Edina predloga za priročnik za pisarniške postopke, ki jo boste kdaj potrebovali

Priročnik za pisarniške postopke

Če imate pisarniške postopke, ki jih morate dokumentirati, potem bi verjetno lahko uporabili predlogo priročnika za pisarniške postopke. Predloge vam olajšajo življenje, vam dajo trdno izhodišče in pomagajo zagotoviti, da ne boste izpustili nobenih ključnih informacij.

Zakaj bi sploh morali dokumentirati pisarniške postopke? Z drugimi besedami, zakaj morate ustvariti priročnik za pisarniške postopke?

Nasvet za profesionalce: če ste zaposleni na daljavo ali del ekipe z oddaljenimi delavci, ki iščejo učinkovit način za ohranjanje povezave, priporočamo, da se odjavite Nextiva . Popolnoma zasnovana za sodobno porazdeljeno delovno silo, tehnologija Nextiva Voice over Internet Protocol (VoIP) omogoča zaposlenim, da z računalnikom ali telefonom jasno kličejo s katere koli lokacije.

Odlično vprašanje. Zdrava pamet nakazuje, da so priročniki s postopki na splošno dobra ideja, vendar pa obstaja tudi nekaj posebnih prednosti ustvarjanja priročnika za pisarniške postopke:

  • Če greste na počitnice, lahko vsak uporabnik priročnika opravi svoje ključne naloge. Priročnik pomaga vašim pripravnikom, da storijo tisto, kar je treba, prinaša pa vam tudi mir, saj boste vedeli, da je vaše delo pokrito in tudi pravilno pokrito; navsezadnje ste napisali priročnik!
  • Če morate vkrcati novega zaposlenega, lahko novemu naborniku zagotovite kopije priročnika. Vse postopke in postopke boste lahko zlahka razložili, kot sledi novi zaposleni, saj bo vse jasno opisano v priročniku.
  • Če morate vodstvu razložiti svoje dolžnosti in procese, boste imeli na dlani pametne dokumente o vseh svojih ključnih procesih in nalogah.
  • Če kdaj zapustite trenutno službo, vam pred odhodom ne bo treba posnemati vseh svojih procesov. Koristilo bo tudi vaši zamenjavi in ​​podjetju kot celoti, če boste imeli referenčni priročnik, ki ni bil sestavljen v naglici.

SN_SwagBox_banner

Spodnje predloge in nasveti pomagajo upraviteljem pisarn in izvršnim pomočnikom dokumentirati in deliti svoje preizkušene in resnične delovne procese.

(PS - Pridružite se eni od naših zasebnih FB skupin izključno za Izvršni pomočniki ali Vodje pisarn . To je skupnostza povezovanje, sodelovanje in izmenjavo nasvetov, kako premagati širok spekter izzivov, s katerimi se soočate v svoji vlogi.)

Najboljši postopki priročnika za pisarniške postopke

Tukaj je vse, kar potrebujete za izdelavo učinkovite predloge za ročne pisarniške postopke.

