Kako ustvariti popolno politiko dela od doma za vaše podjetje v letu 2021 [s predlogo]

Slika glave WFH

V našem tehnološko podprtem, izjemno prilagodljivem sodobnem svetu dela, premišljeno premišljena politika dela od doma postaja nujna za napredna podjetja.



Oglejte si našo predlogo politike dela od doma tukaj

Kaj je v programu Wellness za delo od doma?

Dobrodošli v dobi dela na daljavo. Prenosni računalniki, pametni telefoni, aplikacije za sporočanje in WiFi povsod pomenijo, da lahko večina pisarniških delavcev opravlja svoje delo tako rekoč kjer koli. K temu dodajte še vedno večje pričakovanje zaposlenih, da bi morali biti sposobni opravljati svoje delo, kjer koli se nahajajo - v kavarni, med potovanjem v tuji državi ali iz udobnega kavča.

Pomembno je tudi vedeti, da tudi ko vstopamo v novo, bolj prilagodljivo obdobje dela , pisarna bo še naprej kraj, kjer bo vaša ekipa lahko najbolje delala. Upoštevanje izkušenj na delovnem mestu, ki spodbujajo skupnost, sodelovanje in nenavadna srečanja, ki vodijo k inovacijam, se bo nadaljevalo.

V idealnem primeru delo na daljavo dopolnjuje to povišano izkušnjo na delovnem mestu. Ključno je ustvariti politiko dela od doma, ki postavlja prava pričakovanja in ustvarja kanale in infrastrukturo, ki ne podpira samo dela od doma, temveč ublaži številne pasti, ki se pojavijo, ko zaposlene odpeljete iz pisarne. S pravilno pripravo in komunikacijo je lahko vaša ekipa tako srečna, povezana in produktivna doma kot v pisarni.



Naši najljubši viri in orodja za delo od doma:

  • Skupščina - gradnja proste kulture in spoštovanje zaposlenih
  • monday.com - skupinsko sodelovanje in produktivnost
  • Outback - virtualni team building in sodelovanje

V tej objavi bomo natančno predstavili, kako lahko delo na daljavo koristi vašemu podjetju, morebitne pasti, ki se jim morate izogniti, in zakaj je premišljena in popolna politika dela od doma največji dejavnik pri pripravi vaše ekipe na uspeh . Ta članek vam bo pomagal pri razvoju pravil o delu od doma, ki je primerna za vašo ekipo.

Kazalo



spletne igre za virtualne ekipe

Kaj je politika dela od doma?

Politika dela od doma je dogovor med delodajalcem in zaposlenim, ki jasno določa pričakovanja in odgovornosti zaposlenih, ki delajo od doma. Prav tako lahko določi, kdo je upravičen do dela od doma, postopek za zahtevo za delo od privilegijev od doma in postopek odobritve.

Med obveznimi situacijami dela od doma (kot je zdravstvena ali varnostna kriza, kot je COVID-19) pomaga zagotoviti, da so zaposleni pripravljeni na uspeh in da lahko še naprej ostanejo zdravi in ​​produktivni.

Oglejte si našo predlogo politike dela od doma tukaj

Kakšne so prednosti dela od doma?

Opolnomočenje zaposlenih za delo od doma ali na daljavo je dobra praksa, ki lahko koristi vašemu zaposlenemu in dobremu počutju. Pri oblikovanju politike podjetja od doma dela bi vam moralo biti najbolj pomembno, da bi povečali te ugodnosti. Evo, zakaj je politika dela od doma dobra za vaše podjetje:

Označuje zaupanje . Do zdaj to že vsi vemo angažiranost zaposlenih poganja zmogljivost; bolj kot so osebno vloženi zaposleni v uspeh vašega podjetja, bolj so pripravljeni iti zgoraj in naprej, da bi dosegli svoje cilje. Če dokažete, da svojim zaposlenim zaupate, da delajo od doma, pomaga utrditi čustveno vez med delodajalcem in zaposlenim, ki omogoča sodelovanje.

