj iz minute v minuto. In včasih je treba le uresničiti magijo. '

Po njenem mnenju to pomeni, da bi morali izvršni pomočniki določiti 'cilje glede spretnosti in taktik za spopadanje z reaktivno naravo dela.'

Osredotočite se na nove spretnosti in znanja

Kot izvršni asistent je proaktivno pridobivanje novih veščin ključnega pomena za uspeh. Ključno je, da se osredotočimo na nekaj posebnih veščin in načine, kako jih pridobiti

Tu je nekaj primerov iz naše Skupnost izvršnih asistentov :

  • Shari: 'Na tečajih pisanja bom izpopolnjeval svoje sposobnosti pisanja in urejanja.'
  • Mariëtte: »Določitev ciljev za učenje upravljanja spletnih mest WordPress, upravljanja trženja po e-pošti (MailChimp, AWeber, Constant Contact itd.), Upravljanja trženja v družabnih omrežjih in grafičnega oblikovanja (z uporabo brezplačne programske opreme, kot je Canva in PicMonkey) '
  • Monika si je zastavila cilj, da 'opravi tečaj projektnega vodenja', da izboljša svojo sposobnost vodenja velikih nalog na pravi poti in napredovanja naprej. Takšne tečaje lahko obiskujete in celo pridobite certifikate na kolidžih lokalnih skupnosti.

Začnite z Opazovanje

Drug edinstven vidik vloge izvršnega asistenta je, da čeprav vedno v prvi vrsti podpirate potrebe izvršnega direktorja, se od vas vse bolj pričakuje, da dodate vrednost v širšem in bolj strateškem smislu. Preden to storite, morate ugotoviti priložnosti za izboljšave.

Valerie poudarja vlogo opazovanja -

»Pogosto iščem samo področja, na katerih bi se lahko izboljšali, kako lahko izboljšamo izkušnjo strank ali splošno izkušnjo gostov v pisarni. Tako določim številne svoje cilje. Tako na primer obstaja proces vkrcanja . Opazil sem, da obstaja nekaj očitnih možnosti za izboljšave - posebej za nove najemnike bi bili lahko bolj poenostavljeni z njihovimi izkušnjami, ko prvi dan hodijo v stavbo. Zato sem si zastavil cilj, da do določenega datuma predlagam določeno število izboljšav HR.

Opravite preverjanje kulturne temperature

postavitev ciljev ekipe

V številnih pisarnah so izvršni pomočniki zadolženi tudi za vzdrževanje pisarniške vzdušja ali kulture. Tudi tukaj vam lahko pomagajo določiti cilje, vendar če želite vedeti, katere cilje znova postaviti, je treba določiti kulturne potrebe ekipe. Po Valerijevih besedah ​​ni nadomestila za drgnjenje komolcev s sodelavci.

»Samo hodim po tleh in poskrbim, da preverjam temperaturo, kaj ljudje počnejo in kaj potrebujejo glede na vibracijo. Pogosteje vam bodo povedali, kdaj kaj potrebujejo, in na podlagi tega lahko razvijete cilje. '

Primer cilja

  • Vsaj enkrat na teden pojdite na kosilo ali kavo s članom ekipe iz drugega oddelka, da ocenite njihov občutek za kulturo podjetja. Konec meseca določite tri stvari, ki dobro delujejo, in tri področja za izboljšave (s predlaganimi rešitvami).

Upoštevajte tako osebne kot poslovne potrebe

Valerie nas tudi odlično opomni, zakaj naj se izvršni pomočniki osredotočijo tako na pot lastne kariere kot celotnega podjetja. Samo osredotočanje na lastno kariero je napačen korak, ki se mu je treba izogniti:

»Obstajajo ljudje, ki so samo osredotočeni na svojo vlogo. Mislijo si: 'V svoji vlogi moram uspeti' in to je to. Ampak, ne gre samo zame. Kot vidim, želim najti vsako priložnost, ki jo lahko izboljšamo v vsakem oddelku. Gre za spoznavanje predstojnikov oddelkov, da ne vidim le tega, kaj se moram naučiti zase, ampak tudi, kaj lahko storim, da pomagam podjetju izboljšati se kot celota. Resnično imam rad Dcbeacon kot celoto. Tu sem prišel delat, ker imam rad poslanstvo podjetja. Sem del tega poslanstva, zato si postavljam cilje, ki to odražajo. '

Izvršna asistentka Heather je v naši objavila odličen cilj, povezan s to idejo Facebook skupnost . Prizadevala si je »zapomniti si več organizacijske sheme podjetja. Vodim 3 izvršitelje (prodaja, trženje in inženiring). Do konca leta bi rad prepoznal vsakega člana ekipe. «

Primer cilja

  • Ugotovite tri potrebe ekipe, ki jih imate pod nadzorom. (Prigrizki v pisarni? Varnostni sistem za prijavo gostov? Boljši postopek za rezervacijo konferenčnih sob?)