Najboljši postopki priročnika za pisarniške postopke

  1. S tartajte svoj priročnik z orisom. Po besedah ​​Patricije Robb , avtor Smeh vse do dela: Blog o preživetju današnjega upravnega asistenta , “Naloge v logični obliki razporedite v kazalo, da določite, kako želite umestiti posamezne predmete. Ko končate kazalo, se lahko vrnete in izpolnite podrobnosti. '
  2. Uporabite opis svojega dela in vso dokumentacijo iz nedavnih pregledov, da izvlečete svoje ključne naloge. Vaš priročnik mora postopoma zajemati, kako izvajati vsako od teh glavnih nalog.
  3. Ločite vse politike, ki jih potrebujete za dokumentiranje, od vseh postopkov, ki jih morate dokumentirati. Po navedbah Most skladnosti , 'Pravilnik določa nabor pravil, kot je ravnanje na delovnem mestu, medtem ko postopek določa korake, ki jih morate sprejeti za vkrcanje novega zaposlenega.' Ko želite, da nekdo ve, zakaj nekaj počnete, ustvarite in zapišite pravilnik. Ko želite, da nekdo ve, kako nekaj narediti, ustvarite in zapišite postopek.
  4. Priročnik napišite v jasnem in jedrnatem jeziku. Priročnik za skrivnostne postopke je tako rekoč neuporaben. Tukaj je nov pisarniški pregovor za vas: Priročnik s postopki, ki ga nihče ne more razumeti, nikomur ne bo nič pomagal.
  5. Vključite naslove in točke. Poleg tega, da postopke pišete v jasnem jeziku, pokličite pomembne teme in jedi s krepkimi naslovi, zaznamki, tabelami in drugimi vizualni elementi ki razbijejo bloke besedila. To vsem pomaga pri pregledu priročnika in preskoku na ustrezne razdelke.
  6. Vključite kontaktne podatke osebe, ki je lastnica postopka , verjetno sami. To vsem, ki uporabljajo priročnik, pomaga vedeti, na koga naj se obrne, če ima vprašanja.
  7. Potrdite priročnik. Priročnik naj prebere nekdo, ki nima pojma, kaj počnete. Ko bo vaš sodelavec prebral priročnik, ga prosite, naj vas vodi skozi igro po tekmi, kaj bi počel v danem dnevu. Če se počuti, je verjetno prišlo do napake v ročnem pisanju ali strukturi.
  8. Priročnik naj bo PDF, v katerem je mogoče iskati. To ljudem omogoča iskanje veliko bolj prefinjeno, kot lahko dosežejo z uporabo samo zrkel, da posnamejo vaše krogle in naslove, ne glede na to, kako dobro so organizirani.
  9. Vključite datum ustvarjanja priročnika in datum zadnjega posodobitve. To bo uporabnikom pomagalo preveriti, ali prejemajo trenutne informacije.
  10. Zagotovite prilagodljivost in možnosti za vsak postopek. Po navedbah en vodnik za pisanje politik , “Kadar je izvedljivo, morajo postopki uporabniku ponuditi možnosti. Postopki, ki so po nepotrebnem omejevalni, lahko omejijo njihovo uporabnost. ' V nekaterih primerih bodo ljudje, ki uporabljajo priročnik, preprosto 'izpolnili' in morda ne bodo trdno posvečeni temu, da bi upoštevali pravila T. Če naletijo na nekaj, česar res ne bi radi, potem morda preprosto ne to.
  11. Izogibajte se vključno z informacijami ki bi lahko kmalu zastareli. Če na primer postopek vključuje sodelovanje z nekom v podjetju, lahko preprosto uporabite naslov delovnega mesta namesto imena osebe. Ko bodo ljudje zapustili podjetje, bo priročnik ostal uporaben.
  12. Po potrebi vključite kontekst. Določite izraze, ki se zdijo kot žargon, značilni za vaše stališče, ali pojasnite postopke, za katere je morda treba razumeti določen kontekst. Na primer, letno poročilo podjetja lahko imenujete »Letno«. Če ga omenite v kakršnih koli postopkih, ga označite kot »letno poročilo podjetja«. Če nekdo pregleduje postopek, lahko podceni pomen 'letnice' in uporabi bližnjice, če ne ve natančno, za kaj gre.
  13. Ustvarite načrt posodobitve in koledar. Priročnik za pisarniške postopke ni statičen dokument, zato ga bo treba vsake toliko poživiti. Zanj boste morali skrbeti, da bo v pravilnem stanju.
  14. Vključite organizacijske sheme oddelkov in položaji v vašem podjetju, da bodo ročni bralniki lahko povezali pike.
  15. Organizirajte postopke in naloge glede na pogostost. Jasno povejte, ali je postopek enkratna ali ponavljajoča se dnevna, tedenska, mesečna ali letna naloga.
  16. Vključite, koliko časa bo verjetno trajal posamezen postopek. To bo upravljalo pričakovanja uporabnikov in jim pomagalo učinkovito razporediti svoj čas.
  17. Patricia Robb priporoča tudi vključitev kontrolnih seznamov za pomoč uporabnikom pri ročnem preverjanju, ali pokrivajo vse kritične postopke.

Predloge za ročne pisarniške postopke

Delo na predlogi priročnika za pisarniške postopke

To predlogo uporabite tolikokrat, kolikor potrebujete, da pokrijete vse svoje bistvene dolžnosti.

V priročnik s postopki vključite spodnje informacije, da boste lahko opisali postopke za eno nalogo.

  • Naloga:
  • Potreben čas:
  • Vključeni oddelki:
  • Vključena delovna mesta:
  • Zakaj to počnemo:
  • Ko to storimo:
    • Dnevno:
    • Tedensko:
    • Mesečno:
    • Letno:
  • Kako to storimo:
    • Korak 1:
    • 2. korak:
    • 3. korak:
    • 4. korak:
    • 5. korak:
  • Ključni rezultat / oznaka dokončanja:

Primeri priročnika za pisarniške postopke

Predloga priročnika za pisarniške postopke

Vaš priročnik za pisarniške postopke bo verjetno sestavljen iz vrste nalog, nekatere povezane in druge popolnoma ločene. Očitno je, da naloge, povezane s skupinami, združimo skupaj. Vključite vrstice ali diagrame poteka, ki označujejo povezavo med nalogami.

Primer 1:

  • Naloga: Vzemi inventar pisarniška prigrizek
  • Potreben čas: Približno 15 minut
  • Vključeni oddelki: N / A; vsi uživajo v prigrizkih, toda Office Manager je edina oseba, ki je odgovorna za naročanje prigrizkov in inventar
  • Vključena delovna mesta: N / A; to je samostojni nastop
  • Zakaj to počnemo: Prepričajte se, da naše količine prigrizkov odražajo dejanske želje in porabo v pisarni.
  • Ko to storimo:
    • Dnevno: Dvakrat prva stvar zjutraj in zadnja zvečer.
  • Kako to storimo:
    • Korak 1: Preštejte prigrizke.
    • 2. korak: Zapišite celotne količine.
    • 3. korak: Zabeležite količine vsakega prigrizka.
    • 4. korak: Med obiskom ob koncu dneva si prigrizke tudi privoščite.
    • 5. korak: Po potrebi oddajte vsa naročila.
  • Ključni rezultat / oznaka dokončanja: Ponovno založena postaja za prigrizke.