Zaposlenim vrača čas . Velika prednost, ki jo večina zaposlenih odkrije, ko prvič delajo od doma, je pomanjkanje vožnje na delo. Povprečna ameriška vožnja je vsak dan več kot 52 minut . Zaposleni bodo imeli več časa, da se posvetijo sebi, svojim družinam, svojim hobijem - ali svojim službam, če se tako odločijo.

vadbe, ki jih lahko izvajate v službi

Podpira usmerjeno delo. Druga očitna prednost dela doma je odsotnost pogostih motenj na delovnem mestu. Zato so številna podjetja (vključno s Dcbeacon) določila oddaljene dneve, namenjene osredotočenemu delu. Člane ekipe spodbujamo, da razporejajo naloge, ki v današnjih dneh zahtevajo močan poudarek (na primer pisanje, načrtovanje ali oblikovanje strategij), da bi povečali učinkovitost.

Omejuje absentizem. Ko zaposlenim omogočite, da delajo od doma, ko jim začne slabo, je manjša verjetnost, da bodo bolezen prenesli na preostali del ekipe. Rezultat je bolj zdrava in produktivna ekipa. Res lahko vidite učinek tega pojava v letnih sezonah prehlada in gripe - ali v redkih primerih pandemije, kot je COVID-19.

Omogoča dobro zaobljene zaposlene. Zaposleni v zdravem družinskem, družabnem življenju in imajo čas za strastne projekte in hobije so boljši delavci. Delo na daljavo lahko pomeni, da lahko vaš vodja projekta pobere svojega otroka iz šole, se lahko zaveže k tedenskim veselim uricam s prijatelji ali pa se končno lahko vpiše v tisti tečaj programiranja, ki ga je želel obiskati. Ko so zaposleni izpolnjeni na drugih področjih svojega življenja, se ponavadi bolje pokažejo tudi v službi.

Kakšna so možna tveganja za delo od doma?

kako biti izvršni asistent

Delo na daljavo ni brez potencialnih slabosti. Pri oblikovanju pravilnika o delu od doma se varujte pred tveganji, ki smo jih navedli spodaj.

Težko je določiti meje. Ni treba, da bi se vozili (ali prhali), ampak vedno znova slišimo, da je težko izklopiti delovne možgane in se sprostiti. Nekateri zaposleni delajo ali preverjajo e-pošto od trenutka, ko se zbudijo do trenutka, ko glava udari v blazino. To je zanesljiv recept za izgorel .

Lahko je osamitev. Biti v bližini ljudi je dobro za nas . Naša telesa sproščajo občutljive kemikalije oksitocin in serotonin, ko vidimo ljudi, do katerih nam je mar - kot so prijatelji, sodelavci in družinski člani. Preveč časa, preživetega samega, lahko privede do depresivnega razpoloženja. Poleg tega lahko odsotnost iz pisarne poruši vezi med zaposlenim in samim podjetjem. Pisarna - še posebej tista s premišljeno oblikovanimi izkušnjami na delovnem mestu - daje vašim zaposlenim občutek identitete in povezanosti z vašim podjetjem in njegovimi vrednotami. Ta upade, če preživite preveč časa stran od tega.

Odpravlja naključna srečanja. Ena največjih prednosti pisarne - še posebej tiste z neverjetno dvorano - je ta, da ponuja priložnosti za spontano interakcijo med ljudmi iz različnih organizacij. ( Za to se je slavno zavzemal Steve Jobs pri oblikovanju postavitev pisarn Apple in Pixar.)