Razviti vodstvene veščine

Včasih predpostavljamo, da so vodstvene sposobnosti rezervirane za menedžerje ali vodstvo na ravni C, vendar pa so vodstvene sposobnosti lahko ključ do uspeha tudi v vlogi izvršnega asistenta.

Ne verjamete?

V resnici obstajajo podobnosti z vlogo izvršnega asistenta in vloge katerega koli vodje ali vodje.

Vse se nanaša na servis. Najboljši voditelji ne samo dodeljujejo in prenašajo, temveč služijo drugim. Podpirajo jih tako, da odpravljajo ovire, artikulirajo vizijo in pomagajo vsem pri doseganju skupnega cilja. Voditelji morajo biti odlični komunikatorji, opazovalci in motivatorji. Morali bi biti sposobni takoj rešiti pereče probleme, hkrati pa razmišljati tudi o dolgoročni, veliki sliki.

Kar seveda zveni podobno kot najboljši izvršni asistent.

Ne glede na vašo poklicno pot, vodstvene sposobnosti so lahko zelo koristne in obstaja veliko možnosti, da vodite kot izvršni asistent.

Primeri ciljev

  • Članica skupnosti Sandra si je zastavila cilj 'Delati na razvoju mojih vodstvenih sposobnosti', medtem ko se je kolegica izvršna asistentka April Maroney odločila prebrati knjigo Governance as Leadership, da bi ji dala miselnost voditelja v svoji vlogi.

Poiščite mentorja ali se pridružite skupnosti (naši!)

Predlagamo, da poiščete mentorja ali se pridružite spletni skupnosti, kjer lahko množično iščete ideje, iščete nasvete v težkih situacijah ali preprosto poiščete podporo in spodbudo, ko jo potrebujete. Ugani kaj? Niti videti ni treba zelo dolgo, saj imamo danes dve mesti, kjer lahko danes najdete in se povežete s svojo novo družino EA:

  • Asist , tedensko glasilo po e-pošti, ponuja nasvete, trike in podporo za strokovnjake z izkušnjami, ki želijo več narediti pri profesionalnem in osebnem razvoju. Prijavite se še danes !
  • Država izvršnega asistenta , naša uspešna skupnost Facebook, je sanjsko središče EA za iskanje nasvetov, sodelovanje v živahnih razpravah in klepet z drugimi motiviranimi EA. Pridružite se tukaj .

Primer cilja

  • V tem četrtletju se udeležite treh strokovnih dogodkov ali konferenc za mreženje in se vsaj trikrat pogovorite, kar bo imelo za posledico e-poštno sporočilo ali telefonski klic.
  • Poiščite mentorja, čigar poklicno pot želim posnemati.

Obvladovanje stresa

prvič-pomočnik-postavljanje ciljev

Drugo ključno področje osredotočenosti je reševanje stresa. Služba je koristna, vendar ne pride brez poštenega deleža stresorjev. Zato si je Valerie zastavila cilje meditacije:

»Meditacija bo v veliko pomoč. Zastavil sem si cilj, da meditiram vsako jutro ob 8.30 in to mi je pomagalo, da postanem bolj umirjena in le ne vznemirjena. Dobro je, da se odmaknete od svojega dela, nekaj časa meditirate, samo da naredite korak in se sprostite. '

Primer cilja

  • Meditirajte vsak dan tri tedne (deset minut dvakrat na dan) z aplikacijo za meditacijo. Na koncu vsakega dne zabeležite raven stresa, da boste lahko spremljali napredek.

Upamo, da smo ugotovili, da je določanje ciljev izvršnega pomočnika ključni korak k sprostitvi vašega poklicnega potenciala.

vrhunska podjetja za zdravje in dobro počutje

Ste v preteklosti že poskušali postaviti cilje? Kaj je delovalo? Kaj ne?

Sporočite nam v komentarjih.