Kaj morate vedeti o hierarhiji upravnih nazivov delovnih mest

Upravna hierarhija delovnih mest

Ali razumete hierarhijo upravnih nazivov delovnih mest?



Tudi ljudem, ki so že leta na administrativnem področju, se zdi, da je njegova zapletena mreža nazivov delovnih mest, organizacijskih struktur in različnih odgovornosti včasih nekoliko zmedena. Izkušeni skrbniki lahko zastavljajo vprašanja, na primer:

igre za igranje na sestankih
  • Katere različne stvari običajno počnejo upravni uradniki in upravni nadzorniki? (Uradniki običajno upravljajo procese, medtem ko nadzorniki upravljajo procese, pa tudi drugi zaposleni.)
  • Kakšna je razlika med Skrbnik pisarne in upravitelj pisarne ?
  • Ali je izvršni administrator skrbnik na izvršni ravni ali nekdo, ki upravlja izvršnim direktorjem? (Običajno dajejo vodstvo.)

(- Pripravite še več Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Vprašanja se nadaljujejo. Sčasoma bi skrivnostna shema upravnih nazivov lahko vodila strokovnjake k vprašanju, kje se njihovi lastni nazivi ujemajo s splošno pokrajino. Podobna dilema bi lahko zmedla lovce na delovna mesta, ki se sprašujejo, katere upravne nazive delovnih mest naj iščejo pri iskanju kariere.



Zmeden glede hierarhije upravnega naslova

Pojasnimo hierarhijo upravnih nazivov delovnih mest! Tukaj je vse, kar morate vedeti, da razumete različne ravni skrbniških naslovov in tudi razlagate, kaj pomenijo naslovi.

Opomba, preden začnemo: Naslovi delovnih mest, odgovornosti in pričakovanja, ki jih pokrivamo spodaj, so lahko na več ravneh. Na primer, Office Manager je lahko vstopno mesto v enem podjetju in na visoki ravni v drugem podjetju, ki ima zahtevnejše pisarniške potrebe. Poleg tega upoštevajte, da ta seznam zajema številne, vsekakor pa ne vse upravne nazive delovnih mest, s katerimi se boste srečali.



Vstopni nazivi delovnih mest

Vstopni nazivi upravnih delovnih mest

  • Koordinator pisarne
  • Skrbnik pisarne
  • Pisarniški asistent
  • Vodja pisarne
  • Pisarniški referent
  • Pomočnik na recepciji
  • Uradnik za vnos podatkov
  • Specialist za vnos podatkov
  • Koordinator oddelka
  • Upravni koordinator
  • Upravni pomočnik
  • Asistent za administrativne storitve
  • Administrativna pomoč
  • Upravni sodelavec
  • Skrbnik
  • Mlajši administrativni asistent
  • Administrator dogodkov
  • Receptorka
  • Datotečni uradnik
  • Osebni pomočnik

Odgovornosti na delovnem mestu skrbnika

Vstopni skrbniki običajno naredijo po malem vse. Morda bodo imeli en počasen dan urejanja datotek in priprave dokumentov, nato pa bodo naslednji dan prišli na delo, da bodo našli poštni predal, poln raznolikih prošenj uslužbencev po vsej pisarni.

Zaposleni prosijo svoje skrbnike za kakršno koli podporo, ki jo potrebujejo v danem trenutku. Ljudje na teh položajih opravijo vse predmete, ki jih je treba opraviti po pisarni, pomagajo zaposlenim, da čim bolje delajo, in pisarna deluje čim bolj nemoteno.

Verjetno se bo znašel kateri koli skrbnik začetne ravni:

  • Upravljanje pisarniške komunikacije - napotitev organizacijskih telefonskih klicev, e-pošte in tradicionalne pošte
  • Vzdrževanje pisarniških storitev, vključno z informacijskimi viri in napravami (Sem spadajo tehnična vprašanja in zahteve za storitve.)
  • Sodelovanje med oddelki za pomoč pri načrtovanju dogodkov in pobud
  • Usklajevanje potovalnih načrtov, načrtovanje poti in dokončanje rezervacij
  • Razporejanje in upravljanje koledarjev
  • Vzdrževanje seznamov stikov
  • Ohranjanje pisarne arhivski sistem v redu
  • Zastopanje pisarniških interesov v odnosih z zunanjimi sodelavci, vključno s prodajalci, svetovalci in strankami
  • Ustvarjanje računov
  • Sledenje in naročanje pisarniškega materiala
  • Zagotavljanje pisarniški prigrizki in druge ugodnosti
  • Zagotavljanje ustrezne podpore direktorjem, menedžerjem in direktorjem
  • Organiziranje skupnih pisarniških prostorov
  • Ravnanje z dohodnimi in odhodnimi paketi in pošto

Za pravilno obravnavanje tega raznolikega seznama odgovornosti se od upraviteljev začetne ravni običajno pričakuje, da:

  • Prepoznajte in se odzovite na morebitne težave
  • Prevzemite pobudo za samostojno in kreativno reševanje težav (da bi bili skrbniki začetne stopnje čim bolj učinkoviti, morajo biti sposobni sprejemati odločitve in reševati težave, ne da bi morali kdo drug prispevati.)
  • Učinkovito in spoštljivo komunicirajte z notranjimi in zunanjimi zainteresiranimi stranmi v različnih oblikah
  • Strateško upravljajte s časom
  • Naloge opravite večkratno in hitro prestavite, da opravite različne službene naloge, ne da bi kar koli padlo skozi razpoke
  • Organizirajte in obdelujte informacije, hkrati pa spremljajte fizične predmete in projekte, da povečate produktivnost
  • Ohranite mir, ko gre kaj narobe
  • Bodite hitro in pripravljeni
  • Zapomnite si ključne podrobnosti, saj več ljudi ves dan daje ustne, ročno napisane in e-poštne zahteve
  • Delajte hitro, a natančno

zdravi prigrizki na poti

Naslovi upravnih delovnih mest na srednji ravni

Naslovi administrativnih delovnih mest na srednji ravni

  • Upravni pomočnik
  • Vodja pisarne
  • Izvršni asistent
  • vodja operacij
  • Upravitelj upravnih storitev
  • Upravitelj upravne podpore
  • Strokovnjak za upravno podporo
  • Administrator dogodkov
  • Osebni pomočnik
  • Skrbnik storitve
  • Koordinator potovanja
  • Upravni strokovnjak
  • Izvršni upravni asistent
  • Izvršni sekretar
  • Poslovodja
  • Poslovni skrbnik
  • Upravitelj objektov
  • Upravni tehnik
  • Pomočnik osebja
  • Načrtovalec
  • Pomočnik enote

Odgovornosti na delovnem mestu skrbnika na srednji ravni

Tako kot skrbniki na začetni ravni tudi na srednji ravni skrbniki naredijo malo vsega. (Kaj lahko rečemo; zdi se, da je to znak upravnega področja.) Vendar pa za razliko skrbniki na začetni ravni, srednji skrbniki običajno opravijo nekoliko manj, a veliko bolj specializirane naloge, na primer ravnanje s plačami. Skrbniki na srednji ravni bodo pogosto poklicani tudi za sodelovanje v velikih podjetniških projektih, ki jih vodijo poslanstva, vključno s pobudami za kulturo podjetja, programi nagrajevanja zaposlenih in strateškimi preimenovanji blagovnih znamk.

Ko bodo skrbniki prešli z vstopne na srednjo raven, si bodo nabrali dovolj izkušenj za oblikovanje in izvajanje lastnih pravil za izboljšanje poslovanja podjetja.

Verjetno se bo znašel kateri koli skrbnik na srednji ravni:

  • Izvajanje pisarniških politik in oblikovanje strategij za izboljšanje obstoječih procesov
  • Razvijanje pobud, povezanih s kulturo podjetja in wellnessom zaposlenih
  • Izvajanje kritičnih varnostnih postopkov, vključno z izdelavo načrtov za evakuacijo, izvajanjem vaj in vzpostavitvijo varnosti stavb
  • Obravnavanje plačilnih listov
  • Načrtovanje izboljšav oblikovanja in postavitve pisarne
  • Vkrcanje in izkrcanje novih zaposlenih
  • Upravljanje operativnih nalog, vključno z ravnanjem s pogodbami za nagrajevanje zaposlenih, parkiranjem in vzdrževanjem zgradb
  • Neposredna pomoč direktorjem
  • Načrtovanje dogodkov in srečanj
  • Usklajevanje potovanja
  • Razporejanje in upravljanje koledarjev
  • Ustvarjanje poročil in včasih njihovo predstavitev
  • Nadzor nad drugimi uslužbenci pisarniškega osebja
  • Vodenje knjig in evidenc
  • Lastništvo postopkov izdajanja računov
  • Določitev informacijske organizacije in arhitekture podjetja
  • Redno povezovanje s strankami, prodajalci, vodstvom stavb in zaposlenimi
  • Izvajanje večjih pisarniških projektov, kot so prenove, instalacije in pobude za oblikovanje pisarn
  • Upravljanje pisarniškega proračuna in finančne uprave, od vodenja stroškov do izvedbenih procesov
  • Pogajanja in sledenje pogodb
  • Zaslišanje (in reševanje vprašanj, povezanih s) pritožb
  • Reševanje konfliktov med zaposlenimi

Administrator za večopravilnost

Za ustrezno obravnavanje tega raznolikega seznama odgovornosti se običajno pričakuje, da bodo srednji skrbniki:

  • Neodvisno razvijajte rešitve za težave, ko se pojavijo
  • Izkoristite vse orodja trgovine izboljšati in okrepiti procese
  • Mislite strateško in voditeljem zagotovite zvočna navodila za veliko sliko
  • Umejte se obvladati pritisk, da ostanete vodstvu nenehno zanesljiv vir
  • Dajte prednost delu na načine, ki ustrezajo poslanstvu podjetja
  • Ves čas bodite preudarni, če želite biti zaupanja vredni skrbnik zaupnih informacij
  • Učinkovito posredujte sporočila različnim občinstvom v različnih oblikah
  • Pogajajte se in se povežite v mrežo za vzpostavitev ugodnih in izpolnjujočih povezav
  • Izkoristite čustveno inteligenco za harmonično in učinkovito sodelovanje z drugimi
  • Uporabite analitične veščine za obveščanje o ključnih poslovnih odločitvah
  • Razumevanje in interpretacija zapletenih informacij v zvezi z abstraktnimi (odnosi) in tehničnimi (vodenje zalog) pisarniškimi nalogami
  • Prilagodite se spreminjajočim se zahtevam in odgovornostim
  • Vodite druge in dodeljujte naloge
  • Vodite projekte in poteke dela od začetka do zaključka
  • Podrobnosti ulova tako velike kot majhne
  • Poslušajte, spodbujajte in občasno zagotovite 'terapijo' na delovnem mestu

(- Pripravite še več sh * t Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Upravni naslovi na visoki ravni

Administrator na visoki ravni

  • Vodja pisarne
  • Izvršni asistent
  • Višji izvršni asistent
  • Višji osebni asistent
  • Glavni upravni direktor
  • Direktor uprave
  • Direktor upravnih služb
  • Glavni izvršni direktor
  • Operativni direktor
  • Višji receptor
  • Skupnost za zvezo
  • Glavni direktor sreče
  • Glavni uradnik za ljudi

Odgovornosti na delovnem mestu skrbnika na visoki ravni

Tako kot drugi skrbniki tudi na visoki ravni skrbniki to občasno počnejo. Na položajih na visoki ravni pa se fokus, ki smo ga začeli opazovati na srednji ravni, še poglobi. Skrbniki na visoki ravni običajno več časa porabijo za delo z določenimi izvršnimi direktorji ali delo na poslovnih procesih. Začinjeni skrbniki bodo večino svojega časa namenili zagotavljanju uspeha svojega osredotočenega področja in veliko manj časa za reševanje problemov, manjših izrednih razmer in drugih manjših upravnih nalog.

Verjetno se bo znašel kateri koli skrbnik na visoki ravni:

  • Kot glavni sodelavec v pisarni
  • Biti edina povezava med različnimi pisarniškimi skupinami med razvojem in izvajanjem pobud, politik in procesov v celotnem podjetju
  • Omogočanje in celo vodenje novih poslovnih pobud in strateških projektov
  • Svetovanje za izboljšanje poslovanja in poteka dela za celotne oddelke
  • Izvajanje različnih strateških funkcij kadrov, povezanih z zaposlovanjem, zadrževanjem in razvojem politike
  • Vodenje drugih voditeljev oddelkov in menedžerjev
  • Določanje, kako najbolje uporabiti vire podjetja
  • Obveščanje zainteresiranih strani podjetja o ključnih posodobitvah in razvoju
  • Vodenje in vodenje celotne ekipe za administrativno podporo in pogosto tudi drugih ekip
  • Določanje ciljev za celotno podjetje in posamezne ekipe
  • Nadzor nad vsemi stvarmi, povezanimi z vsakodnevnim poslovanjem
  • Iskanje priložnosti za poslovni razvoj
  • Vzdrževanje ključnih zunanjih strateških poslovnih odnosov
  • Služi kot vodja vodenja in opravlja ključne funkcije in prevzema nešteto odgovornosti v tej funkciji

Za ustrezno obravnavanje tega raznolikega seznama odgovornosti se običajno pričakuje, da bodo srednji skrbniki:

  • Imate dolgoletne izkušnje in dokazane uspehe na upravnem ali vodstvenem položaju
  • Pokažite sposobnosti strateškega in kritičnega razmišljanja, ki se ujemajo s tistimi vodstva, ki jim služijo
  • Imeti nadnaravno oko za podrobnosti; ti ljudje si zapomnijo imena vseh, vsak rok in vse ključne točke o politikah in postopkih
  • Komunicirajte z vsemi in z vsemi, da dosežete rezultate
  • Manipulirajo z njihovim časom, dokler se ne zdi, da imajo več ur na dan
  • Pokažite zavezanost naloge vlagatelja k poslanstvu podjetja
  • Imate smisel za izboljšanje procesov in upravljanje delovnih tokov na način, ki spodbuja učinkovitost in dobro voljo
  • Bodite všeč in jih spoštujejo zaposleni na vseh ravneh in v vseh oddelkih
  • Prevzemite odgovornost za vse rezultate, tudi tiste, ki se ne dotikajo vsakdanjega dela

(- Pripravite še več sh * t Asist - brezplačno tedensko glasilo št. 1, ki ga pomočniki pripravijo za pomočnike.)

Če ste na upravnem področju (še posebej, če brskate po delovnih mestih), smo prepričani, da ste naleteli na pravičen delež upravnih nazivov delovnih mest. Radi bi bili vaši podatki o hierarhiji upravnih nazivov delovnih mest. Sporočite nam, katere naslove smo pogrešali, in delite svoja spoznanja spodaj!

Posebna zahvala O * NET OnLine , ki ga sponzorira ameriško ministrstvo za delo, za vodenje neverjetne baze podatkov o zaposlitvi.

ledolomniki za velike skupine strokovnjakov