Lahko pride z drugimi motnjami. Medtem ko delo od doma odpravlja tipične motnje v pisarni (kot so klepetavi sodelavci), je dejstvo, da so domovi zaposlenih redko optimizirani za delo in lahko pomagajo pri promociji odlaganje delovnika . Pogosto oddaljeni zaposleni na koncu delajo na kavču ali postelji, ker preprosto nimajo ustrezne mize ali mize. Lahko pa vklopijo televizor zaradi hrupa v ozadju… in ga na koncu gledajo ves dan. Podjetja s storitvami, kot so obroki, prigrizki ali kavni programi, lahko opazijo, da zaposleni večkrat čez dan zmanjkajo za kosilo ali kavo, ker zaposleni niso vajeni načrtovanja obrokov, prigrizkov in kava .

Kaj vključiti v svojo politiko dela od doma

Namen politike podjetja od doma mora biti optimizacija koristi, hkrati pa omejevanje tveganj, in na koncu nastaviti zaposlene, da bodo izven pisarne enako uspešni kot v njej. Evo, kaj mora vsebovati vaš pravilnik, da zagotovite, da počne ravno to.

Določite, kdo je upravičen do dela od doma. Vseh nalog ni mogoče izvajati na daljavo. Jasno določite, katere ekipe so primerne za delo na daljavo in katere morajo biti v pisarni.

Lahko določite merila za upravičenost - t.j. samo tisti zaposleni, ki so v podjetju 90 dni in so dosegli 90% svojih ciljev, lahko delajo na daljavo. Seveda to ne velja med zdravstveno krizo, kot je COVID-19, kadar je delo od doma morda obvezno.

Vzpostavite postopek odobritve. Ko določite merila za upravičenost, jasno navedite osebje in postopek za odobritev. Zaposleni bi morali vedeti, kako zahtevati delo od domačih privilegijev, kdo bo odobril, in čas odobritve.

Določite redni delovni čas. V vaši politiki dela od doma mora biti jasno zapisano, kdaj naj bi zaposleni delali in kdaj naj bi ga poklicali na dan. Če cenite prilagodljivost, to lahko pomeni določitev skupnega števila ur (tj. Zaposleni naj bi delali skupaj 8 ur na dan).

Verjetneje bo to pomenilo določitev obsega delovnega časa (tj. Zaposleni naj bi delali in so na voljo od 9. do 17. ure). Najboljša praksa je, da zrcalite običajni delovni dan v pisarni, ki se lahko razlikuje glede na skupino.

Za plačane zaposlene , ta politika ne vključuje le zagotavljanja, da bo vaša ekipa še naprej opravljala naloge. Večja korist je, da se zaposlenim omogoči, da vzpostavijo lastne meje, tako da ne bodo občutili pritiska, da bi bili 'vedno vklopljeni', kar bo preprečiti izgorelost na dolgi rok.

dejavnost ledolomca za delo

Za zaposlene na uro , ne pozabite, da veljajo zvezna neizvzeta pravila. Poskrbite, da bodo zaposleni razumeli, da morajo še naprej slediti svojemu času, in zahtevati odobritev direktorja za nadure.

Zagotovite navodila za merjenje časa za zaposlene na uro. Zaposleni brez izjeme bodo morali še vedno natančno evidentirati vse opravljene ure in jih predložiti svojim menedžerjem. Poskrbite, da bodo zaposleni na uro lahko natančno beležili svoj čas med delom na daljavo.

spoznajte ledolomilce

Ustvarite standarde obiskanosti in razpoložljivosti. Eden od izzivov, ki ga boste našli na daljavo, je ta, da ne morete kar tako obiskati nekoga na mizi, da bi dobili njegov prispevek o časovno občutljivem projektu. Včasih se vam bo zdelo, da nenehno lovite ljudi, jih udarite po Slacku, e-pošti in besedilnih sporočilih. Zmanjšajte to tako, da določite standarde, kdaj in kako bodo člani ekipe na voljo.

Poenostavite komunikacijske kanale. Ker osebna komunikacija ni več na voljo, morate poklicati vaš notranji klic. To pomeni revizijo obstoječih komunikacijskih kanalov in določitev primarnega namena vsakega. To lahko pomeni tudi ukinitev odvečnih kanalov. Če na primer vaše podjetje uporablja Slack in G-chat, morate od članov ekipe zahtevati, da se držijo enega ali drugega, da zmanjšajo neučinkovitost.