SN_SwagBox_banner

Rezervacija potovanja

2. primer:

  • Naloga: Ustvarite načrt za sejo odbora izvršnega vodstva
  • Potreben čas: 30 minut
  • Vključeni oddelki: N / A; v odbor so vključeni voditelji iz vseh oddelkov, toda oblikovanje poti vključuje samo administrativno skupino.
  • Vključena delovna mesta: Izvršni pomočniki vsakega vodje glavnega oddelka bodo morali dodati postavke načrtov poti ter pregledati in se odjaviti iz končnega načrta potovanja.
  • Zakaj to počnemo: Pot je osrednjega pomena za uspeh vsakega zasedanja odbora izvršnega vodstva. Voditelji načrt poti jemljejo resno in ga uporabljajo za načrtovanje pogovorov, predstavitev in še več.
  • Ko to storimo:
    • Dnevno: Medtem ko se sestanek zgodi le enkrat na teden, se načrt načrtovanja poti razteza na več dni in se začne veliko pred dnevom pred sestankom. Vsak dan naredite nekaj predmetov, da bo postopek izdelave poti čim hitrejši in enostavnejši.
  • Kako to storimo:
    • Korak 1: Pošljite pomočnike izvršnih direktorjev drugih oddelkov, da dobite njihove točke potovanja.
    • 2. korak: Ustvarite prvi osnutek načrta poti z uporabo prispevkov drugih ocenjevalcev.
    • 3. korak: Osnutek načrta pošljite drugim EA v pregled in odobritev.
    • 4. korak: Vključite povratne informacije in izpopolnite končni načrt poti.
    • 5. korak: Pošljite načrt poti vsem udeležencem sestanka.
  • Ključni rezultat / oznaka dokončanja: Načrt poti se pošlje vsem udeležencem sestanka vsaj en dan pred sestankom (v torek).

Poslovno potovanje

3. primer:

  • Naloga: Ustvarite načrt poslovnega potovanja izvršnega direktorja.
  • Potreben čas: 1-2 uri
  • Vključeni oddelki: N / A
  • Vključena delovna mesta: N / A
  • Zakaj to počnemo: Načrti poti so osrednjega pomena za uspeh poslovnih načrtov poslovnega direktorja.
  • Ko to storimo:
    • Po potrebi: Vedeli boste, da je treba načrt potovanja ustvariti, ko se izvršni direktor bliža potovanju.
  • Kako to storimo:
  • Ključni rezultat / oznaka dokončanja: Executive ima načrt potovanja vsaj en teden pred datumom odhoda.

Ste že kdaj ustvarili priročnik za pisarniške postopke? Kateri nasveti, triki in najboljše prakse so vas držali na pravi poti? Delite svoje izkušnje v spodnjih komentarjih.

(PS - Pridružite se eni od naših zasebnih FB skupin izključno za Izvršni pomočniki ali Vodje pisarn . To je skupnostza povezovanje, sodelovanje in izmenjavo nasvetov, kako premagati širok spekter izzivov, s katerimi se soočate v svoji vlogi.)

Viri za Office:

36 idej za dekor v pisarni za navdih za najboljše delo vaše ekipe

25 epskih idej za zabave v pisarnah, ki bodo vsak teden brenčale

19 idej organizacije Kickass Office za največjo produktivnost

25 idej oglasne deske Creative Office, ki se pravzaprav preberejo

101 zabavne pisarniške igre in dejavnosti, zaradi katerih je delo izjemno

15 kreativnih idej za postavitev pisarn, ki ljudi vznemirjajo

7 zabavnih idej za rojstni dan v pisarni, ki so preproste kot pita

Koledar dogodkov na delovnem mestu: pisarniški dogodki za vsak del leta

Pisarniškim hišnim ljubljenčkom smo dali prosto pot na delovnem mestu - Evo, kako je naša pisarna postala boljša

Načrtujete selitev v pisarni? Tukaj je tisto, kar morate vedeti

Kako prinesti verodostojno zagonsko vibracijo v katero koli pisarno

Dokončni vodnik o tem, kako organizirati sistem pisarniškega pisarniškega sistema

18 idej za počitniške zabave, ki so velika zabava za majhna podjetja

Kako narediti svoj naslednji izlet v družbi nepozaben

Edini kontrolni seznam za načrtovanje poslovnih dogodkov, ki ga boste kdaj potrebovali

Sodobni priročnik za (odgovorno) pitje v službi

7 kreativnih načinov, kako narediti nepozabna obvestila novih zaposlenih

21 smešnih pisarniških potegavščin, ki vas (upajmo) ne bodo odpustile

17 idej podjetja Swag Zaposleni si resnično želijo

Vaš A-Z Cheat Sheet za izbiro najboljše storitve konferenčnega klica

Popoln vodnik po uspešnem glasilu podjetja [s predlogami]

Kako vrniti umik podjetja, ki ga bodo vsi navdušili