Tipična razčlenitev je lahko:

Zagotovite IT podporo. Med delom od doma se bodo zaposleni bolj kot kdaj koli prej zanašali na tehnologijo. Izvajanje najosnovnejših komunikacijskih in delovnih funkcij zahteva delujočo informacijsko tehnologijo. Zagotavljanje informacijske podpore je za razpršeno delovno silo pomembnejše in logistično težje. Še posebej, če se ukvarjate z oddaljeno vkrcanje , boste morali zagotoviti, da bodo novi zaposleni in IT lahko učinkovito komunicirali med seboj.

Ustvarite telefonsko številko za pomoč in sistem za prodajo vozovnic posebej za oddaljene zaposlene in opišite postopek, ki ga morajo zaposleni sprejeti za stopnjevanje tehnoloških težav.

Ohranite varnostne standarde. Morda boste želeli vlagati v šifrirano navidezno zasebno omrežje (VPN), da zaščitite vse uporabnike sistema. Prav tako naročite zaposlenim, naj se izogibajo ranljivemu javnemu Wi-Fi. Namesto tega jih spodbudite k uporabi dostopnih točk ali zagotavljanju šifrirne programske opreme. Nazadnje poskrbite, da zaposleni hranijo delovne podatke na delovnih računalnikih in ne na osebnih. Najpogosteje to pomeni, da bi morali zaposleni odgovarjati samo na e-pošto na delovnih napravah.

Nadaljujte z internimi komunikacijskimi programi, vključno z vseročnimi sestanki. Stalna komunikacija je ključnega pomena. E-poštna glasila in posodobitve Slacka naj se nadaljujejo. Tedensko ali dvakrat mesečno vse roke bo težje nadaljevati, vendar se za to potrudite, tudi če se format spremeni. Tedensko e-poštno sporočilo vodstva podjetja ali skupna predstavitev diapozitivov je lahko prav tako učinkovito.

Ohranite povezavo s svojo kulturo. Nadaljevanje ugodnosti in udobja, kolikor je le mogoče, bo pomagalo ohranjati občutek normalnosti in kontinuiteta s svojimi zaposlenimi .

To je še posebej pomembno v scenarijih, ko so zaposleni prisiljeni delati od doma zaradi zdravstvenih in varnostnih razlogov (kot v primeru pandemije COVID-19).

Ustvari kodo oblačenja. Čeprav se zdi, da nošenje znoja ves delovni dan ne bi smelo priti v nobeno situacijo Work From Home, bodo zaposleni morda še vedno morali vzpostaviti stik s strankami, strankami ali partnerji prek videokonference. Opomba o sprejemljivi garderobi v teh situacijah je primerna.

Zapišite potrditev prejema. Ne pozabite, da gre za dogovor med delodajalcem in zaposlenim, ki ga je mogoče preklicati, če pogoji niso izpolnjeni. Za beleženje prejemkov zaposlenih uporabite rešitev za digitalni e-podpis, kot je DocuSign.

Zberite povratne informacije in ponovite. Prvič ne boste dobili vsega v redu. Ustvari poti za povratne informacije upraviteljev in posamezni sodelujoči. Najbolje so anonimizirane povratne informacije. Najpomembneje pa je, da spremembe izvajate, kjer je to primerno.

Ne glede na to, ne glede na to, ali se tega zavedate ali ne, bo za izvajanje politike od dela od doma potrebno upravljanje sprememb. Vaš cilj je lahko običajno poslovanje, vendar doseganje tega pomeni široko sprejemanje novih vedenj. S temi nasveti nastavite prava pričakovanja za svoje zaposlene in jim pomagajte zagotoviti uspeh.

Pasica za načrt Toggl 1456 x 180

majhne ideje za darila za zaposlene

Nasveti za zaposlene, ki delajo od doma

1) Ohranite jutranjo rutino.

Samo zato, ker ne greš v pisarno, še ne pomeni, da bi moral preskočiti stvari, ki ti običajno postavljajo uspeh. Zbudite se hkrati in nadaljujte z rutino, ki vam ustreza.

2) Ponovno določite čas vožnje za samooskrbo.

vaje v pisarni

The povprečen ameriški prevoz na delo je skoraj 27 minut v vsako smer. Ne dovolite, da ta predelani čas mine. Če branje, meditacija, dnevniki ali vadba joge trenutno niso del vaše rutine, je zdaj pravi čas, da jih preizkusite.

3) Oblecite se za uspeh.

Samo zato, ker se lahko izognete nošenju PJ-jev, še ne pomeni, da bi morali. Morda se še vedno povezujete s kolegi, partnerji ali strankami prek videa. Poleg tega vam udobno, a profesionalno oblačenje pomaga, da ostanete v pravi miselnosti, da ostanete produktivni.

4) Osredotočite se na prehrano.

Ohranite pozornost in energijo tako, da se izogibate hrani s sladkorji, umetnimi sestavinami ali praznimi kalorijami. Dcbeacon Wellness škatle Work-From-Home vsebujejo kurirano mešanico bolj zdravih ploščic, čipsa, mehurčkov, granole, mešanice sledi in sladkarij, da boste pravilno polnjeni skozi celotno delo na daljavo dnevi.

5) Določite namenski delovni prostor.

Poiščite okolje, ki spodbuja produktivnost. Moral bi biti tih, udoben in brez motenj - in drugačen od tistega, kjer običajno jeste ali se sprostite.

6) Vzemite si čas, da greste ven.

Oddih je odličen za vašo pozornost in dobro počutje. Napolnite jo tako, da se sprehodite po bloku ali stopite ven na teraso ali balkon.

7) Izvedite čim več video sestankov.

Interakcija iz oči v oči ni nujno žrtev dela na daljavo. Izvajati vsakodnevne stand-up oz virtualni sestanki ekipe prek programske opreme za videokonference, da ohranite to osebno povezavo.

8) Določite redni delovni čas.

seminarji in konference za administrativne asistente

Zlasti lahko pustite, da se vaš delovnik prikrade zgodaj zjutraj in zvečer, medtem ko delate na daljavo. Temu se izognite tako, da določite delovni čas in se ga držite. Ne glejte televizije. Delo v bližini televizije zavira našo sposobnost koncentracije. Uprite se želji po vklopu televizorja, tudi če gre le za hrup v ozadju.

9) Ne glejte televizije .

Delo v bližini televizije zavira našo sposobnost koncentracije. Uprite se želji po vklopu televizorja, tudi če gre le za hrup v ozadju.

Ljudje ta vprašanja postavljajo tudi pri ustvarjanju pravilnika o delu od doma

V: Kako zagotovite produktivnost ekipe pri delu od doma?

  • O: Začnite tako, da zaposlenim posredujete informacije, orodja in komunikacijske kanale, ki jih potrebujejo za uspeh doma. Delo od doma vključuje določeno stopnjo upravljanja sprememb, zato zaposlene opremite z najboljšimi praksami, da se bodo lahko hitro prilagodili novim okoliščinam. Povečajte odgovornost z jutranjimi in ob koncu prijave prek videokonference.

V: Kako ohranjate kulturo podjetja z oddaljenimi zaposlenimi?

  • O: Oddaljenim zaposlenim sporočite, da zanje skrbijo in jih cenijo, tudi če delajo zunaj pisarne. Ostanite povezani prek več kontaktnih točk in kanalov. Ko načrtujete vsestranske dogodke ali druge prireditve v celotnem podjetju, poiščite načine, kako vključiti zaposlene na daljavo. Kjer je mogoče, razširite storitve v pisarni, kot je dostava zdravih prigrizkov ali oskrbljeni obroki (prek dobropisov za dostavo hrane ali darilnih kartic oddaljenim zaposlenim). Dcbeacon Wellness Box od doma olajša pošiljanje kuriranih prigrizkov neposredno v domove zaposlenih.

V: Kaj naredi učinkovito politiko dela od doma?

  • O: Učinkovita politika dela od doma postavlja zaposlene na uspeh z jasnim sporočanjem pričakovanj, odgovornosti in ravnanja. Priloženi naj bodo taktični nasveti, ki zaposlenim pomagajo optimizirati svoje delo iz domačega okolja.

V: Kateri je najboljši način za vzdrževanje komunikacije z oddaljenimi zaposlenimi?

  • O: Čeprav je koristnih več kanalov, določite primarni komunikacijski kanal za pravočasne informacije, kot so komunikacije in razpoložljivost v celotnem podjetju. V ta namen dobro deluje lahka, prilagodljiva aplikacija za sporočanje v podjetjih, kot je Slack.

V: Kako spremljate zaposlene na uro, ki delajo na daljavo?

  • O: Uporabite mobilni sistem za udeležbo, kot je TimeDoctor ali Pravočasno ali zagotoviti, da zaposleni na uro natančno spremljajo svoj čas (in so zato natančno kompenzirani). Povečajte pogostost prijav za napredovanje za dodatno odgovornost.

V: Kako lahko s svojo ekipo začnem politiko dela od doma?

  • O: (1) Določite primernost. (2) Ustvarite postopek zahteve in odobritve. (3) Uporabite eno od naših predlog, da prilagodite pravilnik o delu od doma, ki je primeren za vašo ekipo.

V: Ali naj pustim zaposlenim delati od doma?

  • O: Da! Opolnomočenje zaposlenih na daljavo ima številne prednosti, vključno z večjo angažiranostjo. Vendar je pomembno, da se zaščitite pred morebitnimi tveganji, kot sta pomanjkanje meja in zmanjšana povezanost z vašo organizacijo. Poleg tega vsi zaposleni ne morejo opravljati bistvenih delovnih nalog na daljavo. Jasno določite, kdo opravlja in ne izpolnjuje pogojev za delo na daljavo.

V: Kako izmerim uspeh politike dela od doma?

  • O: Merjenje je na koncu odvisno od ciljev vaše politike dela od doma. Če je vaš cilj večja angažiranost, so KPI, kot so stopnja fluktuacije zaposlenih, ENPS (neto promocijski rezultat zaposlenih) in sreča zaposlenih dobra meritev. Če vaši zaposleni delajo na daljavo zaradi izrednih razmer na področju zdravja ali varnosti (na primer med pandemijo COVID-19), lahko uspeh merimo predvsem po splošnem zdravju in varnosti ter ohranjanju vrhunskih ciljev, kot sta dohodek in produktivnost.

V: Kaj je nekaj nasvetov za prehod zaposlenih na oddaljen položaj?

  • O: Oglejte si naš seznam nasvetov, ki vključujejo vzdrževanje jutranje rutine; prenastavitev časa vožnje za samooskrbo; oblačenje za uspeh; osredotočanje na zdravo prehrano; določitev namenskega delovnega prostora; ustvarjanje časa za odhod ven; vodenje vseh sestankov prek videokonference; določanje rednega delovnega časa; in upiranje skušnjavi gledanja televizije.

V: Ali obstaja dober primer domače politike, na katerega se lahko sklicujem?

  • O: Da - za ideje in navdih prenesite našo predlogo politike dela od doma.

Oglejte si našo predlogo politike dela od doma tukaj

Kaj je v programu Wellness za delo od doma?

Kakšne so vaše izkušnje z ustvarjanjem politike od doma? Imate kakšen nasvet / trik, ki je dobro deloval? Morda nekaj, kar se ni? V komentarjih spodaj bi radi slišali vaše misli.